檔案管理辦法編制日期:2023年3月
為了更好的規範工程資料、檔案、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。
一、歸檔範圍
從工程專案建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有儲存價值的文字、資料、圖紙、圖示、聲像各種載體的檔案材料等。
二、各類檔案歸檔整理制度
工程類檔案：區分裝置種類、型號，按機構種類、型號的方法排列；逐分編號，並填寫相關內容；編制檔案目錄；裝入專用檔案袋（圖紙折成a4規格），逐項填寫袋麵內容。
定額圖集檔案：區分定額圖集檔案不同年度、不同機構（問題）和屬永久和長期保管的檔案。按年度、機構、保管期限的方法，採用阿拉伯數字順序對每件歸檔檔案材料編件號，以確定檔案的排列順序。
每件文集首頁上端的空白位置加蓋企業印章。
聲像檔案：分**、錄音帶、錄象帶、光（磁）盤等四種型別：**檔案由底片、**和說明三部分組成。
底片：放入底片袋內，底片號標在底片袋的右上方，底片號格式為：機構——流水號，例：
01——36，按底片號順序將底片插入底片冊；
說明：檔案說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素，要求文字簡潔、語言通順、一般不超過，用阿拉伯數字表示時間。**：
統一使用**檔案冊存放，首先確定**固定位置，然後標註**的題名（在盡量保證基本要素內容完整的前提下，將文字說明改寫成**名稱），不超過30字；**號按案卷內**的順序編排，同時註明**底片的編號。
每一案卷都必須編制卷內目錄，並有完整和標準格式的**案卷目錄；
大張**應單獨存放，並在卷內目錄的備考欄內註明「大張」；
錄音帶、錄象帶、光（磁）盤：應分別有文字說明和題名（參見**的文字說明和題名的要求），分別進行編號和編制目錄。
三、檔案管理制度
1、認真貫徹執行公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。
2、及時將收集的檔案、資料、圖紙等，進行分類、排列、裝訂、編號、編目、裝盒（袋），使之有序化，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。
3、歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。
4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。
5、做好檔案的「防火、防盜、防潮、防蟲、防塵」工作，檔案櫃必須加鎖。
6、儲存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
7、要經常檢查檔案的保管情況，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和複製。
8、檔案借出，必須嚴格執行審批和登記手續，歸還的檔案須及時整理入庫上架。
四、查閱利用
1、查閱/借閱/影印：均應在檔案室的《檔案查閱/借閱/影印登記表》中登記。
2、查閱/借閱/影印審批程式：由檔案員開具《檔案查閱/借閱/影印審批單》給查閱人辦理審批手續，由部門負責人審批。
3、借用檔案的單位或個人未經公司領導批准，不得擅自塗改、勾劃、裁剪、拆散、翻印、轉借或破損檔案。
4、外單位到本公司查閱檔案資料的，必須執有單位介紹信及本人證件，公司領導同意，檔案管理員要做好登記手續。
2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。
3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經部門經理批准並約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。
4、原件原則上不外借。
五、施工圖紙的接收、登記
1）施工圖紙從設計院出圖審查後，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對後，按專業分類、編號，並將目錄輸入微機。
2）工程施工過程出現的變更檔案等相關設計檔案的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。
六、施工圖紙的發放、借閱
1）招標**公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程式借出，招標結束後，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。
2）施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。
3）圖紙發放由資料室辦理發放手續，接收人核查無誤後進行簽字、領取。
4）對於已領取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。
5）公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進行借閱登記，由各自部門領導簽字認可，借閱時間最長不得超過七天。
6）檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閱,經公司主管經理批准後,方可借閱。
7）圖紙變更單執行上述規定。
七、作廢圖紙的處置
對施工中由於變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審查，由主管領導發布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室後，按領用程式重新領用新圖紙。**的作廢圖紙，按有關規定進行處理。
工程竣工後，根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。
八、相關記錄表式
1）收文登記表
2）發文登記表
3）借閱登記表
4）廢圖**登記表
九、歸檔範圍和保管期限表
檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，永久為50年以上，長期為16~50年，短期分為：2年、5年、10年、15年。
《各類檔案的歸檔範圍和保管期限表》
工程檔案管理制度
目錄第一章總則 第二章工程檔案管理制度 第三章工程檔案收發及管理制度 第四章行政部門檔案管理職責 第五章施工單位歸檔範圍 第六章檔案資料借閱制度 1.1為確保工程檔案的齊全 完整 準確 系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到 建設工程檔案歸檔整理規範 的要求，特制定本制度。1.2基本建設工...
工程檔案管理制度
1.公司工程檔案資料管理制度總則 根據有關規定，結合公司實際情況，為確保工程檔案資料入檔的及時 準確及完整性，並保證工程檔案資料調閱的安全 方便與快捷，充分發揮檔案資料在專案開發 使用管理中的作用，特制定本管理制度。2.公司工程檔案資料管理制度適用範圍 1 凡屬 歸檔範圍 的檔案資料 包括相關證書 ...
工程檔案管理制度
為規範公司的工程檔案管理工作並保證檔案資料的完整性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失,結合公司實際情況特制訂本檔案管理制度。一 歸檔範圍 1 投標書 2 中標通知書 3 施工許可證 4 施工合同及附件 5 設計圖紙交底會審記要 6 施工組織設計或施工方案 7 圖紙收發記錄 8 開工報告 9 ...