物業公司物品管理制度

物品管理制度

為確保物業公司對物業的正常維修保養, 給業主/租戶提供良好的工程服務, 物業公司需採購、儲存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統稱為物品), 物品的申購、採購、入庫、儲存、出庫、借用、歸還、使用及報廢程式示意如下圖:-

倉庫管理示意如下圖:-

1. 物品申購制度

物品申購制度是為了確保以最少的物品儲備來滿足物業維修保養和工程服務的需要, 盡可能地壓縮庫存, 防止積壓, 提高資金和倉庫的利用率。

1.1 根據庫存情況和日常維修的消耗記錄, 設立常用消耗物品庫存量, 一般以乙個季度的消耗量的二倍。

1.2 各班組所需的物品, 均須按年分季做出計畫, 經工程經理/主管批准後, 知會財務部, 並經總經理批准。

1.3 物業公司可設立維修零用金, 金額為人民幣1,000元, 主要用於工程維修和日常維修所需物品的採購, 需動用維修零用金採購物品, 必須提前上報公司, 待公司批准後, 費用在1,000元之內, 可從零用金內支取, 1,000元以上的由公司統一開具支票或轉帳。

1.4 若遇裝置/系統故障急修需要採購物品, 費用在人民幣200元之內, 可先支取零用金後再上報公司。

2. 物品採購制度

物品採購制度是為了在保證質量的前提下, 採購價廉物美實用的物品。

2.1 日常採購額度超過200元, 每年內第一次採購需找三家供貨商比價, 同樣的品牌的物品, 選擇**較低, 信譽較好的供貨商採購, 跨年度採購必須重新比價。

2.2 在緊急情況和得到物業公司經理同意下, 可臨時豁免。

2.3 若是業主指定或安排的採購, 需得到業主負責人的書面指令, 並儲存歸檔備查。

2.4 凡購進物料、工具等, 尤其是定製品, 應先採樣品, 徵得使用人同意後, 才可進行採購或定製。

3. 物品入庫制度

物品入庫制度是為了確保採購物品的質量, 辦理完備的入庫手續。

3.1 入庫時需登記的內容為: 日期、時間、名稱、數量、品種、重量、有效期及類別等於入庫本上(表1), 並要與明細、發票相吻合。

3.2 入庫時需開箱/盒查驗物品的質量, 若倉庫管理員無法把握時, 可請使用人協助, 並對查驗的物品簽字認可。

3.3 倉庫管理員需將驗收入庫的物品分別堆放、編號。

3.4 燃油、鍋爐、應急發電機等使用的汽油等燃料, 不需入庫, 但供貨商送油到地時, 倉庫管理員要在現場核實油料的質量、數量。

3.5 所有裝置可不進入食庫, 但入庫、出庫的手續而參照物品的同樣辦理。

3.6 採購的裝置開箱後, 若有技術資料和隨機檔案, 需交工程檔案管理人員統一歸檔, 安裝和使用人員需閱用這些資料, 可辦理借閱手續。

4. 倉儲管理制度

倉儲管理制度是為了確保倉庫儲存物品的質量。

4.1 物品在倉庫內儲存, 應按不同種類分別堆放, 並設定品種**與之對應, 設立「物品的進、出、存貨卡」(表2), 物品要先進先出, 定期翻堆, 當提貨時可快捷的提出。

4.2 要節約倉容, 合理使用倉容, 對乾貨、溫貨、輕重、危險品需區分, 過載物品與輕拋物品不要混堆, 有揮發性物品與吸潮物品不要混堆。

4.3 倉庫管理員要留意倉房的溫濕情況, 注意防火安全, 確保所有物資的安全存放。

4.4 倉庫管理員對倉儲的物品應經常檢查, 對滯存在倉庫時間較長的物品要主動向部門領導反映滯存情況, 對倉儲中發現霉變、破損或超保管期的物品應及時提出處理意見。

5. 倉庫管理制度

倉庫管理制度是為了確保倉庫儲存物品的安全。

5.1 倉庫系物品保管重地, 除倉庫管理人員和因業務、工作需要的有關人員外, 任何人未經許可不准入倉庫。

5.2 因業務、工作需要進入倉庫的人員, 在進入倉庫時, 必須辦理入倉登記手續, 記錄進入倉庫的時間、人員、事由及離開時間等, 進倉要有倉庫管理員或工程部經理/主管陪同, 不得獨自進入, 凡進倉人員工作完畢, 出倉時應主動請倉庫管理員檢查。

5.3 一切進倉人員不得攜帶火種、揹包和手提袋等物進入倉庫。

5.4 倉庫周圍及倉庫辦公地點不得會客, 其它部門的職工不得圍聚閒聊。

5.5 倉庫內堆放易燃易爆物品需採取相應的措施, 符合消防規範。倉庫內不得存放私人物品。

6. 工具借用制度

工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時間分可分為臨時借用和長期領用, 長期領用又可分個人領用和公共領用。

