管理資訊系統案例分析

erp與財務系統有機整合

煙台汽車製造廠現代企業管理資訊系統

自2023年11月起，煙台汽車製造廠與浪潮集團山東通用軟體****聯合開發煙台汽車製造廠的「現代企業管理資訊系統（以下簡稱『本系統』）」。試執行一年來，基本上實現了「資訊整合、過程整合、功能整合」；實現了「一張原始憑證（銷貨發票、購貨發票、入庫單、領料單等）一次錄入；業務核算、統計核算、會計核算全部自動完成」；「標準成本控制與責任成本考核相結合」實現了由成本核算向成本控制質的飛躍；攻克了資訊整合的關鍵技術——原始憑證自動編制會計憑證。由於本系統設計的創新和獨特的管理功能，已在2我企業管理的各個方面發揮了重要作用。

方便、實用特性得到前來參觀的上海、武漢、瀋陽、大連、山東等各界同行的讚譽。

系統的主要特點

本系統以財務管理為中心，以成本控制為重點，在「國強財務軟體」的基礎上，開發了產品基礎資料子系統、材料採購子系統、庫存管理子系統、生產計畫子系統、車間管理子系統和銷售子系統，各子系統用財務系統將其緊密地聯絡在一起，遵循產、銷、存一體化的新思路，實行資訊的高度整合。使企業各方面的人力資源，物力資源實現最有效地利用，使資訊流、物流和資金流得到合理配置，增強了企業的整體實力。各子系統都能直接輸入原始單據（企業自製的原始憑證如：

銷貨發票，出、入庫單等）由微機自動編制會計憑證、自動登記各相關帳戶，實現一張入庫單、一張發票的一次錄入，車間、倉庫、全廠各業務部門會計帳、總帳、明細帳、業務臺帳都由計算機一次完成。這從根本上解決了長期以來一直困擾我們的帳務串戶、錯帳問題，解決了部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務帳帳不符、帳證不符的問題。實現了資料共享和資訊的有機整合。

「標準成本控制與責任成本考核相結合」實現了由成本核算向成本控制質的飛躍。現在市場所流行的財務軟體和管理軟體多數在「模擬手工」和「提高運算速度，代替手工操作」上下工夫，在計算機廣泛應用的今天，「模擬手工」、「複製現有的管理模式」已經落後，是不可取的。煙台汽車製造廠廣泛採用現代管理方法：

在採購子系統中採用「最佳經濟批量法」；在倉儲管理子系統中採用「abc」分類重點管理法；在成本核算子系統中採用「標準成本法和責任成本法」。本系統注重對經濟責任制的考核；對銷售公司和業務人員的業績考核；對車間責任成本的考核；對採購部門和採購員採購成本降低率的考核；對工人出勤率、出工率、工作效率、廢品率的考核。本系統不僅注重經濟業務的事後核算和事後經濟責任的考核，更注重事前控制。

設計成本瞀功能對新產品的開發投入做到心中有數；生產計畫子系統的限額領料單實現了成本的事前控制；標準成本的計算、標準成本差異的計算，將成本核算、成本分析、成本控制緊密結合在一起。本系統在成本控制、經濟責任考核方面給企業帶來了巨大經濟效益。「原始憑證自動編制會計憑證」解決了資訊整合的關鍵技術。

浪潮集團山東通用軟體****集中力量開發的「自動編制會計憑證」模組（他們稱之為『資料中心子系統』），功能強大、適應範圍廣，企業可以根據自己的銷售、採購、倉儲、成本核算等項業務的不同業務分類定義不同的會計憑證型別，會計憑證可以「一借一貸、一借多貸、多借多貸」，可以將一類若干原始憑證製作一張會計憑證（一借多貸），也可以將幾類若干原始憑證製作一張會計憑證（多借多貸）。憑證摘要由變數組成，能夠詳細地說明業務內容，這是手工憑證或摘要庫憑證所無法比擬的。一天幾百張原始憑證，計算機只需在幾分鐘就將上百張會計憑證製作完畢。

