1 範圍
本制度規定了人事檔案保管的內容，以及人事檔案利用的管理。
本制度適用於公司所有人事檔案的管理。
2 定義
本制度所指人事檔案系公司管理人員、專業技術人員、員工的簡歷表、自傳、各種鑑定、考核材料、政治歷史問題的審查結論，職務的任免，工資晉降、入團、入黨資料、學歷學習資料及工作業績考核、專業技術職務的確認等。
3 管理職能
人事檔案管理員是負責人事檔案管理的具體責任人，人事檔案管理部門是負責人事檔案管理的歸口部門。主要職責包括：負責保守檔案機密，對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密；維護人事檔案材料完整，防止材料損壞；便於檔案材料的使用。
4 管理內容與要求
4.1人事檔案的保管。建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，其基本內容包括五部分：材料歸檔；檔案的檢查核對；檔案轉遞；檔案保衛保密；檔案統計。
4.1.1材料歸檔。
新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程式是：首先對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
4.1.2檢查核對。
檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如檢視庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤。檢查核對一般要定期進行。
但在下列情況下，也要進行檢查核對：
a) 突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後；
b) 對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；
c) 發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
4.1.3檔案轉遞。檔案轉遞是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程式如下：
a) 取出應轉走的檔案；
b) 在檔案底賬上登出；
c) 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
d) 按發文要求包裝、密封；
e) 轉遞遵循的原則：在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
4.1.4 檔案的保衛保密
a) 要設專人負責檔案的保管，應具備必要的存檔裝置；
b) 檔案室備有必要的防火、防潮器材；
c) 庫房、檔案櫃保持清潔，不准存放無關物品；
d) 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合；
e) 無關人員不得進入庫房，嚴禁吸菸；
f) 離開時關燈關窗，鎖門。
4.1.5 檔案的統計。人事檔案統計的內容主要有：
a) 人事檔案的數量；
b) 人事檔案材料收集補充情況；
c) 檔案整理情況；
d) 檔案保管情況；
e) 利用情況；
f) 庫房裝置情況；
g) 人事檔案工作人員情況。
4.2 人事檔案的利用
4.2.1 利用方式
4.2.1.1借出使用。公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
4.2.1.
2 出具證明材料。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關檔案規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的複製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提公升、招工、出國等。
4.2.2 利用手續
為維護人事檔案完整安全，利用人事檔案時，必須辦理以下手續：
4.2.2.1 查閱手續：
a) 申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的物件，目的，理由，查閱人的概況等情況；
b) 查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；
c) 人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，理由充分，手續齊全，則給予批准。
4.2.2.2 外借手續：
a) 由借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
b) 由借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
c) 由人事檔案部門對其進行審核、批准。
d) 進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字。
e) 歸還時，及時在外借登記上登出。
4.2.3 出具證明材料的手續
單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：
a) 由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章
b) 人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
c) 證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
5 檢查與考核
5.1 本制度執**況由人力資源部檢查與考核。
5.2 本制度檢查考核結果與經濟責任制掛鉤。
附加說明：
本制度由公司人力資源部提出。
本制度由公司人力資源部起草。
本制度委託公司人力資源部負責解釋。
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檔案保管制度
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