1、員工合同和檔案管理系統
對於中小企業來說，員工的規範化管理首先從員工檔案和勞動合同管理做起。這包括三個時間段的檔案管理：員工的入職階段、正式使用階段、和離職階段。
也既涵蓋了員工與企業發生關係的整個生命週期。聽起來這是個很複雜的工作，其實這項工作並沒有你想象的那樣複雜，因為這套規範化的工作對每家企業幾乎都是一樣的，已經積累下了許多可以參考的流程和方法。比如入職階段，國外企業稱作 on-boarding process， 規範的管理要求企業的人事部門或行政部門必須按時完成以下檔案的入檔（或錄入公司的資料庫）：
員工參加面試的記錄、入職前的心理學和技能測試、錄用通知書副本、雇用合同、員工的個人資訊（入職崗位、時間、直系親屬、家庭位址和****、畢業和學位證明、被罰、被刑拘或其它犯罪記錄等等）、入職時公司給予的電腦、電郵帳號等企業資產登記、入職培訓內容記錄等。值得一提的是，這些看似繁瑣的不重要的資訊，日後在發生勞資糾紛、解聘等事件時，會變得十分重要。比如，企業通常要求員工入職時填寫個人資訊，該資訊的準確性如果受到質疑甚至被證明是虛假資訊，企業具有立即解除雇用關係的權力，嚴重的，企業可以追究相應的法律責任。
在此階段，多數企業對新員工有「試用期」，按所簽勞動合同不同試用期一般也不同。按照現行勞動法，試用期是勞資雙方最靈活最方便的階段，任何一方都可以在試用期內解除勞動關係；因此，許多企業都很重視在此期間對員工的觀察或考核，盡量把可能出現的問題在試用期內解決。
從員工正式轉正開始，是規範化管理的第二個時間段，即「員工使用」階段。該階段比較重要的檔案管理包含了每年階段性的績效評估、360度評估結果、參加公司組織的培訓表現記錄、參加公司外教育和技能提公升學習專案記錄、客戶反饋意見、加班或缺勤記錄、費用開支記錄、專案獎金、年度獎金、年度工資調整記錄等等。這個階段的規範化管理是個持續的過程，通常會涉及到多個部門的合作才能完成，比如差旅報銷資料、手機費用、上網費用等沒有財務部門的配合是無法獲得資料的。
第三個階段則是員工離職的前後（off-boarding process），這包括離職的審核、離職前的財務結算和公司財產移交確認、離職面談記錄。
2、建立基於it系統的考勤和請假審批流程
員工的規範化管理還體現在依靠系統來統一大家對制度的執行。許多中小企業的管理者因為忙於業務，時常連員工的考勤記錄、請假記錄都難以做到全面和系統地追蹤。你可能遇到過這樣的情景，明明規定申請事假需要提前一周，但會有員工臨時提出申請；制度明確規定三天以上的請假需要副總一級批准，但時常部門經理一忙忘了這個要求就批覆了。
對事假、病假、年假、節日假的批覆，最規範的管理方式是依靠it系統的自動審批流程，因為系統無法做任何違規操作，除非人為地去修改系統的程式設定。換言之，這時系統起到了人力所無法做到的對制度的嚴格維繫的作用。比如乙個請假流程，申請人必須在請假單上填寫請假天數，並從設定好的8種請假類別中選擇一種，以便於人事部門進行月度、季度或年度統計彙總。
必須在請假時間的下面填寫請假事由，以方便審批人進行檢視和審批。申請人不能自己去胡亂填寫，更不能隨便的寫在一張紙上就去找領導審批。流程是事務的處理過程，它定義了企業要以什麼樣的規範去處理這件事情，避免造成順序上的錯誤，以及沒人管、多人管、推諉、拖延等各種問題的發生。
表單是事務的記錄載體，它定義了企業要以什麼樣的規範去描述這件事情，全體人員使用統一的標準，使事情更容易被記錄、理解和分析。
考勤記錄也是如此，系統可以發揮有效的監督作用。當然，我這裡不是倡導對員工的無人性管理，相反，只有可觀準確的資料記錄和系統記錄，才能保障有效地運用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓勵和關愛那些應當得到這些正面激勵的員工。
3、檔案化、檔案化！
員工規範化管理的第三個方面是，要學會用「檔案化」（documentation）來建立企業的員工風險防範制度。隨著80後、90後員工成為企業的主流大軍，隨著國家對勞動法和其它雇用關係方面的規章制度的不斷深化，中小企業會面臨越來越多的法律風險。說來有點諷刺意味，越是在今天電子數位化的時代反而對傳統的白紙黑字的檔案化有了更多的要求，儘管這些檔案可以是以電子版形態存在。
會議談話紀要、員工績效評估談話、工作相關的事故處理報告、職工代表大會的投票決議等等，因企業大小不同行業不同，有不少日常管理的內容需要「書面化、文字化」，形成檔案格式，存入員工檔案、錄入企業資料庫，這些在將來都可能成為十分重要的法律檔案。
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