行政後勤管理制度
第一條目的：為加強公司各類檔案管理的規範性，特制定本辦法。
第二條適用範圍：公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。
第三條管理許可權：各相關部門
第四條檔案的立卷歸檔：
1．行政檔案的立卷：
(1)立卷範圍：公司業務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料；以公司名義發出的檔案(定稿、存本、附件)；各種會議檔案及會議記錄；公司內部管理類檔案(日常工作中形成的計畫、總結、統計報表、規章制度等)；公司內部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批覆；公司對外簽訂的經濟合同原件(經濟部、工程部各乙份，由財務部門乙份存檔及多餘份數行政辦公室儲存；只有乙份原件的，由財務部門儲存，其他部門儲存影印件，並在其上註明原件存放處)；在工作過程中形成的**、錄音帶、錄影帶、計算機軟盤及光碟、工具類書籍；公司領導或部門經理外出參觀學習等活動帶回的文字、聲像、科技資料。
(2)有關部門須保留檔案原件時，行政辦公室應儲存影印件，並在影印件上註明原件存放處。
2．工程檔案的立卷：
(1)立卷範圍：與工程相關的具有現實和長遠儲存價值的各類工程檔案資料(工程前期資料、勘察、設計、施工、監理資料、裝置資料；工程竣工驗收資料等)。
(2)工程部應派專人負責技術檔案的整理、立卷、歸檔工作，歸檔檔案資料必須完整、準確，經過系統整理、編目後由工程部負責人審查後歸檔。涉及工程建設的相關重要、重大會議紀要，應每週彙總後，將影印件交辦公室存檔。
(3)工程結束後，由工程部負責移交有關部門存檔。
第五條檔案的保管：
1．凡公司在各類經營活動中形成的具有儲存價值的檔案資料，均應由各檔案管理有權部門進行收集、整理、立卷歸檔及日常管理，其它部門和個人不得擅自留存。
2．凡屬立卷歸檔的檔案資料，必須為原件，書寫格式必須符合要求，書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應保證其完整、齊全、分類清楚。
3，檔案管理實行一月一整理制度，所有歸檔檔案均應為已完成檔案。
4．各檔案有權管理部門的部門經理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查，如發現問題，應及時向上級主管領導匯報，以便及時採取措施確保檔案的安全。
5．對破損和變質的檔案及時進行複製和修補。
第六條檔案的借閱：
1．借閱檔案時需填寫《借閱登記表》（附件1），不得將檔案帶離所在辦公室。
2．重要圖紙、算量書籍等相關檔案經領導批准後被借出時，檔案管理人員應在該檔案的位置上，放一張代替卡，卡上應標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名，以便按時催還，防止檔案丟失。
3．秘密檔案的借閱應由辦公室主任在借閱登記表中簽字認可；機密檔案由檔案管理部門主管領導簽字認可；絕密檔案由公司總經理簽字認可後方可借閱。
4．保密性檔案原則上不得摘抄或影印，如確實需要時，應由檔案管理部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。
5．借閱檔案的部門和個人，必須妥善保管檔案資料，不得將其拆散，或進行塗改、勾劃、摺疊、抽頁等損壞性行為，也不得轉借他人使用。
6．借閱人歸還檔案時必須經檔案管理人認真檢查後方可進行銷號。
第七條檔案的銷毀：
檔案銷毀由辦公室報請公司相關部門主管領導及總經理批准後執行，並須由公司指派專人進行監督。
附件1：借閱登記表
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