完善檔案保管制度

將文件儲存視為重要性最低的一項工作的時代已經一去不復返，今天的公司已無法承擔這樣「奢侈」的行為。對公司而言，文件管理要成為首要任務，而不再是一件可做可不做的事情．公司缺乏成熟的檔案保管制度，問題在於歸檔。大家通常在爭奪和服務客戶，以及與同事打交道方面花費大量時間和精力，因此無暇顧及缺乏樂趣的任務。

在處理文件問題上，很多人通常的做法就是不加選擇地儲存下所有的檔案，直到某一天突然遇到麻煩，就會抓腦袋。

有的企業會把所有資料永遠儲存下去，有的則走向另乙個極端，對任何資料的儲存都不會超過幾個月。總的來說，多數公司並沒有為此費心勞神。這使得檔案保管問題就像乙隻暗中潛伏的巨獸，伺機而發，最後給企業以沉重打擊，這個問題是刻不容緩，必須立即採取行動。

制定簡單明瞭的政策，規定文件的序列、型別、儲存期限，以及制訂這些要求背後的原因。

首先你要弄清楚在法律上有哪些具體要求，企業文書檔案，一般分為定期、永久兩種，

；從某種意義上來說，檔案儲存計畫實際上也是乙個檔案銷毀計畫。你需要知道檔案應該儲存多久，而這一規則因不同產業、不同職能部門其要求也各不相同。

我們要先清楚這幾個事宜：

法律對此檔案有哪些要求？

儲存此檔案有何意義？

將來又有哪些作用？

如果檔案丟失，會導致嚴重後果嗎？

令企業頗感頭疼的「紀錄」的術語：

1.是暫時記下來，還是永久記下來？

2.是可以更新的，還是固定不變的？

3.哪些人有權使用這些紀錄下來的資訊？

4.哪些紀錄是重要的，哪些不是？

如果乙份檔案與你的誠信責任和監管要求無關，那你盡可以自行處理。乙個值得遵守的原則是，妥善保管你的關鍵資訊，不需要的資料盡早處理。留下不再需要的檔案只會造成資源浪費。

你要確定企業在日常運作中建立和接收了哪些檔案。

通過詢問那些負責建立和接收檔案的人員，可以確定哪些人是檔案的所有者或控制者，這些檔案都儲存在**，並決定如何儲存和處理電子訊息等等。然後，團隊方可確認企業究竟是出於運營、財務還是歷史紀錄方面的原因，需要保管某種型別的檔案。檔案的類別一旦確定，便可在公司範圍內做出統一的決定，例如文件的儲存期限等。

交流至關重要：一旦制訂好了計畫，就該付諸討論，相關的資訊需要自上而下傳遞給全體員工。每個人都必須清楚哪些事情可以做，哪些不可以做。

數位化管理之路，開始實施檔案保管制度。公司把檔案掃瞄進了電腦，從而減少了紙質文件的數量。

此外，公司還有備份檔案的磁碟。你可能覺得，堆在辦公桌上的檔案不見了，實際上它們都還在計算機裡儲存著。

如何儲存檔案，用什麼樣的規則給檔案命名，採用什麼邏輯順序比較方便大家查詢資訊，這些都花了很多時間才確定下來。當然，這項耗時的工作已經初見成效：我們的工作效率提高了！

辦公桌上比原來多了一台顯示器，我們不但可以查閱顧客去年，甚至過去7年的資料，甚至整個做生意的方式都因此改變了！在掃瞄過程中，儘管還是有幾份資料丟失，但都不是重要檔案。整個轉換過程雖然歷時較長，但還算平穩。

紙質檔案減少之後，公司在多出來的空間裡增添了辦公桌和幾名得力的員工。

在不久的未來，更多企業將走上ecs模式的變革之路。文件儲存的數位化將為企業節省大量金錢，而實際儲存空間的消失使得人力成本也相應減少。另外，人們可以從查詢檔案的體力活中解放出來，投入核心業務，由此促進員工生產效率的提高以及企業整體利潤的增長。

貫徹執行保管制度，如果說還有什麼要點的話，那就是企業應該以書面形式確立制度，並持續、有力地執行下去。否則，一定會遇到麻煩。如果計畫上說，某個檔案應該保留6個月零3天，但某職員卻在5個月零3天的時候把它刪除了，那就等著接受懲罰吧。

我們的工作前提是，貫徹執行檔案保管制度，全體員工都要接受培訓，同時建立乙個內容管理系統，這一切都至關重要。如果你沒有儲存好應該儲存的檔案，就再也制定不出相同的檔案了。

無論企業的規模如何，檔案保管都是最起碼的要求。歷史上一直就有檔案儲存的傳統，這並不新鮮。