q/kl
壽光市坤隆石油機械****企業標準
q/kl03.010-2008
產品圖樣及技術檔案管理規定
編制：審批：
2008-06-01發布2008-06-15實施
壽光市坤隆石油機械****發布
1、目的
實現對公司技術類檔案進行控制，確保各相關場所使用的檔案為有效版本。
2、範圍
適用於公司所有產品的圖紙、工藝、技術標準等技術類檔案。
3、規範及要求
3.1 外來技術檔案、圖紙的控制
3.1.1 對有訂貨要求、或有合同、定單的石油機械產品技術檔案及圖紙，由技管部進行存檔、登記，並進行工藝性、結構性、標準化審查。
3.1.2 外來技術檔案及圖紙須轉化成公司內部技術檔案，方可指導生產(特殊情況如：零星、臨時、小批量試製產品除外)。
3.2技術檔案、圖紙的編號
3.2.1技術檔案及圖紙須具備明確、唯一的編號：
標準、規範類檔案，保留原編號；用於指導生產的產品圖紙、工藝等技術檔案，由技管辦確定編號，編號應直觀，並不違背質量管理體系中《質量手冊—檔案控制程式》的規定。
3.2.2毛坯圖、外協半成品圖、調質圖的編號，在成品圖號後加尾註：如毛坯圖號後加「p」，半成品圖號後加 b」， 調質產品圖號後加「t」。
3.2.3對於同一種產品的改型、改進，相應技術檔案在其原編號後加相應序號。
3.3技術檔案的審批
3.3.1所有技術檔案必須經過審批
3.3.2審批專案包括：設計、校對、審核、會簽（僅當需要時）、標準化、審定、批准。
3.3.3每一審批專案的主要負責人必須在相應的審批欄內簽署全名，且便於便認，最終批准者應註明批准日期，審批人員應對簽署的技術檔案負相應的質量責任。
3.3.4特殊情況下，暫不能執行上述規定時，必須由副總經理、相關檔案主管部門領導簽字認可，並在一周以內補辦各種手續。
3.3.5編制
3.5.5.1編製者必須是與技術崗位職責相適應的人員。
3.5.5.
2對於有關圖樣（如產品圖樣、工裝圖樣）可以使用「設計」表示。編製者對自己所編制的技術檔案的正確性、完整性、統一性、可操作性和齊全性負責。嚴格執行有關國家、部或公司內各項標準。
如果編製者是兩個或兩個以上，則由主要編製者負責簽字。對於外來技術檔案則由整理者或測繪者負責簽字。
3.3.6校對
3.3.6.1校對人員可以是檔案編製者所在部門內成員，由編製者自己確定。
3.3.6.2對編制的技術檔案的各階段的輸出與輸入進行校對，對編制結果與編制依據的一致性負責。
3.3.7審核
3.3.7.1技術檔案是否符合編制原則和有關方案或任務書要求，是否達到規定指標。
3.3.7.2編制內容是否正確合理，有無違反安全標準和環保規定。
3.3.8會簽
3.4.8.1確認技術檔案的內容與使用環境及具備的條件的一致性，確定其實現編制思想或結果的可能性與合理性。
3.4.8.2會簽由與技術檔案有關的使用物件及有關編制人員參加，並由主要使用
物件簽字，會簽人員對產品實現的可行性負責。
3.3.9標準化
3.3.9.1標準必須是指定的標準化管理人員。
3.3.9.2按國家、行業以及公司的有關標準規定，審查技術檔案對標準的符合性。
3.3.9.3各種標註和表示方法是否符合標準。
3.3.10審定
3.3.10.1審定由主管技術檔案的部門領導負責。
3.3.10.2對審批手續的合理性以及技術檔案的必要性負責。
3.3.10.3批准
3.3.10.4批准者必須是由公司指定的技術管理人員。當未指定時由相應技術檔案主管部門的領導負責批准。
3.3.10.5對技術檔案是否符合有關技術標準和原則方針負責。
3.4技術性檔案、圖紙的發放
3.4.1技管部負責公司所有技術檔案及圖紙的編號、登記、發放、**、歸檔、銷毀及有效版本的受控管理。
3.4.2技術規範、技術標準、和技術檔案由技管部建立相應的《技術檔案發放**登記表》、《技術檔案借閱記錄表》，接收者應簽字領用或借閱。
所有受控技術檔案及圖紙均由技管部進行「受控」標識。
3.4.3圖紙的發放：對內發布的圖紙根據實際情況加蓋「生產準備用圖」、「試製用圖」或「生產用圖」章，並加蓋「內部受控」章。其它技術檔案加蓋「受控」
章，確定發放範圍和數量，並進行登記、發放（具體發放單位根據各部門使用的實際情況確定）。生產部根據生產計畫確定具體的外協產品型號、數量，交由營銷部，由營銷部根據生產進度安排產品外協，外協單位根據計畫到營銷部填寫《外協圖紙領用單》到技管部領取圖紙，並辦理相關手續，並加蓋「對外供
圖」和「受控」章，該批計畫完成後將圖紙交回，由資料員確認驗收。如需特殊情況圖紙及技術檔案需要外帶時，須經主管經理簽字，並確定交回時間，同時辦理相關借用手續。
3.4.4技管部應每半年組織有關人員對本部門和各相關部門的技術檔案管理進行一次抽查檢查，並儲存其檢查記錄，對不按規定管理檔案的有關部門責令其限期整改，必要時提出處罰建議，報批後實施。
3.4.5任何部門不得隨意影印、列印技術檔案及圖紙，一經發現，發文單位有權立即收回並追查有關單位責任。
3.5技術檔案的更改、作廢
3.5.1技術檔案及圖紙的更改
3.5.1.
