乙個單位公文的***壞，直接關係到公文本身的效用和單位的執行力、工作效率，直接影響發文單位的形象和聲譽。因此，公文不僅要求內容真實，觀點正確，還必須同時具備條理清晰、文辭精練、格式規範、結構合理、標識齊全，頁面整潔。那麼，如何才能確保公文質量呢？
筆者結合多年從事企業文秘的實踐經驗，就如何確保公文的質量，簡單談幾點體會。
一、完善制度，規範公文運轉程式
要嚴格按照《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等有關規定，健全完善本公司的公文處理工作制度，從公文種類、公文格式、行文規則和公文管理制度等方面做好公文處理工作。在辦文程式上要嚴格執行「兩個不准」，即：二級單位以公司名義的發文，不經辦公室嚴格審核，不准送公司領導審簽；內容涉及幾個單位，在未與有關單位協商並取得一致意見時，辦公室不予登記。
需辦公室文書處理的公文，要始終堅持由辦公室秘書起草或初核，由辦公室主任簽署辦理意見，由公司分管領導簽發。每件公文經過逐級呈送、層層審簽，最後由辦公室進行公文格式規範化處理和編號、監印。同時，要做到「四不辦」，即：
公司領導未簽發的檔案不辦理，沒有附件或附件不完整的不辦理，公文倒流的不辦理，照抄照轉上級檔案的不辦理。積極爭取領導支援和認可，探索改革承辦件按領導排序從後往前依次送簽和傳閱件從前往後依次傳閱的程式化辦文方式，因件制宜，不落俗套，根據不同的內容有針對性地提出擬辦意見，變依次送簽和傳閱為依照內容確定送簽和傳閱，為抓落實提供方便、創造條件，有效解決順序和效率這對矛盾。
二、嚴把關口，確保公文處理質量
大多是事關全域性的，容不得有絲毫的懈怠和半點馬虎。堅持做到五個原則，嚴把四道「關口」，對於保障公文寫作質量，有序進行公文處理大有裨益。
要堅持的五個原則，一是堅持政治首位的原則。力求承辦和起草的公文與黨的監獄工作方針政策保持高度一致，與監獄改革、發展、穩定的大局保持一致。這就要求秘書人員要長期堅持政治理論學習，不斷提高政治理論水平，增強用馬克思主義的立場、觀點和方法指導具體辦文工作的能力和本領。
二是堅持按程式辦文的原則。做到公文起草有令而動、有據可依；公文呈批層層把關，分級負責；公文辦理逐級請示，遵示而行，保證公文處理的規範化、程式化。三是堅持質量第一的原則。
要把提高辦文質量貫穿於公文處理的全過程，牢固樹立「精品」意識，狠抓辦文質量，確保辦文工作的及時性、有效性。四是堅持高效的原則。公文處理時效性較強，必須做到不積壓、不拖拉、不誤事，否則，即便是寫的再好的公文，仍不能體現出它應有的價值和功能。
因此，秘書人員要做到了解情況全面，領會意圖準確，增強工作的預見性，把握工作的主動權，做到急事急辦，特事特辦，案無積卷，事不過夜。五是嚴守保密的原則。公文處理工作接觸大量的秘密事項，秘書人員知密時間早，知密等級高，一旦在公文處理中發生了洩密，則後果不堪設想。
監獄要經常性地加強對機關工作人員的保密教育，強化保密意識，使每個工作人員時刻保持高度的政治覺悟，做到不該說的不說，不該問的不問，不該看的不看，避免失密洩密問題的發生。 要堅持嚴把的四道「關口」，一是嚴把公文起草關。公文起草是提高公文質量的關鍵環節。
起草的文稿表述是否精練、簡明，直接關係到收文單位能否準確理解、迅速貫徹執行和組織實施。因此，在起草公文前先要摸清發文意圖，吃透精神。起草公文時，力求做到內容上求實，格式上求嚴，文字上求精，篇幅上求簡。
二是嚴把審核關。在公文審核中要著重嚴把政策關、文字關和格式關，以此來促進公文質量和水平的提高。政策是公文的生命線，也是公文權威性的具體體現，必須做到明白、準確，便於執行。
既注重其政策的縱向連續性，又注重橫向相關性，防止顧此失彼，互相矛盾，給執行造成困難。同時，還特別注意把握政策的可行性和操作性，尤其對涉及幹部人事、制度機制、財務經費、罪犯獎勵等問題決不簡單處理，要多向監獄領導請示彙報，從多渠道查詢檔案依據。在文字審核方面，主要從觀點是否明確，內容是否充實，結構是否嚴謹，文風是否端正，文字是否簡練，條理是否清楚等方面嚴格把關，避免把粗製濫造的公文草擬件隨意呈送給領導簽發。
還要從公文的版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關到正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、抄送機關等方面進行嚴格的把關。三是嚴把印製關。檔案的列印校對是形成檔案的最後關口，稍有疏忽，就有可能出錯，一旦發出，就會產生一定的不良影響。
因此，要認真核校，視人員條件實行多人校稿制，確認無問題後，按照準確、及時、規範、安全、保密的原則進行印製。四是嚴把收發關。對印製好的檔案經認真清點、登記後及時傳送和歸檔，並嚴格執行發文登記制度，提高檔案傳送的時效性和準確性。
對上級來文統一由內勤幹事負責收文登記、傳遞分流、轉辦、立卷歸檔，要堅持特件特辦、急件急辦、平件快辦的原則，加快辦文的效率，始終保持辦文渠道的暢通。
三、加強培養，提高能力，增強秘書人員的整體素質
從一定意義上講，秘書人員的素質決定著公文質量。監獄要注重培養、提高秘書人員的綜合素質，全面加強秘書隊伍建設，為確保公文質量奠定良好的基礎。一是加強思想政治建設。
要把政治建警工作機制延伸到公文處理和秘書隊伍建設中，教育和引導秘書人員加強學習，提高運用馬克思主義的立場、觀點和方法分析問題的能力，保證辦文工作始終堅持正確的政治方向。二是加強業務培訓。要把秘書人員業務培訓工作做為重要內容，納入到監獄培訓規劃之中，積極創造條件，採取多種形式，組織秘書人員學習公文處理業務知識，不斷提公升水平，使秘書人員都能按標準和規範處理公文。
同時，在撰寫、修改文稿的實踐中，不斷總結經驗，在更高層次上探索公文處理的經驗和辦法。三是加強作風建設。一方面通過職業道德教育，增強秘書人員從事監獄公文處理工作的光榮感、責任感，形成和保持認真負責、實事求是、雷厲風行、無私奉獻的良好職業道德。
另一方面，通過有關領導以身作則，率先垂範，組織評優評先等活動，激勵和引導秘書人員時刻牢記「兩個務必」，自覺抵制各種**，淡泊名利，埋頭若干。與此同時，對秘書人員的工作成績及時給予充分肯定，在評先晉級時優先考慮，從而激發秘書人員為監獄幹事創業的積極性，形成講奉獻、創一流的工作局面，有力地促進監獄公文處理工作質量和水平的提高。
總之，秘書工作者要有大局之眼、致細之心，在自身的崗位上努力實踐秘書工作「四個轉變」，做好「三個服務」，與時俱進，奮發向上，全面規範公文運轉程式，切實提高公文處理質量，不斷探公文處理工作的新途徑新方法。只有這樣，才能使監獄公文處理工作為監獄中心工作和監獄事業發展提供高效優質服務，才能充分發揮監獄公文應有的效用，為公文處理不斷地適應新形勢下的監獄工作奠定堅實的基礎。
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