5.3.1 傳送溝通時應選擇適當的溝通方式，保證覆蓋所有接受者，並被所有應接受者正確理解；
5.3.2 當溝通可能直接影響其他部門、其他人工作程序、安排和結果時，傳送者必須按照5.3.1的規定及時傳送溝通；
5.3.3 利用以下時機傳送溝通：
5.3.3.1 會議：
5.3.3.1.1 例會：
公司慣例每週或每月主持質量例會，各部門參加。要求參加人員提前5分鐘到會，在《會議簽到表》上簽名，綜合部記錄並形成《會議紀要》。《會議紀要》在必要時傳送相關人員。
遇有特殊情況需要調整時，在辦公室看板上通知。
5.3.3.1.2 非定期會議：
非定期會議至少應提前4小時通知相關人員，以**或看板或《會議通知單》形式通知。如遇緊急情況（顧客停線、重大質量問題等），需由總經理或授權人員召開會議。會議參加人員必須提前5分鐘到會，在《會議簽到表》上簽名，辦公室記錄並形成《會議紀要》。
《會議紀要》在必要時傳送相關人員。
5.3.3.2 看板：利用看板這一目視管理工具呈現溝通；辦公室、辦公室、製造管理部均要有一塊以上管理看板，管理看板內容最少每月更新1次；
5.3.3.3 檔案：將相關的溝通以書面檔案的形式進行發布、宣傳使接受者能夠充分了解傳送者的要求；
5.3.3.4 計畫書：將經營計畫、工作計畫發布給執行者，使其充分了解本部門、本人工作目標、專案、
內容和要求；
5.3.3.5 報表、資料表：各部門管理資料、工作專案進行狀況，按《資料分析管理辦法》，利用報表、資料表進行呈現；
5.3.3.6 溝通聯絡單：需其他部門、人員協助解決的難點問題、複雜工作任務，由需求部門填寫《溝通聯絡單》，交相關部門會簽認可，並在每週工作例會上予以跟蹤確認。
5.3.3.7 合理化建議：綜合部每月收集員工提交的合理化建議，在周例會上討論建議的可行性，確定可行的建議，依據《持續改進管理辦法》實施改善；
5.3.3.8 **、傳真：利用**、傳真傳達溝通；及時傳達到相關部門，必須保證當日傳真在當日傳達到當事人。
5.3.3.9 內部區域網：在電腦上設定共享資料夾，及時得到相關溝通及資料。
5.4 接受溝通：
5.4.1 溝通接受者主動接受通過各種渠道傳送的溝通，積極參加會議、查閱檔案、閱讀看板等；
5.5 協調：
5.5.1 接受者對於不明確的溝通，要與傳送者進行協調，可請求傳送進一步明確的溝通，直至全部清楚、明確；
5.5.2 接受者認為有異議時，應主動與傳送者協商，直至雙方達成一致；
5.5.3 如協商不能達成一致時，應請求上一級主管協調、並裁決，以達成一致。
5.6 確認：
5.6.1 接受者對於需要認可的溝通，對於不明確或不接受的溝通，按照7.5規定進行，對於明確或接受的溝通要進行認可；
5.6.2 認可形式：
接受者根據需要採用簽字、**確認、口頭承諾、電子郵件確認等形式進行認可。
5.7 執行：
接受者按照溝通要求執行。
5.8 記錄存檔：
記錄存檔按照《記錄控制程式》。
6.相關檔案
6.1《資料分析管理辦法
6.2《持續改進管理辦法
6.3《記錄控制程式
7.記錄
7.1會議簽到表zx-8.2.2.1-05（借用）
GL 02廠牌管理規定
蘇州揚宣 非受控檔案類別 行政1 目的 名稱 廠牌管理規定編號 gl 02 生效日期 第1頁共2頁 為樹立公司形象，提高員工素質，並配合人事課管理需要，增進員工相互了解。2 適用範圍 公司全體員工 3 廠牌管理辦法 3.1公司所有廠牌由人事課發放 廠牌應使用一寸標準登記照，並蓋有公司廠牌專用章，姓名...
YM02GLPS A0管理評審控制程式
1 目的 按計畫的時間間隔評審質量管理，以確保其持續的適宜性 充分性和有效性。2 範圍 適用於對公司質量的管理評審。3 職責 3.1 總裁負責確定管理評審的時機，主持管理評審活動。3.2 管理者代表負責向總裁報告質量運 況，提出改進需求的建議，編寫相應的管理評審報告。3.3綜合管理部負責評審計畫的制...