公司文書檔案立卷歸檔制度

為保證公司檔案的完整性，加強文書檔案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有儲存價值的材料，都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整。結案後及時交專（兼）職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

三、檔案材料的收集管理

1．堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專（兼）職檔案人員，負責管理本部門的歸檔材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2．凡公司繕印發出的公文（含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆、請示、**檔案含被**的原件）一律由辦公室統一收集管理。

3．一項工作由幾個部門參與辦理，在辦理過程中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議檔案由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專（兼）職檔案員的職責：

1．了解本部門的工作業務，掌握本部門材料的歸檔範圍，收集管理本部門的歸檔材料。

2．認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接手續。

3．承辦人員借用歸檔材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用材料登記手續。

五、歸檔範圍

1．重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要等。

2．上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等材料。

3．公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

4．公司的請示與上級機關的批覆。

5．公司反映主要職能活動的報告、總結。

6．公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿等。

7、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。

8．公司幹部任免的檔案以及關於職工獎勵、處分的檔案。

9．公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1．各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料，由專（兼）職文書集中統一保管。

2．各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時歸檔材料歸卷使用的「案卷類目」。「案卷類目」的條款必須簡明確切，並編上條款號。

3．公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導批存的歸檔材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

4．專（兼）職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料，按照「案卷類目」條款，放入平時儲存檔案的卷夾內「對號入座」，並在收發文登記薄上註明。

七、立卷質量要求

1．為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室檔案員負責組卷、編目。

2．案卷質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。

3．歸檔材料的種類、份數以及每份材料的頁數均應齊全完整。

4．在歸檔的材料中，應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**件與原件、多種文字形成的同一檔案，立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯絡，也可隨同絕密文電立卷。

5．不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。

6．卷內材料應區別不同情況進行排列，密不可分的材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其他材料依其形成規律或特點，應保持檔之間的密切聯絡並進行系統的排列。

7．卷內材料應按順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8．永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

9．有關卷內材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

10．案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

11．案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂前，卷內材料要去掉金屬物，對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

12．案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內檔目錄）一檔一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入捲盒，置於檔案櫃內儲存。