1 目的
為使管理階層能夠對員工建立適當之溝通管道，以進行與品質管理系統有關之溝通，使品質政策及目標得以順利達成。
2 範圍
凡本公司內部有關品質管理系統相關事宜之溝通均適用之。
3 權責
3.1 總經理：訂定組織及許可權，並列入品質手冊及以公開方式公布。
3.2 管理代表：負責品質政策及符合法令和客戶要求之宣導。
3.3 管理部：負責新進人員有關品質政策之宣導。
3.4 各部門主管：負責對所屬同仁宣導部門目標及品質系統運作相關事宜之溝通。
4 內容
4.1 品質政策及符合客戶、法令之宣導：
4.1.1 各階主管應藉由集會、標語、公告或電子郵件或聯絡單等方式對本公司所有同仁宣導本公司品質政策、客戶需求以及相關法令、規章等。
4.1.2 對新進人員有關之宣導，應由管理部納入新進人員訓練課程中。
4.2 部門會議：
4.2.1 各部門主管應定期（至少每週一次）召開部門會議，除檢討部門品質目標達成狀況、日常運作相關事宜及改善外，並應經常宣導使所屬員工了解其對品質之影響及貢獻。
4.3 品質會議：
4.3.1品質會議召開時機：
4.3.2 對檢討決議應由品管主管或管理代表納入追蹤管理。
4.4 與客戶有關要求之溝通：
4.4.1 若客戶對其採購產品有任何特殊要求時（如規格、包裝方式、附件要求…）應由各業務人員依客戶別登入於「訂單管制表」內，並於『內部訂單』註明，以防作業錯誤。
4.4.2 若客戶對其採購之產品要求有任何變更時，由業務部依『合約、訂單審查作業辦法』提出『訂單變更通知單』通知內部相關部門執行審查作業，
一旦有所決定時，即應執行以滿足客戶要求。
4.4.3 各部門主管接獲業務部通知後，即應告知所屬相關員工確保其了解此變更，適當時應做書面檔案或記錄以明確要求所屬執行之。
4.5溝通記錄：
4.5.1 若以會議方式執行之溝通，應保留「會議記錄」。
4.5.2 若有其它程式所規定之記錄則依其規定建立及保持記錄。
4.5.3 記錄儲存權責單位及期限依『品質記錄管理程式』執行。
5 引用檔案、附件及編號
5.1 品質記錄管理程式 （qp-4202）
5.2 合約、訂單審查作業辦法 （qw-7202）
6 引用表單及編號
6.1 開會通知單 (qr-5501)
6.2 會議記錄 （qr-5502）
6.3 聯絡單qr-5503)
6.4 訂單變更通知單 （qr-7210）
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