汽車配件供銷存管理資訊系統的開發案例。
一、汽車配件供銷存管理資訊系統分析
1.1對原手工系統的調查資料
通過可行性分析，某企業決定開發汽車配件供銷存管理資訊系統後，經過詳細調查、收集各種單據、賬頁和報表等，又通過親身參加管理業務實踐及向有關業務管理人員的訪問，得到以下有關情況:
某商店是乙個中等規模的專營各種汽車配件的商業企業。作為該企業的商品庫存管理部門，現由七人組成，主要負責汽車配件購入的入庫管理、銷售出庫管理和該庫的保管管理等工作，
目前，這個商店經營的商品是五種型號的汽車配件，每種型號的汽車配件有幾十種。
商品購入入庫管理的過程是：當購入商品到貨後、負責採購工作的人員首先填寫入庫單，然後與倉庫保管員一起對購入商品進行檢驗，一是檢查商品的質量及外表是否合格。二是核對這些待入庫的商品實物數量是否與入庫單上的資料相符。
三是確定這些商品是否為首次購入的新商品，若是新商品，則在庫存台賬中建立此商品的新賬頁，同時要在該商品的新賬頁中填寫該商品的商品號、商品名稱、購入單價和銷售單價。四是共同核對入庫單上的商品**是否正確無誤。
經過全面檢驗，合格的商品要入庫歸位，同時還要根據入庫單上的資料登記商品的入庫流水賬。對於經過全面檢驗，認定為不合格的商品連同不合格的購入入庫單交由採購人員處理。
商品銷售出庫管理的過程是，每當發生一筆銷售業務，銷售人員就填寫相應商品的出庫單，倉庫保管員據此付貨，同時登記商品銷售流水帳。
平均看來，該商店每天要發生二十多筆購入入庫業務，而商品的銷售業務每天多達近百筆。值得注意的是，在同一天內，同一種商品可能發生多筆購入、售出業務，
按照管理規章制度的要求，每天下班之前，統計分析人員還要根據商品購入流水賬和商品銷售流水賬，按商品編號分別累計彙總出各種商品當日累計購入入庫量、累計銷售出庫量和實際庫存結餘量等資料，並把這些累計彙總後的資料正確填入庫存台賬中。購入入庫單及商品購入流水賬賬頁格式如表1和表2所示。商品銷售出庫單及商品銷售流水賬賬頁格式如表3和表4所示。
商品庫存台賬賬頁格式如表5所示。
商品進銷存月報表每月月末產生一次，製作這份報表的主要依據是商品庫存台賬，輔以商品購入流水賬和商品銷售流水賬。商品進銷存月報表的主要欄項及各欄項之間的關係如表6所示。
表1商品購入入庫單格式
日期入庫單編號商品號商品名稱購入單價(元) 購入數量備註
表2商品購入流水賬賬頁格式
商品**＿＿＿＿＿商品名稱＿＿＿＿購入單價＿＿＿＿＿＿＿
日期入庫單編號購入數量累計購入量備註
表3商品銷售出庫單格式
日期出庫單編號商品號商品名稱銷售單價(元) 銷售數量(件) 備註
表4商品銷售流水賬賬頁格式
商品**＿＿＿＿＿商品名稱＿＿＿＿＿＿銷售單價＿＿＿＿＿
日期出庫單編號銷售數量備註
表5商品庫存台賬賬頁格式
商品**＿＿＿＿購入單價＿＿＿＿＿＿銷售單價＿＿＿＿＿
商品名稱＿＿＿＿＿＿＿＿
日期累計購入數量(本日) 累計售出數量(本日) 庫存數量
表6***x年xx月商品進銷存月報表
另外，在實際管理活動中，各種各樣的查詢請求隨時都可能發生，下面列出幾項:
(1) 根據商品號查詢當前實際庫存數量。
(2) 根據購入入庫單編號或銷售出庫單編號，查詢某一筆購入入庫或銷售出庫情況。
(3)根據商品號，查詢某一時期內該商品的進銷存情況。該商品庫存管理的組織機構設定如圖1所示。
管理人員的分工如下:
庫長(1人)———全面負責商品庫的行政與各項業務管理工作;
出入庫管理組(5人)———負責商品的購入入庫檢驗、商品的出入庫管理、登記商品入庫流水賬和商品銷售流水賬;
統計分析組(1人)———每天根據出入庫管理組的商品購入流水賬和商品銷售流水賬，統計彙總出各種商品當日出入庫累計數字，然後分別記入庫存台賬。此外，負責生成商品進銷存月報表，並經倉庫負責人簽字後呈上級主管部門。有時還要滿足來自各方面的各種查詢請求。
還有，為了做好商品銷售情況的統計分析與銷售**工作，每到年終，還需要對一些商品在本年度內各月份銷售量繪製相應的直方圖。圖1組織機構設定圖
管理職能見圖2所示。
圖2管理職能圖
1．2業務流程分析
現行商品庫存管理系統的業務流程圖，如圖3所示。
圖4資料流程圖
1．3資料流程分析
現行系統的資料流程圖如圖4所示。
現對圖4中的資料流說明如下:
