還有一類重要的檔案叫流程。流程是描述跨部門、跨崗位的業務活動步驟的專項檔案，例如《招聘工作流程》、《訪客接待流程》、《檔案發布流程》等；
工作流程怎麼建立，二維歸位法：
我們看縱向是崗位，橫向是職能。比如說職能一是培訓工作，崗位甲去收集培訓需求，崗位乙做培訓方案，崗位丙實施培訓，崗位丁做培訓考核。在培訓環節上面，把所有人做的所有事情列出來「∑」一下，就形成了乙個流程。
看橫向這個崗位甲在職能一培訓上做什麼，職能二招聘上做什麼，職能三考核上做什麼，橫向的「∑」就變為崗位甲的職能描述。如果只是我自己乙個人做一件事情，我先拿出筆然後取出紙，隨後記錄一些東西，我們把它叫流程，一般叫規範或者細則檔案。
除了上述核心檔案，為提高管理檔案易用性，根據核心檔案或在核心檔案基礎上編制的檔案。
● 流程圖：採用圖示、圖示等符號直觀描述某項管理流程中各要素運轉的過程。例如《核心管理檔案審批流程》。
● 手冊：按使用者的角度對資訊進行分類彙總，方便使用者查詢的指導性檔案。例如《員工手冊》、《前台工作指導手冊》、《銷售手冊》等。
● 模板：具有規範格式的用於資料採集的工作介面。例如《季度工作計畫模板》、《行政費用月度統計模板》等。
● 工作記錄：使用者將模板檔案填寫了內容形成的檔案。
我們可以通過乙個案例看一下制度體系是如何構建出來的。
二、編寫操作規範化
為了打造「流水線」，除了結構設計，「生產」制度所需要的所有操作過程，都要學習製造業，盡量規範化、流程化、標準化，這樣才能提高效率，保證質量。
● 制度名稱規範：唯一的名稱，體現出職能和制度的層級；
● 編號規範：唯一的編號，並且從編號中能夠分辨出職能的歸屬；
● 版本規範：用於分辨不同階段、各個版本的檔案，也能記錄檔案公升級的過程；
● 檔案格式規範：字型、字型大小、段落、頁首頁尾、**等全方位的規定，體現乙個公司的形象，也方便檢視。
● 審批規範：提前設計審批許可權標準，規定好審批流程，保證制度審批的合法高效。
● 制度發布規範：檔案統一發布渠道，向發布範圍準確發布，並保證接收人有效接受。
● 制度存檔規範：所有檔案分類存檔，方便查詢。
● 制度修訂的規範：規範的修訂流程幫助不斷改進制度。
……以上的規範和標準制定起來並不難，一旦制定出來，就要在公司內容進行培訓，並監督嚴格執行，保證大家的行為都符合規範，這樣就會節省很多的時間。
三、內容組織結構化
制度最核心的部分是內容。這種「軟體」產品是傳統製造業從沒有涉及到的，因為需要通過人腦的加工，每個產品都是獨一無
二、無法複製的，那麼如何能實現「流水線」呢？我們需要從制度所要描述的管理物件著手，來剝開現象看本質。
我們舉個編寫「財務章蓋章流程」的例子看一下如何找到這些獨一無二的「產品」的共性。
常見的編寫過程如下：
◆ 首先「客戶」提需求：蓋財務章的流程比較亂
◆ 編寫人了解現有的做法，並和相關部門和領導溝通，確定流程。
◆ 編寫人把確定的流程轉化成如下的文字：
1. 蓋財務章由需要對檔案進行蓋章的人提出申請。
2. 申請人填寫《財務章蓋章申請表》。
3. 申請人主管上級和總經理簽字。
4. 將經審批的《財務章蓋章申請表》原件提交財務管理部。
5. 財務管理部對檔案進行蓋章。
6. 蓋章後的檔案影印在財務部留底。
這樣寫出的流程很容易出現下面的問題：
● 如果新增乙個「合同章」沒有流程怎麼辦？
● 如果財務章需要外帶怎麼辦？
● 如果新增的「合同章」授權給專案經理審批怎麼辦？印章不是由財務部來保管怎麼辦？
● 如果蓋章檔案已經經過了其他方式的審批，可否不用再填寫《蓋章申請表》？
● 如果蓋章檔案有底聯不用影印留底怎麼辦？
● ……
解決辦法只有乙個：重寫
為了減少將「產品」報廢造**力、財力的浪費，我們對「財務章」這一管理物件進行分析，發現我們可以把「印章」作為我們編寫制度的「管理物件」，全面分析其可能遇到的業務和流程，所以我們按如下思路來思考問題：
◆ 管理物件是什麼？——印章管理的物件（可以分成a、b、c三類）
◆ 業務活動是什麼？——印章的刻製、保管、蓋章、外帶、銷毀……
◆ 業務流程怎樣？——分別詳細規定上述每種業務活動的流程。
◆ 管理角色都有哪些？——申請人、審批人、保管人、監督人 ……
◆ 控制方法的方法是什麼？——例如a類章鎖在保險櫃中，兩人監督使用，保留影印件；b類章部門保管，登記使用等等。
◆ 哪些資訊需要管理？——刻章申請表、蓋章申請表、蓋章登記表……
想清楚上面的問題，使用文字、圖示等表達出來就完成了乙個檔案內容的編寫。
儘管我們處理的管理物件每次都是不同的，我們都可以通過上述的六個步驟來思考，同時解決所有類似的問題，達到事半而功倍的效果。
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