行政辦公物品管理制度

一．總則

1、為了公司各部門、各門店行政辦公物品管理規範化，保證公司財產完好無損，根據企業管理的一般要求，結合本公司具體情況，制定本制度。

2、公司行政辦公物品由辦公室統一採購、配發、管理，嚴格實行先入庫、後領用的制度。

二．適用範圍

1、本制度適用於籌備期間公司所屬各部門。

2、本制度所指行政辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含u盤、墨盒等）、辦公裝置（含電腦、影印機、印表機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、櫃等）。

三．行政辦公物品的分類

行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。

1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態的各種辦公家具及辦公裝置。

2、辦公低值資產指使用期限較長，在使用過程中不易消耗的各種辦公家具及辦公裝置。

3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。

四．行政用品管理職責：人力資源部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品費用支出情況進行監督、控制，其職責主要包括：

1、每月25日彙總各部門的《辦公物品申請單》並報入下月資金計畫；

2、**商的選擇及採購；

3、辦公物品的入庫；

4、辦公物品的配發、調撥和維修；

5、配合財務部對行政辦公物品進行盤點、建立《行政辦公物品台賬》、月度《辦公用品出入庫台賬》。

五．資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的行政辦公物品管理制度；負責公司資產的保管和資產出入庫、調撥、維修與監督記錄、建立《行政辦公物品台賬》、月度《辦公用品出入庫台賬》、《個人台賬》、《部門台賬》；合理調配各部門的辦公裝置等資產。嚴格執行《辦公用品領用登記單》登記、做到出庫必錄。

六．行政物品採購

1、每月25日公司各部門上報下月度的《辦公物品申請單》，交由人力資源部審核後編制統一採購計畫和資金使用計畫，納入公司全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計畫。

2、全公司認真貫徹辦公用品「以舊換新」制度，資產負責人需向申請部門**申請單中已耗用、損壞的非原材料性質的辦公用品。並根據**數量以及庫存數量在申請單上備註合理的採購數量。

3、辦公資產的採購由辦公室按貨比三家的方法進行詢價後，連同《辦公物品申請單》和詢價後的《辦公資產採購詢價單》上報副總、總經理，經審批後方可到財務部領取現金進行購買。

七．行政用品配發

1、行政辦公用品每月領用一次，由人力資源部行政負責人於每月5日配發。人力資源部負責辦理領用手續，嚴格填寫《辦公用品領用登記單》，並進行《辦公用品出入庫臺帳》登記，寫明物品的編號、名稱、規格、單價、領用人、領用時間等。

2、辦公用品每月一次領清，不再另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請，如無庫存需要購買的並且不在資金計畫範圍內的，必須做出資金追加計畫，報董事長審批方可購買。

3、個人辦公用品的發放

(1)新員工入職按標準配備鉛筆一支、筆筒乙個、簽字筆(可更換筆芯)兩支、筆記本一本。

(2)資產負責人根據個人辦公用品領取情況詳實填寫《個人台賬》並對應記錄《辦公用品出入庫台賬》。

4、部門辦公用品的發放

(1)部門辦公用品：剪刀、膠條、膠棒、橡皮、回形針、直尺、訂書器（訂）、塗改液等，按區域分配，每個辦公區分配一套（至少兩人一套）。

(2)計算器除必備部門（如財務部）按區域分配。

(3)資產負責人根據《辦公用品領用登記單》將部門辦公用品記錄進《部門台賬》。

(4)**、計算器、訂書器、資料夾、筆筒、打孔機、剪刀、直尺、起釘器、滑鼠、鍵盤等耐用辦公用品，已於員工入職時按標準發放，原則上不再增補，如重複申領，應說明原因或憑毀損原物以舊換新。如出現人為損壞或丟失由個人負責賠償。

八、關於簽字筆使用的特別規定

為了進一步控制辦公用品的使用成本，減少浪費，公司對於簽字筆使用做如下特別規定：

1、公司於員工入職時配備統一規格的黑色簽字筆兩隻，並要求妥善保管與使用。

2、對於簽字筆的發放採用筆芯的以舊換新方式。資產負責人根據《辦公物品申請單》**已耗用的筆芯。

3、各部門不可申請採購其他規格簽字筆，由採購員在指定**商處購買與公司統一規格的筆芯。

4、驗收完成後按辦公用品配發程式發放，並在個人台賬中記錄領用週期。

九、辦公用紙的管理

1、在辦公室設定「廢紙收集箱」和「可再利用紙收集箱」。

2、列印影印用紙管理：

(1)減少非必要的列印影印。

(2)運用適當的列印影印技巧減少列印紙張消耗。

a、使用「列印預覽」功能，在預覽確認正確無誤後再列印;

b、使用「頁面設定」功能，列印時可將列印設定成雙面列印；影印時可將影印機設定成雙面影印。

c、列印時可將文件字型號裝置設定成小四或小四以下字型;

(3)列印後還可再利用的紙張，若不屬於保密檔案，列印者應將其收集放置在「可再利用紙收集箱」中，以供再次利用。

(4)列印內部檔案時，應首先使用「可再利用紙收集箱」中的單面紙張;

3、廢紙的管理

無法再利用的廢棄紙張應直接投入辦公室設定的「廢紙收集箱」內。資產負責人應將廢紙和其他廢棄物分開，單獨收集。「廢紙收集箱」中一律不得投入其他辦公廢棄物或雜物。

十、辦公裝置的維修

1、辦公室是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

2、辦公裝置需要維修時，由資產負責人與人力資源經理對報修裝置共同進行鑑定，由相關領導審批之後進行相應的維修、更換。一般性修理應在三個工作日內修理完畢，其它較為複雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修相關付款事項執行資金計畫。

不經過人力資源部而私自送修的，人力資源部不予承認。

3、由於人為原因造成辦公資產損壞，要按照物品的原價進行賠償。

十一、辦公用品的歸還

對於離職員工，在辦理離職手續時，必須在辦理完辦公用品歸還手續後方可辦理工資的領取事項。

十二、本制度由公司辦公室負責制定、解釋、修訂並監督實施。

十三、本制度自頒布之日起執行。

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