「1，4」:合格的商品購入入庫單。
「2,5」:正確的商品銷售出庫單
「3」:商品進銷存月報表。
「6,7，8」:當月發生的各筆出入庫資料及其累計彙總數字。
「9」:從庫存台賬中提取的資料。
1.4資料字典
為了節省篇幅，下面僅對本系統中的資料項、資料流、資料儲存和處理邏輯各舉例，如下:
1資料項的定義
資料項編號:01
資料項名稱：庫存量
別名：實際庫存餘量
簡述：某種商品的庫存數量
型別：數值型
長度：4位整數
取值範圍：0－9999
2資料流的定義
資料流名稱商品購入入庫單
編號f1圖3業務流程圖
簡述採購人員填寫的商品購入入庫憑單
資料流**採購人員
資料流去向登記商品購入流水賬處理功能
資料流組成日期+入庫單編號+商品號-購入數量
流通量25份/每天
高峰流通量40份，"每天上午8:30－10:30
3資料儲存的定義
資料儲存名稱庫存台賬
資料儲存編號d3
簡述記錄商品的編號、名稱、單價與庫存數量等資訊
資料儲存組成商品號+商品名稱+購入單價+銷售單價+庫存數量
關鍵字商品號
相關的處理p3，p4
4處理邏輯的定義
處理名:登記商品購入流水賬
編號:p1
輸入:資料流f1
輸出:資料流f4
描述:當一張商品購入入庫單資料檢驗合格並且商品實物入庫歸位後，立即將這張入庫單上的資料登入商品購入流水賬中。
激發條件:商品入庫發生
15現行系統評價
圖5新系統邏輯模型
通過對現行系統的全面調查與分析，本系統資料流向是合理的，系統功能能夠滿足實際管理工作的需要，因此，勿需對本系統做大的改進。
16新系統邏輯模型的提出
根據前面的分析與評價結果，提出新系統邏輯模型如圖5所示。
1．7系統邊界
(1)輸入邊界――商品購入入庫單、銷售出庫單和查詢條件。
(2)輸出邊界――月報表、查詢與統計分析結果。
二、汽車配件供銷存管理資訊系統設計
21系統目標設計
(1)完全取消日前的手工記賬方式。新系統府具有方便的資料輸人效能，良好的人機介面，儘量減少漢字及其重複輸入，
(2)靈活快捷的查詢效能，能快速實現對各種商品的單項購入、售出及庫存資料的查訊還能實現對某一種商品或者全部商品在某一時間區間內的統計查詢，
(3)把目前基本上是「靜態」商品庫存管理變為「動態」管理，以便隨時提供商品庫存動態資訊，從而達到加速資金周轉，減少庫存資金占用的目的。
(4)系統應具有一定的操作合法權檢驗功能，
2．2新系統功能結構設計
綜合考慮新系統的邏輯模型(見圖5)和設計的新系統目標的要求，繪製的新系統功能結構如圖6所示。
圖6系統功能結構圖
對圖6中的幾項功能說明如下:
1資料錄入
(1)商品庫存盤案的資料錄入。一是在系統初次建成待投入實際正式執行之前，把整理好的商品庫存資料裝入到商品庫存盤案中，包括商品**、商品名稱、購人單價、銷售單價和庫存數量。二是在系統正常執行過程中，若首次購入新的商品時(在此之前，有關這些商品的資訊在庫存台賬檔案中不存在)，則錄入這些商品的商品**、商品名稱、購入單價、售出單價，而庫存數量錄入零值，其實際值在購入流水賬檔案中錄入。
(2)商品購入檔案的資料錄入。根據購入入庫單錄入如下資料:入庫單編號、月期、商品**和購入數量。
並且將「標記位」自動處理為數值「0」，以表示尚未用此購入數量更新維護過庫存台賬檔案中的庫存數量。
(3)商品銷售檔案的資料錄入。根據商品銷售出庫單，錄入出庫單編號、日期、商品**和銷售數量，「標記位」的處理同上文。
2資料修改
(1)商品庫存盤案的資料修改。根據給定的商品**修改商品庫存盤案中相應記錄的其他資料，
(2)商品購入檔案的資料修改。一是根據給定的商品購入入庫單編號，主要修改相應記錄中的購入數量及購入單價。需要注意的是，當「標記位」為「1」時，還需要同步地修改商品庫存盤案中的同一種商品**的商品庫存數量。
二是針對某個入庫單編號進行各種修改，同樣地，若原入庫單記錄的「標記位」為「1」，那麼，也應同時在簡品庫存盤案中相應修改商品庫存數量。
(3)商品銷售檔案的資料修改。其操作方式與商品購入檔案的資料修改方法基本相同，只是此種修改操作的依據是給定的商品銷售出庫單編號。或者是給定的商品銷售日期和商品**。
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