一. 目的
為保證辦公物品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。
二. 範圍
適用於公司各部門申購、領用、使用辦公物品。
三. 內容
1． 辦公物品的種類
（1）辦公物品包括辦公用品、辦公裝置（如**、印表機、傳真機等）、低值易耗品。
（2）辦公用品一般分純消耗品、管制消耗品、管理品三種。
純消耗品：鉛筆、信紙、標貼、膠水、紙巾、回形針、大頭針、圖釘、複寫紙（張）、橡皮擦，刀片、其它印刷製品。（紙巾有必要發嗎？
有就最起碼2卷/人/月，搞的現在就總是那麼幾個人成天在要紙巾。）
管制消耗品：原子筆、簽字筆、螢光筆、塗改液、白板筆、電池、軟麵抄、硬皮筆記本等。
管理品（即非消耗性辦公用品）：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、鋼筆、各種印章、計算器、起釘器、 筆筒、書籍、雜誌、報刊、u盤、軟體等。
2．辦公用品的管理標準
（1）行政部負責公司辦公用品、裝置、低值易耗品等採購、保管與發放。
（2）辦公物品的申購流程
許可權人(部門申購流程
各部門部門領導 （附上月消耗表
行政部行政部50元以內
總經理 50元以上
行政部行政部各部門（3）辦公物品的申購、管理、發放
a．各部門在每月3日前將本月本部所需的辦公物品進行統計，填寫《辦公用品申購單》由部門最高負責人簽字確認。
b．行政經理根據各部門上月領用量及庫存量，來確定採購量及採購時間。
c．行政部進行彙總分類記錄，將各部領用量、庫存量輸入電腦。
d．行政部在每月10日前進行採購並發放。
（4）辦公用品的消耗標準.
純消耗品：每人每月最高限制量是1個單位，超出限量領取物品費用由個人自行承擔（印刷表單類不在此限制裡）。
管制消耗品：需以舊換新，如筆芯換筆，塗改液空瓶換塗改液等。
非消耗性辦公用品（即管理品）：管理品一般屬部門領取的物品，有一定的使用年限，一般由各部門助理負責平時的保養工作。有使用損壞的，應以舊換新，並根據使用時間及人數，看是否需折舊賠償。
有遺失應由部門賠償或追究到個人賠償或自購。
（5）堅持實行集中採購制。
（6）文具由行政部向文具批發商採購，有不易採購或耗用量大者，可酌情予以庫存。
（7）採購工作要科學、合理，增強透明度；採購前，應做好市場調查，充分掌握欲購物品的效能、**及附加優惠條件，貨比三家，講價壓價，努力達到貨真價實，物美價廉。
3．辦公物品的保管
（1）辦公用品由行政部負責保管（辦公自動化管理除外）；辦公用品的保管與採購應由兩人以上分別擔任，各負其責，不得一人雙兼。
（2）保管員對於辦公用品的保管工作必須做到：
a．對購入的辦公用品要精心保管；
b．經常檢查庫房內的物品，及時登記保管賬卡，定期清理庫存，做到賬物相符；隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。
c．根據庫存和需求的情況，定期提出採購計畫，在做計畫時，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫存，節約資金；確保**好、周轉快、消耗低、費用省。
d．對庫房還要注意加強安全防範工作，經常進行安全檢查。
（3）批量購入的辦公用品應即時入庫儲存，倉庫保管員要在《辦公用品入庫登記表》上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量，並簽字。
（4）加強對辦公舊物的管理；階段性使用和暫時閒置的物品要妥善保管，隨時待用；各部門替換下的各類辦公裝置交由行政部保管，行政部要及時**，登記造冊，修舊利廢，充分利用。
（5）辦公用具採取「誰使用，誰保管」的原則，使用者具有不可推卸的保管與維護責任，使用者不得擅自委託他人保管辦公用具。未經使用責任者同意，任何人都不得動用已經投入使用的辦公用具。
（6）行政部經檢查確認破損辦公裝置、家具已經沒有修理必要時，向公司領導請示，予以報廢處理。
（7）物品保管要做到：賬目清、數量清、擺放整齊、賬物一致，做到日清月結。
4．辦公物品的領（借）用
（1）辦公用品使用要堅持「例行節約、反對浪費」的原則，必須通過保管員辦理一定登記手續後方可領取或借用，一般不得私自任意拿用。
（2）文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用系應由個人使用保管的用品，如筆、膠水、橡皮、公尺尺等。部門領用系本單位共同使用的用品，如打孔機、大釘書機等。
（3）由行政部設立《文具用品領用記錄本》，在領用文具時分別登記，以控制文具消耗。
a．領取非庫存、專門採購的辦公用品時，領取人須在購物報銷單據上簽字並寫明採購原因。
b．領取接待用品（如水果、煙、茶、紙杯等）時應由接收此物的相關人員在購物報銷單據或領取登記本上簽字。
c．數碼照相機、攝像機、行動硬碟、u盤等領用人先在保管員處取乙份《借用單》，按要求填寫好，由相關領導審批後，方能借用；最長時間不能超過乙個星期，若有需要者，期滿後可以續借。借用物品歸還時，由保管員負責當面驗收，發現損壞或零配件丟失及時上報行政經理。
（4）管制消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊換新，如遺失應由使用人或部門自購賠償。明顯超出常規的申領，領取人應做出解釋，否則保管員有權拒發。
（5）領取的非消耗性辦公用品（如訂書器、計算器、剪刀、檯曆架等），在領取人崗位變更時，應辦理移交手續，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。
（6）文具領用：新進人員到職時由各單位向行政部提出「文具申請單」領文具。工作人員因工作變動時，應按有關規定辦理移交手續。人員離職時，應將剩餘文具繳交行政部。
5．辦公用品的使用
（1）辦公用品應為辦公所用，不得據為己有，挪作私用；不得用辦公裝置幹私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
（2）精心使用辦公裝置，認真遵守操作規程，及時關閉電源，定期維護保養，最大限度的延長辦公裝置、用品使用壽命。
（3）應充分發揮各種辦公用品的最大使用效率。如大頭針、回形針等反覆使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張列印、根據檔案材料印製要求及數量選擇合適的印製方式等
（4）對於高檔耐用辦公用品，各部間應盡量協調相互借用，一般不得重複購置。使用中辦公裝置出現故障，由原採購人員負責協調和聯絡退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成裝置損壞的，直接責任人應負賠償責任。
四．附則
（1）全體工作人員要加強對公用物資、辦公用品的使用和保管；嚴格控制不必要的消耗和損壞，對不負責任而造成損失者要追究其責任和經濟賠償。
（2）此制度自公布之日起執行，過去有關辦公物品管理的規定同時廢止。
此辦法的解釋權歸人力資源部所有。
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