物業管理部採購管理制度
hdbh03-物字-（）年（）號
第一章總則
1.1目的
規範物業管理部內部採購流程，明確採購責任，對採購過程進行管控，使採購過程達到高效透明，採購物資質優價廉，結合各地公司實際情況，特制定本制度。
1.2範圍
本管理辦法適用於**國際所有已開業百貨門店以及籌建門店。物業管理部需要的所有物資（如辦公用品、工程保養、修繕、保潔、保安等）的採購活動。
1.3內容
本管理辦法包括總則、採購物資的分類，採購計畫控制，採購的申請及審批，
物資的採購與驗證，物資入庫及報賬，監督與管理，附則。
第二章採購物資的分類
2.1零星採購分類：
辦公用品單品單價單價<500 元
維修物料單品單價<500 元
保潔單品單價單價<500 元
保安單品單價單價<500 元
第三章採購計畫控制
3.1 計畫採購3.1.1物業管理部根據上一年度各類耗材的實際用量，編制本年度耗材採購計畫表，詳細標明名稱，規格，數量，需要日期，質量要求等資訊，便於**商**。
3.1.2物業管理部根據編制出來的年度採購計畫表進行當地市場調查，制定全年度計畫採購預算。
3.1.3年度採購計畫表分解到每個月度，分解每月需要的耗材的種類及數量。
3.1.4物業部採購負責人根據貨品庫存情況在每月5日前編制該月採購計畫並報物業管理部經理審批，採購計畫應說明物品名稱、規格、數量、需要日期、單價、質量要求（必要時）等，物業部經理審核批准後方可執行。
3.2.緊急採購
3.2.1對於不在年度採購計畫表中的耗材，單品單價<500元的物品，採購應在實際採購發生的2日內補填《採購計畫審批表》，並報審批人審批，採購人按實際發生日期補填相關記錄，要求用標識（j）標明。
3.3採購檔案
3.3.1採購檔案應包含1）採購合同2）採購計畫審批表 3）發貨單及入庫單4）合格供方名單
3.3.2在上述採購檔案中，由申請單位表述出擬採購物品的有關資訊，包括：
1）對供方物品/服務的質量要求、安全要求、驗收規範，採購物品的引數、規格、數量，供貨時間，保修期限等。
2）對供方的加工、服務過程，供貨的交付程式的要求。
3）對供方裝置及人員資格的要求。
4）對供方質量管理體系的要求（優先選擇通過iso質量管理體系認證的供方）。
第四章採購的申請及審批
4.1採購的申請及審批
4.1.1物業部採購負責人在每月5日前編制該月採購計畫並報物業管理部經理審批，採購計畫應說明物品名稱、規格、數量、需要日期、單價、質量要求（必要時）等，。
4.1.2物業管理部經理根據本月計畫以及耗材庫存情況，審核本月物資採購表，審批後交由分管副總或者總經理核批。
4.2價值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產配置審批表》，並報公司逐級審批。
第5章物資的採購與驗證
5.1採購物資招標
5.1.1根據年度計畫表的預算，全年耗材總預算超過2000元以上，必須進行招標，必須堅持貨比三家，等價擇優，等質擇廉，講求效益，保證質量的原則。
選擇信譽好，貨品齊全，質量保證的公司，全年分批次供貨。建立長期穩定的合作關係。
5.1.2採購的耗材單價必須依據集團下發的物資採購價目表進行，爭取更大的優惠。
5.2採購物資採購與驗證
5.2.1物業管理部採購負責人根據簽批的採購單，通知中標**商送貨，
5.2.2採購回的物品須經過物品使用人或相關資質人員驗證合格後方可使用或入庫，驗證人員和採購主管分別在《採購物品驗證記錄》上按規定記錄和確認。
5.2.3驗證過程中發現不符合要求或者有缺陷的貨品，必須進行登記，更換成物品使用人要求的貨品，驗收後補充入庫。
5.2.5 驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。
5.2.6 在供方的現場實施驗證
1）若合同規定需在供方現場驗證採購物品時，由物業部組織相關單位在供方處對所購物料現場實施驗證。
2）採購人員應事先與供方做好驗證安排及驗證方式，以便驗收活動順利實施。
.2.8緊急採購的物品，同樣要求使用人與採購人員同時驗證後再進行入庫登記。
第六章物資入庫及報賬
6.1物資入庫及報賬
6.1.1採購回來的物資由提出採購計畫的使用人、採購負責人等驗收，驗收合格後交庫管員辦理入庫手續並填寫物資入庫單，留下記錄。
6.1.2採購活動結束後，由參與採購的所有人員在報賬單據上簽名後，方可報賬。
6.1.3按月採購，分批次送貨，每月由供貨方開具增值稅發票，至財務進行結算。
第七章監督與管理
7.1採購活動沒有按上述程式辦理，視為私自採購，一經發現，要追究當事人和有關領導的責任，私自採購造成損失的，有關當事人要賠償所造成的損失。
7.2審計監察中心不定期對大宗物品採購過程、結果進行審計監督，對於監督檢查過程中發現的違紀違規行為，及時提出處理意見，上報集團領導。
第八章附則
8.1本辦法解釋權屬事業部開店部，未盡事宜由各門店物業管理部補充、修改。
8.2本辦法自公布之日起實施。
8.3附件**。
附表一年度維修材料統計列表
附表二：入庫登記表
入庫登記表
附件三：物品申請表
物品申請表
申請人批准人倉庫員物業經理/主管
附件四：物料領用審批單
附件三：物品管理台賬
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