工程檔案管理制度

淮河幹流香浮段河道堤防工程施工ⅵ標

編制審核

審批山東黃河工程集團****

淮河幹流香浮段河道堤防工程施工ⅵ標

二0一四年十一月

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程檔案歸檔整理規範》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設專案,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔儲存價值的檔案資料,包括專案的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、除錯、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好檔案材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的專案所形成的、具有儲存價值的檔案材料，認真做好立卷歸檔工作，並確保檔案的完整性、準確性。

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。

行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程檔案材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

2.1.3裝置到貨後，由技術部匯同有關部門開箱驗收後，裝置資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。

各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術檔案和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由技術部對竣工資料簽收合格後支付。

2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批准後按計畫辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。

2．2歸檔檔案的質量規定

2.2.1凡合同、協議等檔案材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或影印件歸檔）。

2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯絡單）等**和資料均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為影印件，資料雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或列印件代替簽名）歸檔。

2.2.3除錯措施，方案和報告等均應為油印件或雷射印表機列印件，不能用影印件或普通色帶列印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的檔案材料均應以紅標頭檔案（不能用影印件）歸檔。

2.2.5書寫規定

a）書寫字跡工整，圖樣清晰。

b）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用原子筆或鉛筆書寫。

c）檔案書寫格式應用橫行排列，檔案段落，章節編排，按有關檔案編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

為加強工程檔案收發管理，理順傳遞關係，並按工程進度作好工程檔案的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程檔案接收

3.1.1各單位提供給技術部的工程檔案（工程技術檔案、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的檔案也由行政部統一接收。

3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程檔案，一律交行政部。

3.1.3裝置檔案，技術部匯同有關部門對裝置開箱驗收後，及時將裝置資料立卷歸檔；裝置檔案資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

3.1.4技術部對接收的工程檔案資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5登記完畢的工程檔案，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按技術部領導審定的工程檔案及時分發給有關單位和部門。

3.1.6對接收的密級檔案資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級檔案資料的借閱規定。

3.2 工程檔案資料發放

3.2.1分發外單位和部門的工程檔案資料由行政部統一辦理。

3.2.2呈送上級單位的工程檔案由技術部領導確定發放單位和數量。

3.2.3為避免工程檔案資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程檔案資料。

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。

負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交全部機組建設期間的工程聯絡單及總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

除錯單位歸檔範圍。

負責提交所承擔的除錯專案的除錯方案、措施與除錯報告等。

負責提交除錯過程中裝置缺陷處理記錄。

負責提交除錯過程中變更設計資料及除錯工作總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。

設計單位歸檔範圍

負責提交專案（工程）各設計階段的設計檔案。

負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。

負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)

質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）

監理部門歸檔範圍

負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部檔案材料。

監理各專業負責人對施工單位、除錯單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔檔案的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表審核人欄簽署。

負責提交設計、施工、安裝、除錯等單位歸檔完整齊全的證明材料。

對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的檔案，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷檔案材料。

本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。

5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。

5.3技術檔案和資料一般不借出、不複製、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批准、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。

5.4借閱的檔案材料要妥善儲存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和洩密。

未經同意，不得影印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

5.5借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批准，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。

對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

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