檔名稱： 出差管理辦法
核准：謝隆盛審查：吳啟明制定：劉偉
1 目的
為使員工因公外出或出差勤務有所遵循，特制訂本辦法。
2 範圍
出差、受訓期間或支援關係企業在二個月(含)以內者。
3 權責
3.1 總務課：出差相關業務協辦、管理及出差管理辦法之制訂、修訂。
3.2 財務部：相關帳務處理。
3.3 人事課：相關證照申辦、機票、機位訂購及相關管理。
4 作業辦法
4.1 公出
4.1.1 員工在昆山市內執行與職務有關的工作，且能於當日往返者，是謂公出；員工因公外出須依下列規定辦理，未依規定辦理者逕以曠工論。
4.1.2 除主管以上者，員工因公外出須填寫人員外出單，警衛室依簽准之人員外出單放行。
4.1.3 因公在外無法返廠刷卡者，人事單位逕憑簽准之人員外出單核銷。
4.1.4 參加派外訓練者，除因受訓或短期內於訓練機構受訓暫不返廠執行職務者以出差方式處理外，概以公出論；其受訓時應先行簽核之人員外出單得以簽准之教育訓練申請單代替。
4.2 出差
4.2.1 員工因公外出(崑山市區以外的地點)執行公務者,超過一日(不含)以上者(即須過夜者)，是為出差。
4.2.2 出差申請限制：
員工公出須達一日(不含)以上者(即須過夜者)，受下列前題限制
4.2.2.1 須有正當之出差理由。
4.2.2.2 須為職務上或業務上之所必須。
4.2.2.3 出差須經廠務代表之指派或因職務上或業務上之需要已經口頭報准者。
4.2.3 一般申請程式
除廠務代表外，各級人員出差，於具足出差理由後，應依下列規定申請及報告。
4.2.3.1 員工接獲出差任務後，應即擬定任務計畫，妥善規劃出差工作及行程，必要時得先請示出差日數。
4.2.3.2 除緊急任務外，員工出差應於七日前，填寫出差申請單經權責主管核准生效。
4.2.3.3 將核准之出差申請單送廠務代表處查核登記。
4.2.3.
4 送財務部門審查其預定行程、地點、食宿、出差日數等，依規定加10%核定其出差預借旅費(由財務部辦理結匯)，但短期出差人員如不需預借可自行暫墊，待返廠後依規定申報旅費。本項出差預借旅費需於出差前三日(含)送達財務部收件辦理預借事項。
4.2.3.5 如因緊急任務必需出差者，得於填寫出差申請單後，直接送交廠務代表簽核後，轉財務部預支出差旅費，以最高標準申請預支。
4.2.3.6 返廠七日內，應即報告任務及行程，並依規定結算申請出差旅費呈權責主管核閱。
4.2.4 旅費報支規定
4.2.4.1 出差旅費分為交通費、住宿費、誤餐費，報支標準詳如4.2.8節。
4.2.4.2 廠務代表(含)以下人員因任務需要搭乘飛機、輪船，原則以經濟艙為限，需搭乘商務艙、頭等艙以上者，應於出差申請單上註明並先呈準始可報支。
4.2.4.3 搭乘火車以普通車廂，公路汽車以類似同等上限報支交通費。
4.2.4.4 交通費憑單據認定，無法取得憑證者核實認定，但使用公司交通工具者不得報支交通費。
4.2.4.5 住宿費按實支實付方式申報，如出差處所免費**住宿者，不得報支。
4.2.4.6 員工出差不得報支加班費；但經主管指派利用假日出差者，得視工作情況予以調休。
4.2.4.7 廠務代表出差暨簽准隨同廠務代表出差之員其住宿、交通、誤餐費及其他各項費用(如交際費、郵電費...等)均以實支報銷。
4.2.4.8 餐費按日數(含起迄當日)支給；但出差處所免費**餐食者除外。
4.2.4.9 出差期間應盡量不讓客戶招待。
4.2.4.10 員工出差期間因公支付下列費用檢附下列憑證報支：
4.2.4.10.1 電報、**、傳真應檢付憑證(電信局、旅館帳單...)。
4.2.4.10.2 郵費應檢附憑證(郵局、委託代辦者之帳單.......)。
4.2.4.10.3 交際費依相關辦法手續填報呈核。
4.2.4.10.4 因公攜帶之行李、購運原物料、機械零件...等，必須支付運費者應檢附憑證報支。
4.2.5 員工赴外埠參加一日以上訓練、實習，有過夜之需要者，其受訓期間之餐宿得比照出差報支。
4.2.6 出差旅費報支標準遇物價巨帳波動或修訂屆滿三年時得視需要由相關部門提出檢討修正。
4.2.7 其他規定
4.2.7.1 員工出差日數，應由派遣出差主管視事實核給，如有需要得先予限制，其因
私事請假逗留期間不得報支差旅費。
4.2.8 出差旅費報支原則，限額內實報實銷。
4.2.8.1 除廠務代表外，其餘人員住宿費按各地區設定標準以下依憑證實報實銷，超過設定標準者，應先簽報核備後始准報支銷帳。
4.2.8.2 車資、郵電費、交際費憑證實報實支。
4.2.8.3 出差旅費報支標準設定如下表：(誤餐收據如未加蓋發標專用章及店章者無效) 。
4.3 附則
4.3.1 國外刷卡付費其匯率得以對帳單匯率為支付標準，若無法提供對帳單，則以費用產生時之銀行中心匯率為支付標準。
4.3.2 國內外餐費，原本應該實報實銷，但因部份單據無法取得時，特准無單據報支，每日以有單據申請報支金額之20%為限。但無單據及有單據餐費報支，以上述金額為上限。
4.4 本辦法經呈廠務代表核准後實施，修改時亦同。
5 相關資料／檔案
5.1 人員外出單
5.2 教育訓練申請單
5.3 出差申請單
5.4 公務旅行證件及航空票務代辦申請單。
QG HLC 019出差管理辦法
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