第一條目的
為了保證公司員工資訊檔案的完整性、連續性，為人力資源管理提供原始資料，關注員工個人在公司的發展歷程，根據公司的有關規定，制定本制度。
第二條適用範圍
本制度適用於公司各部門。
第三條管理部門
（一） 為加強員工資訊管理，凡進入公司員工，均由行政人事部為其建立內部員工資訊檔案，僅供公司內部人力資源管理需要使用，與國家統一界定的人事檔案不具有等同性。
備註：為了避免含義混亂，公司內部員工檔案簡稱為員工資訊檔案，員工個人的國家人事檔案簡稱為員工人事檔案。
（二） 員工資訊檔案由行政人事部建檔、管理。
第四條歸檔範圍
（一） 個人基本資訊資料
個人簡歷、學歷證書、職稱證書、身份證、原單位辭職證明影印件。
（二） 錄用審批資料
《面試錄用審批表》、《錄用通知單》、《人事資料卡》、《本地戶籍擔保書》（財務）、《體檢表》、《員工轉正審批表》、《試用期工作總結》、《勞動合同》、《員工申明》等。
（三） 績效管理資料：《年度績效評價表》、個人年度述職/工作總結等。
（四） 內部調配資料
《內部調動審批表》、《內部調動通知書》、《工作交接清單》、任職資格公升降審批表、人事任命檔案等。
（五） 工資報酬資料：《調薪通知單》、各項獎勵性報酬記錄、社會保險購買記錄等。
（六） 獎懲資料：在公司內外部受到的獎懲證書影印件。
（七） 其他：《辭職申請報告》、《辭退申請報告》等。
第五條歸檔要求
（一） 歸檔資料應包括員工個人的所有資料，能真實、系統地反映員工個人在公司的發展歷程。
（二） 歸檔的檔案原則上應是原件和影印件，傳真件不得作為檔案原始資料。
（三） 歸檔的檔案材料必須字跡清楚工整，紙張及檔案格式要符合規範。
（四） 禁止使用原子筆、鉛筆作為書寫材料。
（五） 歸檔時間：
1. 員工初始資料在員工新入職當日內歸檔。
2. 後續資料在領導審核批准後五個工作日內歸檔。
第六條建檔要求
1. 每個員工資訊檔案儲存在各自檔案袋中，並以統一格式封裝和建檔，以便查閱。
2. 員工個人資訊檔案的編號按工號順序排列，專人專號，若有員工離職，新進人員不得填補其工號，以保證人事資料的完整、連續。離職員工檔案原則上應儲存一年及以上，超期檔案資料由行政人事部集中統一銷毀。
3. 建立員工個人資訊檔案的同時建立人事資料資料庫，填寫員工姓名、性別、出生年月、籍貫、身份證號碼、最高學歷、專業、畢業學校、婚姻狀況等個人情況，以及現部門、入司時間、現職務、先後工作崗位等入職後資料，使員工情況一目了然。該資料庫需每月更新一次。
第七條檔案借閱
1. 員工資訊檔案是行政人事部的保密檔案，原則上不提供給外部門借閱。確因工作需要借閱員工檔案的，須填寫《檔案借閱審批表》，按表中規定的程式報批。
2. 員工個人資訊檔案借閱期限為 1 天，仍需使用時要辦理續借手續。
3. 借閱者不得摺疊和汙毀，嚴禁對檔案進行塗改。
4. 借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5. 員工資訊檔案資料原則上嚴禁影印。
第八條保密制度
1. 員工資訊檔案是企業的寶貴財產，保守秘密是檔案管理工作者的職責。
2. 檔案管理員不得對內外透露任何員工檔案的資訊，不准將檔案私自帶出或借給他人。
3. 檔案存放在檔案櫃內，檔案櫃鑰匙由檔案管理員妥善保管。
第九條檔案管理
1. 員工因應屆生就業、調工、調乾至公司入職而牽涉到的個人人事檔案的存放，可以當地公司名義存放在當地人才交流中心。
2. 需將人事檔案以公司名義存放的，需在事前向相應行政人事部提出申請，並經公司行政人事總監批准後，由人事檔案管理員辦理相應手續。
3. 員工入職的第一年由個人繳納相應的檔案保管費用。員工在公司服務滿一年以上並且以公司名義存放人事檔案的，公司可在後續服務年度為其報銷檔案保管費用。
4. 員工如需將人事檔案調出檔案存放地，需至少提前一周通知人事行政部。
5. 在檔案保管期間，發生員工工作地點和戶籍變動，則其人事檔案相應隨調動變更至調往公司名義下保管。
6. 員工與公司解除勞動關係，則公司代管義務結束，員工需在做離職工資結算之前將人事檔案轉為個人名義存檔。
第一十條附則
1. 本制度由行政人事部負責解釋、修訂。
2. 本制度自發布之日起執行。
附件一《檔案借閱審批表》
檔案借閱審批表
借閱檔名稱：
申請日期：
□借閱現場查閱錶號：
說明：錶號由檔案管理員編寫。
人事檔案管理制度
第一條人事檔案管理的目的 1 保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。2 維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。3 便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材...
人事檔案管理制度
1.目的 為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。2.制定依據 檔案管理標準化程式。3.試用範圍 公司各部門。4.制度內容 4.1人事檔案的定義 是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷 學歷 培訓 社會關係 業務能力 工作狀況以及獎懲等個人情況的檔案材料 4.2人事檔案...
人事檔案管理制度
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