如何授權及編制工作手冊
壹: 何謂工作手冊
貳: 工作手冊在人力資源管理中的功能
參: 編制工作手冊所需的資料蒐集
肆: 編制工作手冊所需之工作分析方法
伍: 編制工作手冊的步驟
陸: 工作手冊的編制
柒: 授權的方法
壹: 何謂工作手冊
對某一工作所需執行的活動及條件作一描述, 通常亦包括工作環境、條件與
配合之裝置 、用具的說明。
貳: 工作手冊在人力資源管理中的功能
一甄選標準
二教育訓練
三績效目標
四職務索引
五、獎懲標準
六、職位評價
七、人力需求預估
八、組織規劃
參: 編制工作手冊所需的資料蒐集
一、組織圖
二、工作流程圖
三、主要工作專案的描述
四、所需接洽之單位與目的
五、應準備之報告
六、所需參加之會議
七、所需使用之工具/ 裝置
八、經常性之工作行為
九、工作標準
十、保管的記錄/ 物件
肆: 編制工作手冊所需之工作分析方法
一、 工作日誌法
1. 由工作本人依時間順序詳細記下在一定期間 (可能是一天,也可能是一天以上) 內所從事的各項活動或任務, 以及所耗費的時間。
2. 日誌的形式大多並非既定, 而是由從業人員自行填寫, 但亦可設計固定格式, 以節省填寫者的時間, 或者齊一水準。
3. 優, 缺點:
a. 優點--逐日或在任務後即時紀錄, 可避免遺漏
b. 缺點--自行記錄無法保證某些活動過份強調或輕描淡寫, 且文字水準及表達能力也會影響。
二、 觀察法 (配合面談法進行)
直接觀察工作人員的活動, 並且記錄下有關專案, 時間等資料
三、面談法
1. 個別面談--與工作本人--單獨面談集體面談--與若干從事相同工作的員工一起討論上司面談--與員工的頂頭上司面談討論會--與邀集對某一工作深有認識的專家, 訓練員, 上司....等一起討論
2. 面談前的準備事項
a.準備乙份標準問題表或備忘錄
b.蒐集與該工作有關的背景資料
c.對訪談物件事先安排
d.事先計畫好記錄的工具
3. 面談時的注意事項
a.與被訪者建立和諧與信任的關係
b.訪談過程中需要保持主動發問
c.發問的技術需要講求
d.盡力表現得像乙個好聽眾
4.面談時的優, 缺點
a. 優點:
易於澄清與解釋重要的細節
能向被訪問者說明工作分析的功能
b. 缺點
費時被訪問者有被直接評價的威脅感
四、問卷法
1. 設計並分發問卷與選定的員工, 在一定的期間填覆, 以獲取有關資訓。
2. 優, 缺點
a. 優點:
能迅速蒐集大量的工作分析資料
比面談法成本小
b. 缺點:
問卷涵蓋資料的代表性與效率無法確定
回答問卷人的文字能力限制
伍、編制工作手冊的步驟
一、決定組織需求
1. 薪資行政缺乏一致性
2. 分工不清的衝突, 抱怨頻起
3. 主管的責任與許可權不相當
4. 不當的任用與安置
5. 提供訓練與實際需求不符
6. 組織生產力低落
7. 工作流程耗時又無效
3 -二、衡量成本效益的考慮
1. 工作手冊適用的職位人數
2. 工作手冊方法的實施成本
3. 工作手冊修定的管理成本
4. 工作手冊結果的使用成本
三、撰寫工作手冊實施方案
1. 目的
2. 實施人員的組織
3. 工作手冊適用部門與職位
4. 實施程式
5. 審核工作手冊結果的程式
6. 部門主管與員工配合事項
a.高階主管的責任
a.決定組織的需求
b.明令公司政策配合實施
c.經常的對下、對外宣傳溝通
d.公開對方案實施者之授權
e.定期的進度檢視
b.一般主管的責任
a.提供組織圖與工作流程圖
b.確訂各職位的從業人員
c.向下溝通、解釋配合事項與原因
d.提供分析結果的修正意見
e.澄清工作上的專業技術問題
c.一般員工的責任
a.按工作分析問卷填寫資料
b.提供工作實況的詳細說明
c.確認分析結果的涵蓋性
d.提供往後修正工作內容的資料
四、工作分析人員的責任
1. 選定實施分析的部門與職位
2. 決定最適合分析的方法
3. 提供工作分析的方法給分析人
4. 提供說明與訓練
5. 溝通與確認工作流程
6. 資料的分析與過濾
7. 工作手冊的編寫
8. 編寫結果送交審核
9. 提供分析結果給使用者並確任
10. 建立與實施定期審核修定流程
4 -五、實施試探性方案
1. 由高階主管負責宣傳溝通
2. 針對小部門試行分析
3. 召集有關人員試行規劃
六、決定工作手冊的內容格式
1. 符合需求功能
2. 充份地描述工作職掌
3. 足夠提供職位評價所需之資料
陸、工作手冊的編制
一、內容
1.工作職別資料(identification card)
職稱職等
職位代號
所屬部門
工作說明書實施時間
2.工作關係
直屬主管職稱
管轄人員職稱
必要共事人職稱
組織外連絡單位或個人
3.主要職責(工作摘要)
4.工作內容
工作包含那些任務或職責(what)
此等職責如何執行(how)
此等職責執行的目的(why)
有關技能(skills)
5.該職位享有的職權
6.績效標準
7.工作條件
經歷專業知識
專業技能
工作能力
工作環境
二、編寫內容注意要點
1.要詳盡, 但不可詳盡到變成動作分析
2.敘述要清楚與完整
5 -3.用字與詞力求簡單, 精確
能用乙個字就不用兩個字
能用具體字就不用抽象的字詞
能用短句就不用長句
除非必要, 不用難懂的技術性名詞
4.字彙的標準化
三、工作手冊讓工作持有人與其直屬主管過目, 徵求他們同意, 並做必要的
修正。四、建號歸檔, 主管簽核, 公布實施
6 -~w4z4;
工作資格說明~w2z2
~g2l5x12;
┃職稱職務編號職等
┃單位部門實施日期
酒店工作手冊工程部工作手冊
第一節工程部概述及組織機構 一 概述 工程部是保證酒店正常運轉的保障部門，負責酒店能源 酒店所有裝置設施維修保養 成本控制 裝置購置 修理 環保 節能 安全 改造和更新等全過程工作，工程部工作狀況的好壞，直接影響酒店的服務質量。二 組織機構 第二節工程部崗位職責 一 工程部主管 崗位名稱 工程部主管...
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採購工作手冊
檔案編號 sf wl 2011 a 0 編制 物流採購部 審核 手冊審核小組 批准 標準化委員會 批准日期 2011 06 30 四方力歐畜牧科技股份 部門簡介 四方力歐畜牧科技股份 採購部成立於2004年。目前，採購部有專職採購人員3人，計畫員1人 在總經理的領導下，主要負責原材料採購工作。在公司...