一、 擬定會議計畫
1、 確定會議名稱、議題等基本要素
2、 成立會務工作機構
各會務工作組的分工:
(1) 會務組:負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。
(2) 秘書組:負責擬寫會議方案,準備各種會議檔案和資料,做好會議記錄,編寫會議紀要、演示文稿等工作。
(3) 接待組:負責生活服務、交通疏導、醫療服務等工作。
(4) 宣傳組:負責會議的錄音錄影、娛樂活動、照相服務和對外宣傳報道。
(5) 財務組:負責會議經費的統籌使用和收費、付賬工作。
(6) 保衛組:負責防火、防盜、人身安全和財務安全、保密工作。
3、 制定會議預算
會議預算 ①交通費用
②會議室費用(會議場地租金+會議設施租賃費+會場布置費+其他支援費用)
③住宿費用
④餐飲費用
⑤旅遊費用
⑥培訓費、講演費及演出費用
⑦預算外支出
二、擬定會議議程、日程、程式
(1) 會議議程
例:2005中國營銷領袖年會會議議程
2023年12月18日下午13:30開始,在北京大學國際關係學院秋林報告廳,召開了2023年中國營銷領袖年會,會議議程如下:
會議議程
(2) 會議日程
(3) 會議程式
三、 制發會議通知【略】
四、 準備會議材料與物品【略】
五、 制發會議證件
1、 會議證件上的內容
(1) 會議名稱,必須寫全稱。
(2) 會徽。
(3) 姓名。寫現名,不寫曾用名。
(4) **。半身免冠**。
(5) 證件種類,即標明「出席證」、「列席證」等等。(較大字型大小,醒目標識。)
(6) 組織或代表團名稱。
(7) 證件編號。
(8) 會議日期。
六、 會場布置【略】
會議流程組織會議
會議 培訓安排與流程 本準則適用於一般性的會議和培訓,各業務部門的常規性會議或者培訓參照此準則執行。一 相應規格基本原則 公司所有部門會議 培訓活動的安排,以相應規格安排會議場地,保證會議活動的順利進行。二 會議計畫 1.各部門應於每月20日對下月即將舉行的會議 培訓班 說明會等,擬定 會議計畫工作...
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