文件立卷歸檔制度
1. 目的
科學、規範地儲存公司資訊資料，面向全公司提供資源共享。
2. 範圍
適用於公司各部門對文件立卷工作的管理。
3. 職責
3.1 辦公室指定兼職檔案管理員一名，負責整個公司文書類與其他類檔案的管理。
3.2 各部門指定兼職檔案管理人員一名，負責本部門文書類與其他類檔案的管理。
4. 過程控制
4.1 辦公室指定兼職檔案管理員一名，負責整個公司文書類與其他類檔案的收集，整理與妥善保管，形成公司的綜合性卷宗。面向全公司提供資源共享。
4.2 檔案管理人員根據統一劃定的檔案歸檔範圍與保管期限，制定統一分類大綱並以此為根據對各部門文件管理工作進行監督和指導；配合公司的發展，逐步建立電子文件，加強資料庫建設。
4.3 辦公室檔案管理人員定期對各部門的檔案工作進行檢查並形成記錄；負責定期組織各部門檔案工作人員進行培訓和學習以提高專業知識與技能。
4.4 公司員工要有檔案收集分類意識，單獨事件處理完畢後主動將資料交給檔案人員歸檔。
4.5 對檔案資料管理不善、導致檔案遺失，對部門經理及經辦人予以處理。
4.6 各部門設兼職檔案管理人員一名，負責本部門檔案檔案資料的收集工作，根據歸檔範圍負責區分鑑別部門應向公司歸檔的檔案資料並整理立卷、建立目錄，其分類方法和原則與公司保持一致性，定期向公司辦公室移交檔案檔案。
4.7 各部門兼職檔案管理員，負責檔案資料的基礎處理工作。對準備存檔的檔案仔細檢查，其紙質、字跡、摺疊方式等是否規範，對本部門所轄範圍內的檔案進行歸卷整理，注意查缺補漏，保證歸檔檔案的完整和案卷的質量，負責建立本部門檔案目錄，定期向公司辦公室檔案管理人員移交，保留移交記錄。
4.8 無論專職還是兼職的檔案管理人員在崗位異動或辭職時務必將手中資料照目錄全數移交，並作好移交記錄。
4.9 文件管理：
4.9.1 查閱
a) 嚴格執行資料檔案的查閱制度及保密紀律。
b) 公司各部門只能進行與其有關的內容查閱，若查閱其他無直接關係的資料、檔案，則必須經相關部門經理審核、批准後方可查閱。
c) 外來單位來公司查閱資料，須經總經理簽字同意，方能查閱。
d) 查閱時不得將資料、檔案帶出辦公室，查閱時不得擅自抄錄、塗改、影印。
4.9.2 借閱
a) 公司各部門只能進行與其有關的內容借閱，嚴格按照借閱手續進行登記，並約定歸還時間，按時歸還。因工作需要不能按時歸還，可辦理續借手續，逾期不還，將通報批評。
b) 借閱後不得任意毀壞、修改、抄錄、公布所借閱資料檔案，借閱的檔案不得轉借他人。
c) 借閱重要檔案原件（如：營業執照、資質證書、開發專案等證），必須經總經理簽字批准，方可執行。
d) 借閱的資料原則上應當天歸還。
4.9.3 領用
a) 一般情況下不允許員工領出原件，如需要領出，則需其本部門經理簽字並由辦公室負責人簽字的審批單，方可領出。特別重要的檔案及資料必需有分管辦公室工作的負責人簽字。
b) 領用資料狀態為影印件，可僅由本部門負責人簽字。
c) 外來單位來公司查閱資料，須持本單位介紹信，並經我公司相關部門的負責人簽字同意，方能查閱。
d) 領出檔案資料必須進行嚴格的登記，並留下審批單以備案（審批單要求填寫完整）。
4.9.4 其他
a) 員工離職時，應還清所借閱檔案資料，並由檔案管理人的簽字認可，方可辦理其他相關離職手續。如有遺失，追究相關責任。
b) 檔案、資料在使用期內，因特殊需要，管理人員有權催還。
5. 相關記錄
5.1 《查閱登記表》
5.2 《借閱登記表》
5.3 《檔案領用審批單》
檔案立卷歸檔制度
7 三 立卷歸檔時間 1 黨群 行政類檔案材料在次年3月底前歸檔。2 基建專案和專題性 成套性檔案在專案完成或通過鑑定驗收後兩個月內歸檔。3 儀器裝置檔案在裝置安裝後乙個月內歸檔。4 財會檔案由原單位保管兩年後歸檔。5 人事類檔案根據工作需要可隨時歸檔案。四 立卷歸檔要求 1 歸檔的檔案材料一律用鋼...
檔案立卷歸檔制度
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