印章及介紹信管理制度

為維護公司印信使用的合法性、嚴肅性和安全性，進一步規範印信的使用程式，明確管理與使用責任，特制定此管理制度：

一、印章的使用與管理

1、公司印章的種類及保管

**集團及其子公司的所有公章、董事長私章等重要印章由行政中心總裁辦統一保管，財務專用章、發票專用章由財務部指定專人管理。

2、使用印章的審批程式

(1)凡需加蓋公司公章時，先填寫《蓋章申請單》，經部門負責人、條塊負責人、董事長或行政中心負責人批准簽字後，持《蓋章申請單》或經董事長簽批的檔案到總裁辦辦理蓋章手續。行政中心總裁辦負責檔案材料的把關。

(2)合同部需加蓋公司合同章時，先填寫《蓋章申請單》，經部門負責人、條塊負責人、董事長簽字後方可到總裁辦辦理蓋章手續。

(3)空白合同、銷售中心難以把握的重要合同，必須報經董事長批准同意，方可蓋章。

(4)公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用，如有極特殊情況，必須拿離公司時，須填寫《蓋章申請單》，明確借出人、借出時間和用途等，經董事長或行政中心負責人批准簽字後，方可將印章拿離公司使用。

(5)公司其它印章和私章的使用程式按照印章保管部門使用規定執行。

3、印章保管人的工作要求

(1)所有需要加蓋印章的檔案，需憑藉《蓋章申請單》，寫明使用目的、經辦人、日期和蓋印數量等內容，經董事長或行政中心負責人簽字後方可加蓋；若董事長或行政中心負責人外出而無法履行審批程式時，需取得口頭、簡訊同意後，方可加蓋印章，並要在事後補簽《蓋章申請單》。

(2)總裁辦印章保管人對沒有公司董事長或行政中心負責人簽字的用印申請，有權予以拒絕加蓋印章。

(3) 在蓋印手續完備的情況下，總裁辦印章保管人不得委託總裁辦以外的人代辦蓋印。大宗檔案、標書等材料需要加蓋印章的，由總裁辦加蓋，相關部門經辦人員予以配合。

(4)嚴禁將印章及蓋上章的空白介紹信帶出公司，特殊情況要經董事長或行政中心負責人批准同意。

(5)凡在落款處加蓋印章時，必須騎年蓋月。作廢合同要及時返還銷售中心，確保所有合同紙數量吻合。

(6)與外單位的函、合同、協議等檔案，篇幅超過兩頁者，要加蓋「騎縫章」。

(7)總裁辦印章保管人應應認真保管，自覺接受監督，公章使用後應及時鎖入保險櫃；嚴禁私用、盜蓋用公章，如因保管人工作失職，給公司造成損失和不良影響的，公司將追究其行政責任和經濟責任。

(8)總裁辦印章保管人需對《蓋章申請單》進行登記，編號及存檔。

(9)印章要定期及時加印油；報廢、停用的印章，應將原件及時上交公司銷毀或歸檔封存，並向有關部門及時通報，說明原因，標明停用印模。

(10)因公司名稱變更或成立子公司，需刻印新章時，總裁辦印章保管人需有董事長或行政中心負責人書面的批示方可刻章。

(11)印章遺失時，除要立即報告公司領導和公安機關備案外，還應依法公告作廢。

二、介紹信的使用與管理

1、介紹信的印製

(1)公司介紹信由總裁辦負責印製。

(2)印製的介紹信，應按照統一格式設計，經董事長或行政中心負責人審核備案後，可以安排印刷、使用。

(3)介紹信僅為本公司員工外出開展業務時證明本企業員工身份和擬辦業務時使用，不可以作為其它事項的證明材料。

2、介紹信的保管和使用

(1)介紹信由總裁辦設專人保管，實行使用審批制度。

(2)在開具介紹信前，要認真審核，了解開具介紹信的目的和用途，確認符合手續後，開具介紹信人應在登記簿上逐項登記(開具介紹信的事由、期限、開具人)後方可開具介紹信

(3)公司員工外出開展工作業務時，需經部門負責人、條塊負責人簽字同意後憑《蓋章申請單》，到總裁辦開具介紹信。《蓋章申請單》與介紹信存根一起存檔。

(4)介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱，本單位外出人員姓名、人數。具體業務內容和介紹信有效期限。

(5)使用介紹信要蓋兩處公章，一處蓋在介紹信存根連線線上，一處蓋在落款上。

三、本制度解釋權歸**。

四、本制度自下發之日起實施。