介紹信管理制度

企業的介紹信是企業派出本單位工作人員去外單位聯絡工作或執行任務時所用的信函。介紹信用以證明持證人的身份和說明來聯絡的事務。介紹信一方面起著聯絡雙方的作用，另一方面也起著證明身份的作用。

企業應備有必要的介紹信，以便需要時間。

一、介紹信的種類

企業所涉及的介紹信，一般可概括為以下幾種：

1、業務介紹信

企業對外進行業務聯絡，需要用到業務介紹信。業務介紹信通常是為某件需要進行業務聯絡的事而開的，它通常所需的文字較多，因此通常不採用印製的介紹信，而是用信箋抄寫或列印，並裝入信封。

2、專用介紹信

專用介紹信用於某種特定事務辦理，如購買飛機票介紹信、辦理出國手續介紹信等。企業的各業務部門也常有自己的的啟用業務介紹信，用以本部門經常需要辦理的業務的介紹辦理。專用介紹信有特定的內容和式樣，可一次印製多張，使用時填號、蓋章後即生效。

3、存根介紹信

帶存根的介紹信一般是鉛印的，它有兩聯，一聯是存根，另一聯是外出時使用的介紹信。存根介紹信的兩聯都有號碼，可用以查對，兩聯之間有一條縫，開出介紹信時，應在縫上蓋章（騎縫章），從而便於核對。

4、證明信

證明信可以企業、機關、團體、個人的名義開出，以確鑿的證據來證明某個組織、團體、個人或有關來件的真實情況。如果證明信是以個人名義發出的，信上除了應有個人的簽字或蓋章以外，還得其所在的組織蓋章以證明該人的身份。

二、加強介紹信管理的措施

第一，印製的介紹信應由專人負責保管。以企業名義開的介紹信由企業辦公室的文秘人員保管；以部門名義開的介紹信由部門內指定的人保管，企業和部門不得分發空白介紹信，也不得私拿空白介紹信。

介紹信的格式。介紹信一般應有標題、稱呼、正文、禮儀性用語及第二，出具介紹信單位的落款、出具時間和生效期限。存根介紹信還應有騎縫章，存根部分除同持出部分有相同內容外，還應有批准領導簽字和經辦人兩項。

介紹信在內容上應寫明具體用途，不得用「聯絡業務」等模糊字眼代替。

第三，嚴格開具介紹信的手續。需要開具單位介紹信者，應在單位介紹信簽批單上填好各項內容，再上報主管領導批准。秘書再根據此單填寫介紹信，並蓋章，然後發給需用人。

開具介紹信必須履行簽批手續，從而單位領導可掌握介紹信的使用情況，並可防止亂用介紹信。一般是哪一級的介紹信，就由哪一級領導人簽批。

第四，填寫介紹信應按規定的內容填寫，持出部分和存根部分內容要一致。

第五，介紹信應用毛筆、鋼筆、簽字筆書寫，字跡要工整、準確，不得塗改。如有塗改應加蓋公章，以示非私自改動。

第六，先開介紹信後用印，不得在空白介紹信上預先蓋印，更不得把空白的介紹信發給外出人員自行填寫。對非開空白介紹信不可的，應控制空白介紹信張數，並將期限填上，出差人員返回後應收回未用完的空白介紹信。

第七，秘書人員不得私自為他人開具介紹信。

第八，接待外單位人員，應認真核查來人的介紹信。事情辦理完畢後，應留下來人的介紹信，並請其在介紹信發面簽注辦理情況，以便日後查對。如發現介紹信喲機問題，應與來人單位取得聯絡，核查介紹信和來人的真偽。

第九，開出但因情況變化未能使用的介紹信，應及時收回，並註明未使用的情況。

第十，妥善保管介紹信存根，及時歸檔。

第十一，填錯的介紹信，應標出作廢符號。

第十二，介紹信丟失及時上報。