關於檔案管理實施過程中注意的幾個問題

1、重點關注重大事件、活動（以下簡稱事件）的資料收集工作，要求平時關注各項事項，待事件、活動結束後及時與各項檔案資料的負責人聯絡，包括事件準備階段方案的擬定，定稿，事件中產生的各種實物、音像、文字資料等，及時歸檔。必要時可以參考公司大事記進行核對。

2、關於外事活動，需要定期和相關部門主管或者內勤聯絡，並與會計部出納進行相應的核對工作。

3、各大類統計工作可以聯絡企管部統計專員一併收集；涉及主要為生產經營類別。

4、關於裝置類檔案，嚴格按照目前流程：技術部開箱驗收後對於資料進行統一歸檔，必要時可以辦理借出手續；技術部定期對於裝置資料保管臺帳歸檔備案；企管部不定期進行審核工作，包括裝置前後期各項資料的收集。

5、關於工程類檔案，要定期對於工程類檔案進行核對，即工程施工過程中實現三同時原則，檔案管理實行前端控制原則。整理過程中明確缺失類資料的辦理時限，做到平日逐漸積累，使用時辦理借出手續。

6、關於實物類檔案的收集工作同上1，需要注意對所有的實物檔案拍照，包括一時不能接收的實物，並明確保管人，需保管人出具保管證明材料。以上所述實物不包括個人獲得的各種實物。

7、合同的保管臺帳建議目前由法務專員來進行，即合同登記、歸檔整理、組卷、統計台賬的編寫、合同利用等統一進行。檔案管理處應定期索要合同台賬，做好檔案資料的綜合管理工作。

8、檔案管理人員應培養保密意識，提供檔案利用服務時必須要有利用方提供檔案調閱審批單，並由檔案部門主管批准後方可提供使用。

9、檔案管理人員應全面熟悉館藏內容，以便於快速準確提供各項提供利用工作。

10、檔案管理人員需要對各類檔案的收進、庫存、保管、利用等情況，定期進行準確的統計。統計情況於次年第一季度報上級檔案管理部門。

11、檔案資料在接收時應核實收進材料是否完整，是否原件，是否為有效資料，確保在收進過程中保證資料的真實有效和完整無缺。

12、資料借出時要將調閱單按照預歸還時間排列好，歸還後及時抽出存檔，對於未歸還檔案要進行及時催要，檔案無法歸還或者內容缺失的，要及時上報上級主管部門。歸還時要對於利用效果做好登記，並定期進行統計與總結工作。

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15、各類檔案在接收後應集中時間不間斷進行電子掃瞄，確保利用時可以通過電腦快速檢索和傳閱，並為今後檔案的電子化提供資料基礎。

16、光碟、硬碟、錄影帶的保管要放在防磁裝具中，還要滿足八防的保管環境，並定期進行複製，以防止資料丟失，時間可以一年一備份；同時，資料在生成後即刻備份乙份，異地保管，以最大程度上保證資料的安全存放。