「原始憑證自動編制會計憑證」問題的解決，解決了當前資訊整合的關鍵問題，其意義和作用是巨大的。

系統的主要內容及運**況

1.銷售子系統

銷售會計負責銷售發票的錄入和列印，發票中的客戶資訊由往來戶編碼庫提供，與應收帳款的客戶單相一致，產品的型號、名稱、**由產品編碼庫提供，與產成品、發出商品、銷售明細賬的產品編碼相一致。按照客戶的不同要求列印增值稅發票或普通發票。財務收款後的發票作為記賬的依據，將發票按照規範化整理計入中心資料庫，自動登記財務的產品銷售帳、發出商品帳、應收帳款帳、應交稅金帳、實現銷售發票一次錄入，會計憑證的製作、列印、各明細賬、總帳的登記由計算機

一次完成。銷售子系統的執行使企業應收帳款帳戶的準確率達到99%以上，企業能夠準確掌握的庫存產成品、市場發出商品的型號、數量、底盤號碼、發動機號碼和存放時間。能夠準確地統計銷售部門、銷售人員的工作業績並計算銷售人員的工資及獎金。

2.採購、倉儲系統

材料一經入庫即由倉庫微機操作員將材料的編碼、型號、規格、名稱，從產品設計bom中讀出，輸入實收數量，經檢驗人員確認合格後，財務部門據以登記材料採購明細賬和原材料明細賬；倉庫據此登記材料明細賬；**商據此開具發票。收到**商附有入庫單的發票後，由材料會計將發票的日期，**商資訊、材料規格、數量、貨價、稅額價稅合計、運費等資訊錄入微機，**商的單位名稱、稅務號等資訊與應付帳款客戶單相一致，對於進貨價高於合同**的發票微機自動提示，拒絕錄入。發票錄入後選出對應的入庫單，微機自動做上登出標記並編制記賬憑證，登記材料採購明細賬，應付帳款明細賬；材料成本差異明細賬；登記應交稅金明細帳。

庫存材料的出庫，通過庫存管理系統進行處理，由領料部門錄入領料單，倉庫保管確認後，自動編制記賬憑證，據此登記倉庫材料明細賬和車間、部門費用帳。系統可以按採購部門、倉庫、品種統計採購成本降低額和降低率，計算各部門材料採購節約獎。材料超儲備占用微機可自動報警。

採購、倉儲系統的執行為我廠考核降低材料採購成本，提供了準確的彙總資料和明細資料。可以很方便地掌握發票尚未到達的入庫單的詳細資料。系統瞬間計算出各產成品的實際成本和計畫成本，為企業的**決策提供依據。

3.車間核算子系統

車間核算子系統包括統計核算、會計核算兩部分。統計核算通過錄入車間工人的出勤情況和完成的零部件名稱數量計算出班組個人出勤率、工時利用率、裝置利用率、工作效率；按工序統計各種零部件的完成數量。為生產計畫的完成情況提供基礎資料。

通過對領料單、入庫單的錄入，建立車間在帛品統計臺帳。通過設計bom將整機或總成拆分成零部件計入零部件控制台帳，解決了總成、整機組裝車間按零部件設帳按整機入庫手工無法處理的問題。車間主任能隨時掌握各工序的產量完成情況、生產計畫執**況、在製品、零部件控制情況、計算材料利用率等各項技術經濟指標，為降低產品生產成本奠定了基礎。

4.成本核算子系統

本系統能夠完成產品或零部件標準成本的制定，計算入庫產成品或自製半成品的標準成本和標準成本差異，能夠從**成本差異和用量成本差異方面進行控制，為企業分析生產成本提高或降低的原因提供了詳細資料。責任成本法是在標準成本法的基礎上，扣除不可控因素，確定其目標成本。作為對車間考核的依據，由於剔除了不可控因素，使廠部對車間生產成本考核的可操作性大大增強，將成本控制真正落實到車間、班組和個人，使經濟責任制考核的深度和廣度又向前邁出了一大步。

