當今世界是乙個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的資訊存在方式，成為乙個動態的、多方位、多層次的資訊集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在「啟用」這些「背景知識」的過程中，形成自己的新見解。
檔案人員在這樣的資訊網路環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管資訊狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案資訊知識化。
一、檔案資訊管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案資訊屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧型的一種物態結晶。檔案資訊管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案資訊管理工作針對的主要是對文件這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析，知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，儘管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究物件，三是有一套自己的研究方法。
這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案資訊管理是有理論支援與技術支援的。
3、從檔案資訊管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著資訊科技、網路技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。
為挽救這種困局，有些單位也採取了一些辦法，如人員培訓、引進管理裝置等，但效果並不令人滿意。檔案資訊資源並沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案資訊事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析。檔案資訊管理工作從總體上來說偏重於「內容資訊的開發利用」。內容資訊的開發利用則專門指向檔案的內容資訊，其目的和動機是使檔案的內容資訊在社會生活中發生作用，實現價值。
檔案資訊管理無疑也針對這一方面，即以資訊內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。
因此，檔案資訊管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的資訊內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案資訊原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案資訊管理指明了出路，是對傳統檔案資訊管理的創新。
二、知識管理對檔案資訊管理的創新
1、知識管理可以完善檔案資訊管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、資訊管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及資訊科技的不斷運用，檔案資訊管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案資訊管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：
從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理；強化對檔案知識的開發利用；實施檔案資訊管理的智慧型化服務；實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案資訊管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策諮詢者。
2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程式進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少並最終消失，將形成乙個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對資訊科技高度依賴和應用將產生大量的電子檔案，電子檔案與傳統紙質檔案存在著較大的差異，對電子檔案的管理推動了檔案管理業務流程再造。
對檔案管理業務流程再造，應依據檔案生命週期理論，即把檔案檔案看作為乙個不可分割的檔案連續體。打破過去檔案工作與檔案工作的界限，實現企業檔案檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括檔案從產生、運轉、歸檔、永久儲存或銷毀的全過程。
這種新的業務流程有助於加強檔案、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文件工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著資訊化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智慧型化，電子商務等現代資訊科技的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數位化檔案的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案資訊資源的深入開發，所以很難適應知識管理及資訊化帶來的挑戰。
但是，資訊科技在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了乙個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用資訊科技、積極開發檔案資訊資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種資訊科技，開發具有資料分析和決策支援功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。上海泛微軟體公司在知識管理領域的研究中走到了前面，下圖是泛微產品的知識文件模組結構圖：
隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使大到一國、小到企業、機構和個人擺脫傳統資源或資本的限制，獲得新的競爭優勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發展前途。在現代化的資訊社會中，資訊是一種極為重要的戰略資源，但是，資訊不是知識。只有經過一系列的有機地結構化、系統化的資訊才能夠稱之為知識。
在新的知識經濟形勢下，只有使知識管理與檔案資訊管理的物件快速轉化組織機構的競爭優勢，這樣的組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優勢，以迎接新的機遇和挑戰。
知識管理對檔案資訊管理的創新
1 知識管理可以完善檔案資訊管理職能 作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略 管理模式 業務流程 營銷體系 人力資源管理 資訊管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及資訊科技的不斷運用，檔案資訊管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案資訊管理模式以適應這種需要。其職能的根本...
檔案室與資訊管理制度
1 目的 1.1為了適應專案管理的需要，建立專案資訊管理系統，實現專案管理資訊化，提高管理水平。1.2規範專案資訊資料管理，做好專案各類資訊的收集和整理工作，真實反映和記錄專案管理的全過程，以達到資訊共用 資源共享，並為將來提供真實詳細的現場施工資料。2 基本要求 2.1專案經理部應根據公司或業主的...
ISO知識資訊管理規範
1 目的 通過知識管理，對公司研發，設計，工藝，製造，質量控制等過程獲得最佳做法進行識別，形成檔案，定期評審確認，並進行有效應用和保護，從而改進和提公升公司研發，設計，工藝，製造，質量控制等諸方面的水平，達到最佳的過程效率，產品質量，成本和交期的績效。2 範圍 本辦法使用於公司知識管理過程 3術語和...