1技術檔案的更改，原則上由原審批部門（或人員）進行審批，由於職能職責的變更導致原審批部門（或人員）變更時，應按新的職責範圍執行。確需修改時，編髮《技術檔案更改通知單》，由檔案編制部門實施更改，同時註明更改標記、日期、編號、處數及更改人簽字。
3.5.1.2因一種技術檔案的更改而導致其他相關檔案變動時，必須同時更改。
3.5.1.3由外來檔案轉化的圖紙及技術檔案的更改，需經過使用者的同意並做好記錄存檔。然後經由步驟3.5.1.1執行。
3.5.1.4圖樣及檔案的更改不得降低產品質量，亦不得違背有關標準的規定，更改後的圖樣及檔案應正確、完整、統
一、清晰。
3.5.1.5若圖樣及檔案的底圖經多次使用與更改而汙損不能再用時，需重換底圖。但不得改變其代號。
a） 根據最後更改的尺寸、文字、圖形等重換新底圖；
b） 舊底圖上應有明顯的「作廢」標記，並由經辦人籤上姓名、日期，舊底圖或其影印圖亦應存檔備查。
c） 新底圖上仍應有規定人員簽字，如新底圖上不便取得舊底圖上原有人員簽字時，則用長仿宋體填寫原有人員的姓名、日期。
3.5.2 工藝檔案的更改
工藝檔案更改程式：
工藝檔案需更改時，應填寫《技術檔案更改通知單》，經相關部門會簽，並經審核和批准後實施修改。
修改方法
a、修改時不得塗改，應將更改部分用細實線劃去，使劃去部分仍能看清，然後
在附近填寫更改後的內容。
b、在更改部位附近標註本次修改所用的標記，標記符號應按更改通知單中的規定。
c、修改時必須在被改檔案表尾的更改欄內填寫本次更改用的標記、更改處數、更改通知單的編號、日期和修改人的簽字。
d、在下列情況下，工藝檔案修改後需重新更換底圖(已列印存檔的)，換發檔案：
a） 經多次修改，檔案已模糊不清；
b） 雖初次修改，但修改內容較多，修改後檔案已不清晰。
e、換發新的工藝檔案時，舊工藝檔案必須收回存檔備查。而且新舊檔案應加區分標記，嚴禁新舊兩種檔案混用。
最後資料員將更改後圖紙、工藝及技術檔案的電子版本作最後的修整，但其更改及變動過程必須存檔。
3.5.3技術檔案的銷毀、歸檔、保管
對要銷毀的作廢技術檔案，由技管部填寫《技術檔案銷毀申請表》經相關負責人批准後實施。
3.6 技術性電子資料備份、命名等管理
3.6.1圖紙設計完成後，統一轉到資料員的電腦上，由資料員統一管理，其他技術人員不再保留其設計底圖。
如需變動的話，經主管領導同意，由資料員將需變動的及與其相關的圖紙轉到設計人員的電腦上，設計完成後轉回。
3.6.2所有的裝置隨機所帶光碟、安裝協議盤、修復盤和各類檔案備份、外單位合作的資料均由資料員登記建台帳，統一保管。
3.6.3對於技術資料類的電子文件無相關負責人簽字不能外借。
3.6.4對於經常使用的安裝光碟需要備份由相關負責人簽字可以備份，所有的電子文件不允許借用超過8小時，更不允許帶出廠外（特殊情況需相關經理批准）。
3.6.5各工作計算機，除主管及資料管理員所用計算機外，一律封閉usb輸出功能，公司內部相互間的檔案轉移，一律在區域網內周轉。
3.7違反規定的處理控制
1．技管部嚴格控制界線發放,並切實控制技術檔案的正確使用,把關不嚴,每次處罰責任人10-50元。
2.打擊冒領、超範圍領用，一經發現，立即向主管經理匯報，並處罰責任人100-500元。
3.凡成套產品圖紙、技術標準、規範及關鍵產品工藝檔案，不得成套發放（生
產車間領用必須辦理相關手續，經簽審後實施），切實保障技術成果的保密。凡是洩漏公司技術的行為，一律交公司處理。
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