為規範某公司分公司（以下簡稱「分公司」）合同起草、審訂，簽約，解除，備案等工作；確保分公司簽訂的合同不違反《中華人民共和國合同法》，並保證分公司利益最大化，風險最小化；經分公司領導研究決定，制定本制度。
本制度所涉及的合同適用於以某分公司（含某公司分公司）名義簽訂的一切合同，包括協議及其他具有同等法律效力的檔案或附件。
第一項明確合同法律關係主體
1. 合同法律關係主體（甲方、乙方，多方合同可增加丙方、丁方......）
2. 與企業、單位簽訂的合同須依據雙方（含多方）企業營業執照資訊註明企業名稱，法定代表人，註冊經營位址，註冊登記號，企業固定****。
3. 與自然人簽訂合同，需要註明自然人身份證資訊中的姓名，性別，出生年月日，住址，身份證號。並寫明現住址及****。
第二項註明合同簽訂所依據的法律法規
1. 註明合同簽訂所依據的法律法規。一般格式為「***方，***方本著平等自願，友好協商的原則，依據《中華人民共和國合同法》有關規定，簽訂本合同。」
2. 涉及專門法律法規的內容，一定要先查閱或請專業律師諮詢相關條款後，確保雙發責任義務合法合規。例：
簽訂勞動合同涉及《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動合同法》；簽訂物業服務合同涉及到地方物業管理條例；簽訂物權歸屬及使用涉及到《中華人民共和國物權法》等。
第三項指導性條款的約定
指導性條款的概述，即業務主要內容的描述。內容包括合同前文「根據…..雙方達成一致約定如下」，合同詞語解釋、合同標的描述（此處標的包括合同業務事項，以及相關要求的描述），驗收方法、爭議解決方式、合同生效等。
第四項履約自然屬性的約定
1. 履約自然屬性一般指完成或達到、交貨、驗收的時間，地點，接收方式，必要的證明條件（明細附件等）。
2. 自然屬性約定必須使用量化語言或數字，切忌模糊不清，包括日期、時間，地點，價款，酬勞，質量，數量，重量，驗收條件等。如：
「2023年3月1日」和「2023年3月1日前」；到達「天津市河東區某社群小區」和「到達天津市河東區某社群小區物業服務中心指定地點」的區別。
第五項權利義務條款的約定
1. 明確合同簽訂各方所享有的權利和必須要承擔的義務。
2. 權力義務條款是直指合同目的的條款，就是需要合同對方有所作為或不需要有所作為的條款。這類條款直接關係到合同目的的實現，也是合同當事人要求對方實現己方合同目的的依據，因此這類條款大致包括合同標的交付，款項結算、履約方式和程式、標的驗收、擔保、保修約定等。
權力義務條款講究細緻，以完善無缺為要。
3. 所以在權力義務的起草上，除了來自專業業務人士的指導、業務合作談判的結果和溝通內容之外，可以極盡可能的約定，只要合同對方不反對即可。
第六項違約責任條款
合同雙方須明確甲乙雙方的違約認定項，明確違約賠償金額，違約時間，違約事項認定等。
第七項法律責任約定
約定合同簽訂雙方出現違約或不能及時履約，雙方解決爭議的方式和途徑，以及合同糾紛管轄權問題的約定。
第八項當事人簽訂合同項
1. 與企業或其他單位簽訂合同，合同簽訂需要企業或單位的公章及法人章，涉及特殊要求的，要加蓋合同專用章或財務章。同時，企業或單位的營業執照影印件（三證合一版），法人身份證影印件需加蓋公章。
2. 授權他人簽訂合同的，除提供上述檔案外，需要提供授權委託書，授權人身份證影印件並加蓋公章、法人章。
3. 與自然人簽訂合同的，除自然人提供身份證影印件外，必須在合同上存留指紋印記。
第九項合同附件
1. 合同簽訂項中需要後附明細的檔案。
2. 甲乙雙方的資質及其他與本合同有關的證明。
3. 其他涉及本合同的資料和檔案。
示意圖說明：
1、 平台合同簽訂，由人事行政部全程跟蹤辦理，組織會簽。如遇相關負責人提出異議，人事行政部知會經辦人，並返回上一流程。
2、 所簽合同涉及付款業務的，須依據分公司財務要求，在合同條款擬定時，就先提供票據後付款的問題做出明確規定，避免合同風險。
3、 所簽合同涉及收款業務的，財務部門須為經辦人或他方開具收據或合同約定的發票。
示意圖說明：
1、 專案合同簽訂，由專案主控部門全程跟蹤辦理，組織會簽。如遇相關負責人提出異議，專案主控部門知會經辦人，並返回上一流程。
2、 專案主控部門不指單一部門，以涉及專業業務對口部門為準。
3、 簽合同涉及付款業務的，須依據分公司財務要求，在合同條款擬定時，就先提供票據後付款的問題做出明確規定，避免合同風險。
4、 所簽合同涉及收款業務的，財務部門須為經辦人或他方開具收據或合同約定的發票。
(一) 分公司平台人事行政部負責合同編號及存檔的規則制定、監督檢查工作。
(二) 分公司所屬各專案綜合辦公負責人負責合同編號指導及存檔工作。
(三) 由分公司及各專案內部經辦人起草的合同，由經辦人依據分公司平台的編號標準，對合同進行編號。他方提供的合同，有編號的，按他方編號執行；無編號的，按我方編號標準新增編號執行。
(四) 各類合同均按分級編碼進行分類編號。各級編碼之間使用「-」進行連線。
(五) 合同編號辦法
1. 一級編碼：分公司的簡化名稱拼寫，rkwytj（融科物業天津）。
