行政辦公用品管理制度
第一章總則
一、 目的
為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規範化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。
二、 適用範圍
本制度適用於公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（資料夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含u盤、數位相機、硒鼓墨盒等）、辦公裝置（含電腦、影印機、印表機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、櫃等）。
第二章辦公用品的分類
一、行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。
辦公固定資產：使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公裝置。
辦公低值資產：指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公裝置。
辦公用品：使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
一、行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責
行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：
1.**商選擇及管理；
2.組織各部門行政物品管理程式監控；
3.年度、每月辦公物品開支計畫的編制、報批和執行；
4.行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5.配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品台賬，負責日常維護和修理。
二、部門資產負責人的主要職責：
認真貫徹執行公司的資產管理制度；
部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公裝置等資產；
3、資產使用人的主要職責：
應該愛護公司財產，合理使用辦公裝置，由人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公裝置。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，並報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品採購
一、辦公用品的採購採用集中採購定量**的辦法
1.集中採購由行政管理部負責並管理。
2.集中採購的辦公用品包括影印紙、傳真紙，計算機消耗的磁碟，印表機消耗的色帶、硒鼓、墨盒，日記本、各類筆墨等。
3.實行定期計畫批量採購**。即每月______日前各部室向人事行政管理部提報當月所需用品計畫，由行政管理部統一採購。
4.特殊辦公用品可以經人事行政管理部門同意授權，各部門自行採購。
5.各部門或班組若臨時急需採購辦公用品，由部門或班組專人填寫「辦公用品請購單」，並在備註欄內註明急需採購的原因，經班組負責人審定同意後，交人事行政管理部審批同意後，實施採購任務。
6.必需品、採購不易或耗用量大者應酌量庫存。
7.結算辦法。綜合辦公室根據各單位辦公用品領用數量及單價，編制明細表經確認後報財務劃轉。
二、辦公類服務採購
辦公類服務採購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片等服務類的採購。
1、人事行政部進行貨比三家的方法進行詢價後按程式選擇服務**商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品、名片印製需求的，經主管領導審批後在公司行政部公布的服務**商範圍內選擇。
三、辦公資產採購
辦公資產採購計畫
各部門需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過並簽字後，提交行政部實施採購。
1、實施採購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價後，連同採購申請表和詢價後的採購**單上報公司領導，經審批後方可到財務部領取支票進行購買。
2、驗收
行政人事部彙總使用根據採購計畫或申請表、購物發票、購物明細驗收採購辦公資產，驗收完畢後填寫驗收單並簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產台賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細影印件由人事行政部統一保管。
第五章辦公用品的分發領用
1.填寫領用單
各部門領用辦公用品需填寫「辦公用品領用單」，一式兩份，乙份用於分發辦公用品，另乙份用於分發辦公用品的台賬登記。
2.核對登記
接到各部門的兩份「辦公用品領用單」之後，有關人員要進行核對，並做好登記，然後再填寫乙份「辦公用品分發通知書」交傳送室。
3.辦公用品分發
傳送室進行核對後，把申請所要全部用品備齊，分發給各部門。
4. 登記存檔
用品分發後應做好登記，寫明分發日期、品名與數量等。乙份申請書連同「辦公用品分發通知書」轉交辦公用品管理室記賬存檔；另乙份「辦公用品分發通知書」連同分發物品一起返回各部門。
第六章辦公物品的管理
一、辦公用品的配發
1.各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2.辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單，並進行台賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。
3.員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。
二、辦公資產的管理
1.資產調撥
部門與部門之間轉移辦公裝置等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：
調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字後，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公裝置等資產。
2.資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑑定後，由行政部主管領導審批，審批後方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。
有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產台賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，並按照公司相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批准方可租用，租用手續由行政部統一辦理。
公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行政人事部定期對所有閒置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閒置的物品主動尋求外租，對今後沒有使用價值的物品進行**。
4.辦公資產的日常維護、維修
（1）行政人事部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。
（2）行政人事部編制辦公資產維修計畫，並納入預算和經營計畫。根據維修計畫對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公裝置維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政人事部不予受理。
行政人事部接到申請單後，需對報修裝置進行鑑定，進行相應的維修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為複雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢後及時登記《辦公裝置維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。
（4）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程式。
（5）由於人為原因造成辦公資產損壞，需按照物品的原價進行賠償。
5.辦公資產的年終盤點
1.年終資產清查由行政部對各部門進行實物清查，丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束後，由行政部將年終清查報告上報公司領導。
2.辦公物品丟失、損壞屬於過失人責任的，過失人應承擔相應的賠償責任。
3.各部門負責人要調離本部門時，人事行政部要及時通知辦公室，辦公室根據辦公資產台賬清點調出人負責部門所使用的資產。有短缺者，按物品原價賠償，待辦理完辦公裝置移交手續後，方可調離本部門；一般員工調離本部門，由部門主管負責該員工使用資產的移交，由人事行政部協助完成。
附則 度由公司人事行政部負責制定、解釋。修訂並實施監督。
本制度自頒布之日起執行。
附件**：1.辦公用品一覽表
2.辦公用品統計表
3.辦公用品申領單
4.辦公用品採購單
5.辦公裝置採購申請單
辦公用品一覽表
辦公用品統計表
編號部門填表日期：
辦公用品申領單
部門編號：
辦公用品採購單
財管字第號填單日期： 年月日
辦公裝置採購申請單
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