前言[適用範圍]：公司各部門
[規範目的]：為規範公司對外置待的管理程式，提高接待管理水平，做好公司對外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規定。
***參觀接待流程和指引(流程圖參見附件一)
1、接待來訪前期確認工作
1.1、來訪時間及賓客資訊確認
1.1.1預約到客人後，盡快確認賓客來訪時間（年/月/日/時）。
1.1.2需要盡快確認賓客的隨行人數。
1.1.3需要確認接待的地點。
1.1.4需要確認賓客資訊，確認接待級別。（姓名、單位、職位、頭銜等）
1.1.5需要了解客戶公司經營性質。
1.2、接待活動主題以及來訪情況確認
1.2.1確認賓客的來訪目的以及合作誠意。
1.2.2客戶預期談判的內容。
1.2.3明確此次來訪帶來的深遠影響。
1.2.4根據上述確認此行活動的主題。
1.3、來訪安排
1.3.1製作客戶接待安排表、一式三份，於客戶到訪前一星期呈總經理、副總經理和部門負責。
1.3.2接待安排（接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排）。
1.3.3會議安排
客戶來訪前應根據客戶級別相應知會部門負責人、總經理或副總經理，以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通知總經辦，以便確認。
1.4、資料稿件準備確認
1.4.1根據每次接待的不同以及需要準備：匯報演講ppt、匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產品彩頁等。
1.4.2辦公室負責準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產品目錄、公司介紹投影裝置等。
1.4.3產品參數列、樣品等，應事先與相關人員聯絡以確保無誤。
1.4.4重要客戶來訪，必須制定詳細的《接待方案》，呈總經理、副總經理及市場部經理。
1.5、成立接待小組（詳情參見附件二）
根據每次接待情況的不同，組建接待小組。
1.5.1接待介面人：統一受理來訪需求，並協調確定接待負責人，接待結束後負責接待資訊歸檔、傳遞。
1.5.2接待助理：制定接待計畫、進行接待準備工作，協助填寫客人來訪記錄，可參與實施接待。
1.5.3接待負責人：對此次接待效果負責；需積極配合檔案投入處的協調安排，承擔接待工作。
1.5.4各環節具體負責人（例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置——行政部；講解人員——技術支援部；等等。）
2、接待來訪前期準備工作
2.1、吃、住、行安排（詳情參見附件三）
根據實際情況安排接送（飛機、船舶、火車）。
2.2、制定參觀路線
2.2.1根據來訪前確認的相關資訊，制定參觀路線。
2.2.2根據我方希望展示的方向，制定參觀路線。
2.2.3根據來賓要求制定相關參觀路線。
2.2.4繪製參觀路線圖/參觀路線流程。
2.3、公司整體布置（詳情參見附表二）
2.3.1外部：
①歡迎橫幅
②指示水牌（大堂、電梯出口、樓梯間等）
③花籃/植物綠化
④kt版簽名牆
⑤紅地毯
（以上資訊可以根據每次具體來訪而定）
2.3.2內部：
①紅地毯（按照參觀區域布置紅毯）
②植物/花盆裝飾
③果盤/茶水/咖啡
2.3.3特殊：
①展廳——產品展示、除錯、演示、講解。
②會議室——公司宣傳冊、產品彩頁、投影裝置、演示樣品。
③會客室——果盤、茶水/咖啡/飲料、香菸（菸缸）、打火機等。
（以上資訊可以根據每次具體情況而定）
2.4、採購接待所需物品（詳情參見附表二）
根據每次接待活動的實際情況而定。操作流程：
①接待小組提出一定訴求；
②行政部門製作預算**呈批；
③行政部獲批後進行採購；
④根據要求進行布置/裝飾。
*消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香菸、一次性紙杯、鮮花等）
*迴圈用品（套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等）
*特殊用品（機器裝置等）
2.5、員工面貌整理（詳情參見附件四）
統一要求全體員工職業裝接待。
2.6、人員安排（詳情參見附表二）
2.6.1調配人員（整體調控各項事物的順利進行，例：總經理助理、接待助理、接待配合部門經理等。）
2.6.2各環節負責人
2.6.3禮儀人員
2.6.4其他人員
3、接待來訪當日具體工作
3.1、車輛待命
根據前期確認資訊具體制定車輛安排計畫表（具體方案由行政部主要策劃）。
3.1.1車輛等級：
①一級——高階接待
*高階商務車（豐田三花、賓士商務等）。
*高階轎車（賓士、寶馬等）。
②二級——中級接待
*中級商務車（別克商務、日產商務等）。
*中級轎車（雷克薩斯、大眾等）。
③**——普通接待
*普通商務車（東風商務車、江淮商務車等）。
*普通轎車/打車。
3.1.2機動車輛：安排一到二輛隨即車輛，應對突發狀況。
3.2、裝置除錯
產品裝置除錯：
①第一階段：定下來訪計畫後，根據計畫所需展示的產品，進行調動與調配。
②第二階段：來訪前一天，最終裝置除錯。
③第三階段：來訪當天，進行最終裝置確認。
3.3、工作人員到位
①接待前一日開會，最終確認審核各項事物的安排情況。
②接待當日，所有參與接待人員提前到崗。
③最終確認每項環節的安排，防止出現紕漏。
3.4、領導會晤
①陪同人員參與會晤（接待主負責人、副總、經理、總助、會議速記等）。