6.1 臨時借用工具, 由使用人填寫臨時借用工具表(表3), 經批准後, 向倉庫管理員申請領取, 並在員工工具借用登記本上登記。在交還時, 倉庫管理員亦要在該錶上寫明交還時間並簽收, 簽收時應檢查工具及其附件是否完好無損, 若發現問題立即記錄, 並向主管反映。

6.2 個人領用工具的品種根據需要配備, 由使用人提出申請, 經工程經理/主管批准後到倉庫領用(表4), 並辦理領用手續, 領用後個人負責使用保管, 離開公司時交還, 倉庫管理人需作簽收記錄。

6.3 公共領用工具由主管/領班申請, 經工程經理/主管批准後, 到倉庫辦理領用手續(表5), 領用後由申請人或指定專人負責保管。

6.4 工具調換原則上以舊換新, 發生丟失和毀損, 由保管者寫明原因, 向上一級領導報告, 不屬人力不可抗拒的丟失和毀損, 由責任人按當時工具的**賠償; 屬長期使用正常磨損或損壞, 金額在500元以內由工程部領導批准辦理報廢手續(表6), 超過500元需物業經理批准同意。

6.5 工具一律不得帶出物業, 特殊情況經由部門領導批准同意, 辦理正式手續後方可借出。

7. 物品領用制度

物品領用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及裝置等領用。

7.1 工作人員到倉庫領料之前, 先要填妥物品領料單(表7), 註明數量、規格、名稱、施工內容、安裝位置等, 經工程經理/主管批准後到倉庫領取。

7.2 物品領用一般原則上以舊換新, 但在實施過程中可先領後交, 若發生多領, 應主動歸還。

7.3 若專案中確需新增的物品, 被盜或遺失的物品, 需在領料單上註明, 經工程經理/主管批准後備案。

8. 物品報廢制度

物品報廢制度是為了明確物品報廢程式。

8.1 工程部對所有裝置除加強日常執行、維修和保養等工作外, 還應認真做好裝置、材料的更新工作。

8.2 工作人員以舊換新的舊料, 如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數量作報廢處理, 對有**利用價值的金屬、塑料可集中送至廢品**站, 所得款項交財務入帳。

8.3 申請裝置報廢, 經工程經理/主管同意後, 填寫「固定資產報廢鑑定書」, 經財務部和物業經理同意後方可報廢, 若裝置價值超過人民幣5,000元, 還需報業主/業主委員會審核後方可報廢。

8.4 裝置報廢需符合下列情況之一:-

8.4.1 經**, 繼續大修後技術效能仍不能滿足工藝(工作)要求, 並且大修需要費用相對更新裝置較多的。

8.4.2 嚴重影響安全, 又無法改造, 繼續使用可能引起事故的。

8.4.3 嚴重汙染環境, 危害人體健康, 進行改造又不經濟的。

8.4.4 其它需淘汰或更換的裝置。

8.4.5 對倉庫中發現因過期、損壞和老化不能使用的物品, 倉庫管理員應按年度報工程部領導批准報廢, 價值超過500元, 需報經物業經理批准, 有關人員應吸取教訓, 在以後的採購中加以避免。

9. 物品盤點制度

物品盤點制度是為了確保倉庫內儲存的物品與賬面物品餘額相符, 並為採購提供依據。

9.1 為及時反映庫存物品的數量, 配合編制採購計畫, 節約使用資金, 倉庫管理員應每月編制「倉庫物品申請表」(表8)送交工程部領導, 每季盤點一次, 校核實物和倉庫存貨記錄卡的餘額數量是否相符。

9.2 倉庫管理員應定期盤點庫存中, 發現公升溢或損缺, 應尋找原因, 並寫出盤盈、盤虧報告, 若差額嚴重, 倉庫管理員應承擔相應的責任。

9.3 倉庫管理員應制訂最高儲備品和最低儲備量的定額, 數量上不能把握的需請有關人員協助。根據庫存情況及時向工程部領導提出申購計畫, 避免物資積壓或短缺而影響物業的維護保養。

9.4 倉庫內的各種物品應做到帳、物、卡三相符, 工程部經理/主管需監督庫房的情況, 防止物品過多、過少、損壞或過期等情況。

(表3)

臨時借用工具登記表

借用人借用日期

工程經理/主管預定歸還時間

借用原因及內容

歸還日期

倉庫管理員或工程部經理/主管

(表5)

工程部公用工具借用登記表

(表6)

工具遺失/損壞報告

遺失/損壞原因

申報人姓名

日期工程經理/主管簽名

駐場經理

金額大於500元)

(表1)

入庫登記表

(表2)

倉庫存貨記錄卡

物品名稱倉庫參考號碼 :

(表4)

工程部員工領用工具記錄表

員工姓名工種員工編號記錄表編號

倉庫員簽名日期 :

(表7)

物品領料單

部門領料單編號 :

(表8)

工程部倉庫物品申請表

申請人批准人

倉庫員工程經理/主管

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