發文管理制度

為了規範公司發文流程，提高發文效率，特制定如下規定：

一、檔案的起草

1.事先溝通。起草人在正式起草重要檔案前，事先與相關部門、管理者溝通情況，達成初步意見。

2.檔案內容做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確。

3.統一格式。檔案標題為三號或小三號字，加粗，正文為四號或小四號字，字型如無特殊要求，一般為宋體，頁邊距上下左右均為2厘公尺，落款處應註明發文機關名稱、發文日期，如有與檔案內容有關的隨文傳送檔案,材料等,須另附紙張，在紙張頂端左側標明「附件」，定稿後須在落款處加蓋與發文機關名稱相對應的公章。

公司紅頭文還應註明主送、抄送、報送機關。

二、檔案的審批

檔案起草完畢須填寫河北以嶺集團****發文稿紙上相對應的內容，送達直接審批人手中，審批人因外出不能在第一時間看到檔案的，由辦公室人員（或第三方）及時**請示。最終意見批示後，即時發回申請人。

三、檔案的下發

審批者對檔案內容均無異議，發文者方可根據檔案中所規定的主送、抄送、報送部門正式下發檔案。公司紅標頭檔案在發文前還須填寫發文字號，再進行下發。檔案實際接收人須在發文簽收登記本上簽字確認。

檔案須傳送北京以嶺藥業的，應及時傳真，並做好傳真後的登記，包括傳真時間、接收人。

四、檔案的存檔

檔案下發完畢，應留乙份於秘書科處存檔，秘書科工作人員根椐檔案的類別，進行整理歸檔。

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