②會晤期間，所有接待人員待命。
3.5、結束送行
①根據身份確定規格而定。
（一級客戶送至公司門口、汽車旁。二級**客戶送至公司門口等）
②送行至門口或車旁揮手致意，方可離開。
4、接待來訪後期總結工作
4.1、**回訪、後期跟進
接待小組/具體專案組執行：
4.1.1接待活動結束後乙個星期內，給予對方**回訪，檢視此次接待的反響，以及客人的意見。
4.1.2對於會議上提出的相關問題進行跟進並執行。
4.2、總結會議
4.2.1接待活動結束後，所有參與此次活動的重要職能部門參與總結會議。
4.2.2總結並記錄此次接待活動的利弊。
4.2.3成員們提出，對於日後接待活動的意見，並逐漸修正完成各項具體流程。
4.3、總結整理資料留檔
4.3.1接待小組收集每次接待的相關資料以及**，整理歸檔。
4.3.2相關部門收集整理接待相關資料以及**，便於後期業務跟進。
5、特別注意事項（詳情參見附件三）
6、保密原則特別申明
接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內外有別，嚴守本公司商業機密，對不宜對方攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。
【結束語】
茲為促進公共關係擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規定，此規定從頒布之日起執行，請各部門員工嚴格按照規定執行公司接待事務。
附件一***客戶來訪接待流程圖
注：1、 為接待部門執行， 為接待小組執行。
2、 為需要才執行的流程， 為必須執行的流程
附件二***客戶來訪接待人員職責說明
一、接待介面人
1、處理接待資訊
一般有兩個**：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。並要有相關領導批准，並對其要求參觀交流的內容進行審查控制。
2、確定接待負責人
根據來訪內容協調確定接待負責人及接待助理，並向接待負責人及接待助理提供申請方的基本資訊及****。
3、歸檔儲存接待記錄
接待介面人歸檔，建立客戶接待資訊庫，對其中有價值的資訊知會相關領導。
每月向幹部處及相關主管提交接待人員的表現情況，作為工作考核參考。
4、資料維護
負責組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內容。要符合公司宣傳策略，把好資訊保密關。
二、接待助理人
1、進行接待安排
①制定詳細接待計畫。
②確定來訪的議題及來訪時間、地點。
③明確雙方與會人數、人員姓名、職位。
④作好接待日程安排及議程安排。
⑤與接待負責人確認此接待計畫。
⑥禮品資料準備。
⑦會議準備。
⑧填寫任務令及工作聯絡單聯絡相關部門準備。
2、接待工作記錄/意見反饋
①填寫《接待記錄》，記錄會談的內容、來訪人員的資訊資料等。
②接待後組織會議，收集意見。
三、接待負責人
實施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀，為客人講解與客人交流。
附件三***客戶來訪接待注意事項
一、接待注意事項：
1、接機
①舉的牌子應該有公司名、人名和歡迎辭。
②客人來了要主動接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。
③接機的車子要按生意情況和來人官階來定。
2、吃飯（根據情況選定餐廳）
飯桌上談生意是中國的特色。顧客定方向，主人定消費額度。菜的個數應該比人數多一道，酒水佔總金額的40%。問過客人之後再定餐廳，菜可以先點好，依照客戶進行小改動。
3、酒店
根據客人需求和級別來訂酒店。（三星——五星）具體方案由行政部制定。
二、特別注意事項
4、送禮
送禮；酒店是最好的地方。1.一二級客人可以旁敲側擊詢問他家裡的情況，談到最多的人就是送禮物件。2.**客人應先用小禮物試探一下，再用大概兩倍於它的工資的錢活動。
5、合影
這是大部分民營企業忽略的一點。即拍即印，再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子。
6、必要擺放
在客戶座位前應該有名牌，包括公司和姓名，如果官位比較大也要寫上職位。還要筆記本，有關公司的書面資料等。
7、幻燈片
對於公司的歷史要簡明扼要，而關於兩公司的合作歷史要詳之又詳。對於自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實，但不用什麼都說。
8、參觀廠房
在顧客來之前就要準備演示，需要有人通知客人即將參觀的車間，而且要專人展示（只展示基礎的東西）。但核心技術要說的比較深奧，而且沒必要展示。
9、反饋
在最末一次餐飯上，一定要問一下賓客他們的感受，乙個為了改善自我，另外也為了了解情況。
附件四***客戶來訪接待人員著裝要求事項
一、男士：
1、襯衫、領帶、西裝（成套）、皮鞋。
2、不需留長髮、蓄長鬚，留長指甲；整體儀表乾淨整潔。
二、女士：
1、職業套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、**（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分適宜）。
2、換淡妝、頭髮整潔（盡量要求紮髮或者盤髮）。
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