2. 二級編碼：專案名稱簡化拼寫，如：jyw（某社群），xsd（橡樹島）。平台可人事行政部為rsxzb，財務部為cwb。
3. **編碼為合同名稱分類。根據部門名稱分為「行政」、「綜合」、「工程」、「採購」、「保潔」、「秩序」、「客服」、「財務」**分別為xz、zh、gc、cg、bj、zx、kf、cw。
4. 四級**為擬定合同的日曆**。如：「20160321」為2023年3月21日擬定的合同。
5. 五級編碼：根據合同簽訂先後順序編流水號，編號**為兩位阿拉伯數字，從01自99分別連線至各四級**之後。
6. 編號舉例：如分公司某社群專案與天時達電梯在2023年12月5日簽訂的乙份技術服務合同，則其合同編碼為：rkwytj-jyw-gc-20151205-01
(六) 合同存檔辦法
1. 單獨建立合同檔案，可以採用檔案室、檔案櫃、檔案盒的形式（視合同量和合同保有量及物業行業標準設立，此處不再贅述）。
2. 平台依據一二級編碼設定合同存檔分類。各專案依據
三、四、五級設定合同存檔分類。
3. 依據合同編號的時間順序將合同原件及有關附件（如不具備原件，可視情況用影印件代替）存入設定好的合同檔案分類。
4. 合同檔案必須要制定和合同存放檔案實物相符的合同目錄。如有變動及時更新。
5. 合同檔案存放地點在合同目錄上進行標示，如位置發生變化，及時更新合同目錄。
6. 合同檔案依據分公司檔案管理有關規定，製作合同檔案側簽及標示。
7. 合同屬公司內部機密檔案，借閱及使用，依據分公司平台和各專案管理審批許可權確定。原則上，專案部門負責人以下級別員工無權借閱。
8. 建立合同借閱及使用登記制度，接觸合同者，必有登記。
分公司平台及各專案涉及如下事務，必須簽訂書面合同或協議。
1. 錄用員工，或聘用其他以勞務輸出形式的自然人。
2. 參加專案招、投標，約定物業服務。
3. 委託自然人或法人以分公司（包括各專案）名義辦理有關事務。
4. 勞務派遣，社保**，招聘委託，財務審計及其他事務委託。
5. 租賃裝置，大宗裝置採購，占地，施工改造，維修工程，養護工程，綠化工程，施工清理，裝置保養維護等。
6. 占有或使用物業所屬產權，管理權，使用權的一切設施、裝置，房屋，用地行為。
7. 償債，轉讓，收取等所有涉及物權和產權的相關事務（包括但不限於與業主就車位租賃，銷售，占地等事務的合同）。
8. 水，電，暖，電信，網路的使用、維修，占用事務。
9. 國家法律法規及地方法律法規所規定的必須簽訂書面合同或協議的有關事務。
10. 他方單位要求，合法合規，且不危害分公司利益的其他合同或協議。
(一) 合同經辦人全程負責合同會審流程中「甲乙雙方或多方履行合同條款」的跟進。
(二) 合同經辦人，涉及合同履行條款的相關責任人（如：維修合同涉及工程；按時付款，涉及財務人員）須對已簽合同的時間節點，履行地點，履行方式知悉，清楚。涉及我方相應的違約條款，嚴禁忘記或拖拉。
(三) 如在合同履行過程中，他方發生違約，我方須第一時間採用正式函件，知會他方，並留存函件影印件和證明他方已收到的有關證據（快遞單，郵件回執等）。
(四) 如因我方違約，依據合同條款，盡可能的與他方協商解決。
(五) 合同或協議即將到期，需要續簽的，相關負責人要及時補簽。
(六) 合同履行過程中，需要變更相關條款的，相關負責人依據本制度規定重新執行合同擬定流程，合同會審流程，確保分公司權益。
(七) 因客觀原因或不可抗力造成合同無法履行的，須已書面方式終止或解除合同，如遇他方在法律意義上消失或不存在的情況，須提報人民法院公證處公正。
(一) 嚴格執行合同擬定流程。如遇他方擬定的合同，也要按合同擬定流程將合同內容過一遍，確保不損害分公司權益。
(二) 在管轄權方面，盡量爭取在天津地區（對我方有利）
合同管理制度
第一章總則 第一條為加強合同的管理，規範和約束公司的經營行為，維護公司的合法權益，杜絕風險存在，根據 合同法 及有關法律法規，結合公司的實際情況，特制定本制度。第二條公司對外發生以下業務，均須以書面形式簽訂合同。1 對外投資 接受投資 2 借入 借出 款項 不含公司內借款 3 分兩次以上收 付 款的...
合同管理制度
第一章總則 為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據 中華人民共和國合同法 及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。1 公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。2 本規定提出了合同管理的操作流程和管理要求，旨在確保合同的起草 簽訂 履行及終止能規範有序地進行，防範與控制合同風險，有效...
合同管理制度
一 目的 為規範公司合同管理，防範與控制合同風險，減少合同損失，有效維護公司合法權益，根據 合同法 及其它有關法律規定，結合公司實際情況，制定本制度。二 合同的定義 1 本制度所指合同為公司與外部發生的經濟業務往來而簽定的經濟往來檔案，分為格式合同和非格式合同，包括但不限於 公關服務合同 品牌 合同...