天元鴻鼎諮詢集團曹雪
美國的暢銷書作家詹姆斯.亞瑟.雷說過的一段話，我印象深刻，十分欣賞。
他說：「使物體從一種狀態轉化到另一種狀態，那就是我們需要利用時間做的事。和流行的觀念相比，有紀律、有組織的生活才是真正自由的生活。
因為紀律性，你會把那些曾經雜亂的、隨機的東西變得有組織、有方向。這種新的定向能像雷射一樣可以集中起來創造出你所需要的東西。
對於領導者來說,每天要處理大大小小各種事務,工作任務與工作時間之間的矛盾就顯得更為突出。在我們現代企業管理中我們時常能能夠看到：某些企業的管理者工作起來常常打亂仗,忙得暈頭轉向,顧東顧不了西,還需要搭上不少陪家人以及休閒娛樂的時間，還是覺得時間不夠用,有一大堆的事等著處理,常為此焦慮、失眠。
不少管理者會抱怨:由於陷入各種繁瑣的事務和應酬,感到時間不夠用,精力跟不上,每天處於疲於應付的狀態。
做領導該做的事情首要就是要做好時間的規劃，在開展工作時,可以要求有關部門制定較為詳細的月或周的工作計畫,並成為一種工作習慣,避免工作時緊時鬆,使工作時間得到合理安排是完全可行的。作為領導者要樹立時間是一種資源的意識,在工作中應該增強時間成本的觀念,養成核算時間成本的思維習慣,比如一項工作可以半天完成的就不要花一天時間,可以開短會解決的事情,就不要開長會,一些領導長篇累牘的講話,召開「馬拉松」式的會議,就是既不尊重別人時間,也沒有時間成本效應觀念的表現。領導者要意識到讓「會議縮水」,節約的不僅僅是自己的時間,而是大家的時間。
如乙個單位有50個人,領導者如果乙個月中將會議壓縮了4個小時,就一下節約出200個小時。留下的時間可以讓下屬更好地完成具體工作。不會管理時間的領導往往會使下屬忙得團團轉。
但從工作績效上看,卻是一種無謂的空轉。
作為企業的管理者要從容的管理自己的時間，是企業有序的良性運轉，可以參考如下幾點管理時間的建議：
一、統籌規劃，利用零散時間：
領導在進行時間規劃時,一是應注意統籌兼顧,保持時間上的彈性,合理分配單位工作、學習、休息的時間,做到勞逸結合,把握好工作節奏。二是要善於使用零散的時間,通過工作規劃的調整,把零散時間集中起來使用。不少管理者在工作中感到時間不夠,主要是缺少整塊的時間來幹一些重要的事情。
其實把零星的事情湊在一起,如乙個下午可以先後安排開兩個會,這樣就可能節約出另外半天的時間。人們在工作中最容易浪費的就是零星時間,做好時間規劃,把零星時間湊整使用或做好工作安排,這裡面有很大的潛力可挖
二、根據層級設定分管範圍
本來應當屬於下屬的事情,他親自動手,甚至對職工實行越級管理。表面上看起來,事無鉅細,都親自過問,實際上違反了組織管理的基本規則。如乙個領導幹了下屬的事情,往往會使下屬在工作中產生依賴心理,甚至養成不良的工作習慣,當然對於經驗不足的職工,偶爾的示範和具體指導,也未嘗不可,但仍應鼓勵下屬自己去完成。
而越級管理的結果,不僅削弱了下層管理者的權威,也會導致組織運轉中的混亂無序現象,領導者把握不了自己職責,總是做自己不該做的事,時間當然不夠用。
其實組織層級的設計,本身就考慮到管理者的工作量和工作時間。如只有幾個人的組織一般只有乙個管理層級,而幾十個人的組織往往需要兩個管理層級。而幾百上千人的組織往往需要三個以上管理層級。
乙個領導者領導的組織越大,管理層級越多,越要懂得領導和管理的藝術。處於高層的領導應集中精力把握戰略性問題,用人問題和對工作程序的督查,即使要深入基層了解情況,也只能作為一種不定期的非經常性的工作,這樣才能把自己從大量瑣碎細微的事務中解放出來,集中時間和精力履行自己的職責。
三、始終不脫離工作工作中心及目標進行管理
乙個善於領導的人,在工作中知道應該抓什麼,不應該抓什麼。如在推進一項工作時,領導應該抓的是方向、是目標、是結果的考核。即幹什麼、要達到什麼樣的結果,要做到心中有數。
至於怎麼幹,用什麼方法去乾則應該交給下屬。如果一項工作多人合作完成,則用什麼人,怎樣分工也應該交給具體負責這一工作的人,不要插手下屬份內的事務。
除了抓中心環節,領導在工作中最重要的是把握住工作目標。首先是目標的確立是重中之重。確立工作目標要有充分的調查研究、深入的分析思考,這方面要多花點時間,這是乙個領導份內的工作,這個環節一定要把握住、確定好。
除了目標的確立,目標的考核的作用也不可小視。對於目標的考核,實際上起到對工作的監督和推動作用。只有抓住目標的考核,才能保證工作目標的落實與工作任務的圓滿完成。
領導在工作中,應該避免對工作過程和細節的過度參與。每個人對工作節奏的把握也不完全一樣,領導應該注重的是工作結果的考核。這樣才能最大限度地調動下屬的積極性、創造性。
四、養成良好的工作方法
可以借鑑的乙個提高工作效率的方法就是把你每天的6件關鍵工作分派到各個時間塊：1個小時、2個小時，甚至是乙個時間塊占用4個小時。從專注於自己最重要的工作開始，不要讓自己被瑣事打擾，在劃分好的時間塊內，只做該時間塊內被分配的工作。
養成專注的做完一件工作再開始下一件工作的習慣，不被下週的困難嚇倒，甚至不被明天的計畫困擾，只做好當天的事情，當下的事情。久而久之，你的工作目標就變成了現實。
時間在現代社會已成為一種有限的資源,對於領導者而言,就應該像對待土地、礦產、資金、人才一樣做好時間的使用規劃，有效的時間管理正是提公升生產力的重中之重！
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