柳州辦事處辦公管理制度
1.目的
為維護公司良好形象，加強柳州辦事處辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本規範，明確要求，規範行為，創造良好的企業文化氛圍。
2.原則
2.1 辦公管理貫徹 「規範、效率、效益」的理念
2.1.1 規範:以制度規範辦公管理
2.1.2 效率：有助於提高整體工作效率
2.1.3 效益：減少資源耗費，降低成本
3.範圍
3.1 辦公管理的範圍包括:
3.1.1 檔案管理
3.1.2 辦公用品管理
3.1.3 郵發管理
3.1 4 檔案列印管理
3.1.5 辦公現場管理
4.檔案管理
4.1 歸檔範圍:
4.1.1 由柳州辦事處接收和南寧總公司發出的正式公文。
4.1.2 上述公文主要指：
公司各類規劃、年度計畫、規章制度、統計資料、財務審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經營情況報告及報表、公司級會議記錄、領導報告、決議、合同、協議、專案方案、通告、傳真電報等。
4.1.3 總公司及柳州辦事處委派人員人事檔案、委任書
4.1.4 各類證書
4.1.5 以上內容的電子檔案
4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負責，規範編碼，設立卷宗。
密級檔案必須保證安全
4.3 檔案的借閱與索取
4.3.1 部門主管以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔
4.3.2 部門經理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔
4.3.3 大區經理可直接提檔所有檔案
4.3.4 公司其他人員借閱密級檔案需由大區經理提報總公司總經辦批准，並辦理借閱手續
4.3.5 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總部批准方可複製，一般內部檔案由大區經理批准方可摘錄和複製。
4.4 檔案的銷毀：
4.4.1 任何組織或個人無權隨意銷毀歸檔的檔案材料
4.4.2 若按規定需要銷毀時，須經總經辦批准後方可銷毀
4.4.3 經批准銷毀的檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由大區經理監督銷毀
5.公文列印管理
5.1 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對內的以總部或部門名義發布的各類正式檔案
5.2 公司公文的列印工作由經理助理負責
5.3 各部列印的公文、檔案須經本部門負責人簽字，交經理助理列印
5.4 各部門列印的公文、檔案一式兩份交經理助理存檔
6.辦公用品的管理
6.1 辦公室用品分類
公司辦公室物資分為低值易耗品、管製品、貴重物品、實物資產。
低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等
管製品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、資料夾、計算器等
個人保管物品：個人使用保管的三百元以上並涉及今後的費用開銷的物資；
實物資產：物資**達300元以上，如：計算機、攝像機、照相機。
6.2 辦公室用品的採購:
6.2.1 經理助理制定根據各部門每月辦公用品計畫，彙總預算，報大區經理批准由總部審核後方可採購
6.2.2 負責採購人員要做到**合理、數量適中、品種滿足工作需要，並做到如下要求：
定點：公司定大型超市進行物品採購。
定時：每月月初進行物品採購。
定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。
特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。
6.3 辦公用品入庫
6.3.1 採購人員購入的物品必須附有合格證，交經理助理核對後入庫儲存，經理助理核對時要當面點清數目
6.3.2 物資存放必須按分類、品種、規格、型號分別設帳
6.3.3 物資入庫後，應當日入帳。所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意塗改
6.3.4 物資出庫須填出庫單，經大區經理批准後方可出庫
6.3.5 庫房物資一般不可外借，特殊情況由大區經理批准
6.4 辦公用品發放
6.4.1 經理助理按計畫分發給各部門，由部門負責人指定專人領發
根據物資分類，進行不同的領用方式：
低值易耗品：直接向經理助理簽字領用
管製品：向經理助理申請並由大區經理簽字領用
貴重物品：根據專立檔案的領用程度來領用
實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀
6.4.2 計畫以外辦公用品領用，須經大區經理批准方可領用
6.4.3 新聘人員辦公用品，經理助理根據部門提供的名單，負責為其配備
7.郵發管理
7.1 經理助理負責各部門郵發信件、郵件，並做好登記及簽收。
7.2 大區經理負責在每年根據各部門的需要制訂報刊訂閱計畫報總經辦及財務部審核批准後，辦理有關訂閱手續
7.3 經理助理每日負責將報刊進行處理、分類登記，並及時送達有關部門
8.辦公現場及日常管理
8.1服務規範：
8.1.1 儀容儀表：衣冠整潔、得體，按規定佩帶公司工牌；男員工不得留長髮、鬍鬚，女員工應化淡妝
8.1.2微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方；
8.1.3用語：在任何場合應用語規範，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；
8.1.4現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待；
8.1.5**接聽：接聽**應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要**作好接聽記錄，嚴禁占用公司**時間太長。
8.2辦公秩序
8.2.1工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閒聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。
不用**閒聊，不做與工作無關的事，不得利用qq聊天、利用網路資源瀏覽網頁、娛樂資訊、玩遊戲等
8.2.2職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、經理室）或通過公司內線**聯絡，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。
8.2.3職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束後做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。
8.2.4各部門專用的裝置由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦事處負責定期的清潔保養工作。
8.2.5發現辦公裝置（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。
8.3 辦公環境
8.3.1 每天下班前整理一次辦公環境
8.3.2 辦公桌上擺放物品簡潔、整齊
8.3.3 辦公區內潔淨有序
8.3.4 辦公區內不任意懸掛、張貼物品
8.3.5 辦公區內除接待室外嚴禁吸菸
9.附則
9.1 大區經理根據本制度制訂有關實施細則下發落實，並根據《辦公區核查標準》進行檢查，每月評比出表現最好的職員給予獎勵。
9.2本制度的檢查、監督部門為公司辦公室共同執行，違反此規定的人員，將給予30-50元的扣薪處理。
9.3 本規定經總經辦審批，從發布之日起生效。
辦公室管理制度
一 辦公室管理條例 第一章總則 第一條為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規範，明確要求，規範行為，創造良好的企業文化氛圍。第二章細則 第二條服務規範 1.儀表 公司職員工應儀表整潔 大方 2.微笑服務 在接待公司內外人員的垂詢 要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方 3.用語 ...
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為了維護正常的工作秩序 提高工作效率，特制定辦公室日常管理制度，應嚴格執行。一 辦公室負責制定該部的各項制度及制度的落實情況，並及時向分管領導反饋。二 職工必須認真貫徹落實上級領導下達工作任務，並按質按量的完成。三 職工必須服從領導，聽從安排，養成吃苦耐勞 工作踏實及開拓進取的精神。四 職工要互相尊...
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