5.生產計畫子系統

生產計畫系統包括生產計畫的編制、生產進度的檢查並根據生產計畫進行人力資源、關鍵裝置能力的平衡，使生產計畫更切合實際。根據生產計畫和上月末實際庫存情況，根據毛需求形成限額領料單；根據淨需求和安全庫存、採用最佳經濟批量的科學方法形成材料採購計畫並可對生產計畫的完成情況進行動態監控。

6.產品基礎資料子系統

產品基礎資料子系統是本系統的基礎，它包括設計物料和其他物料的維護。產品設計bom，為工藝bom提供產品結構資訊、工藝bom，為生產計畫系統提供工藝過程資訊，為成本控制提供工時定額、材料消耗定額、裝置消耗定額等標準資訊。

7.財務管理子系統

財務管理子系統除具有其它財務軟體所共有的功能外，解決了各子系統與財務子系統的銜接、計算機自動編制憑證等技術難題，使erp與財務系統有機地結合起來。架起了財務資訊與物流管理資訊的橋梁。為實現企業的現代化管理起到了重要作用。

主要經驗和教訓

與大公司合作能得到優質服務是該專案成功的重要經驗。軟體開發初期，作業系統是windows3.2，網路作業系統是windows nt3.

51，資料庫是sybase 9，開發平台是pb4.0，財務系統是v4.0；而現在使用的作業系統是windows 98，網路作業系統是windows nt4.

0，資料庫是sybase 10/11，開發平台是pb5.0，財務系統是v5.1。

這些軟體的公升級都是浪潮集團山東通用軟體****免費提供的。通軟公司的使用者服務系統，不僅有良好的服務態度，還有完善的服務機構和遠端維護系統。「全面規劃、總體設計」是成功的必要條件。

沒有對各子系統需求的深刻了解，沒有解決系統資訊整合的有效方案，是無法完成企業mis系統的詳細設計。由於從一開始我們就重視了總體設計，因此，各子系統之間，系統開發的階段之間都作到了很好的銜接。領導重視是成功的關鍵因素。

本系統的特點就在於具有較強的資料唯一性和資訊共享性。系統的應用，牽扯全廠上下方方面面。初始時有大量的基礎資料需要維護，大量的基礎資料要錄入；財務、技術、銷售、倉儲、**、車間也都有許多任務作要做，哪乙個五一節跟不上都會影響整個系統的正常執行。

我廠廠長趙志勝同志對應用本系統極為重視，遇到問題親自主持會議，組織與協調。在廠長的全力支援下，各部門能夠密切配合。培養自己的軟、硬體技術隊伍，是系統有執行的必要條件。

大型的網路環境，環環相扣，任何乙個環節出了問題都會影響整個系統的正常執行。必須下決心培養自己的軟體、硬體的技術骨幹。以保證資訊系統地正常執行。

系統優化是軟體開發始終要注意的問題。軟體開發始終要做好統一的系統規劃，合理設計資料庫的資料結構，減少資料的冗餘，實現資料共享，提高執行速度。網路設計與硬體投資應採用「全面規劃，分步實施」。

硬體裝置應根據需要逐步投入。儘量減少由於計算機更新換代所帶來的損失。

討論：我們對erp的看法

中國的erp應用，現在還處於示範階段，軟、硬體都有關鍵技術需要攻克，同時，工程專案投資較大，加上企業的基礎不同，因此，企業不顧自己的客觀條件，一起步就搞erp是不可取的。

企業怎樣來規劃自己的計算機應用呢？

（1）總體規劃企業的計算機應用，減少不必要的投資和浪費。

（2）「總體規劃，分步實施」原則，對一些中小企業可以先執行財務系統，然後根據需要和可能再上銷售、倉儲、採購、車間核算、成本核算系統，產品設計任務重的企業也可先上cad/cap/cam。

（3）伺服器及網路拓撲系統一般一次投資，較長時間受益，投資額度大，不宜經常改變，而對工作站一般不需要選擇檔次最高的計算機。

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