一、目的
規範會議內容和程式，提高辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提公升公司運營水平。
二、適用範圍
適用於公司及各部門的工作會議和專題會議等。
三、職責
1、人事行政部：負責各種公司會議的會場安排、裝置準備，並協助專案例會及其他各種專題會議。
2、會議組織部門：負責例會及主責專題會議的組織及相關工作。
四、會議分類
1、集團月度例會
（1）集團月度例會每月召開一次，於每月的第五個工作日上午召開，節假日順延。
（2）出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人；會議由總經理主持，總經理因故不能出席時，授權公司其他領導成員主持。
（3）月度例會的主要內容是：通報集團月度重要事項；各部門負責人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協調解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案； 與會人員討論有關事項；會議主持人安排和部署下月度公司整體工作並宣布議定事項。
（4）集團月度例會由總經理辦公室負責組織和記錄，議定事項形成《集團月度例會會議紀要》，由辦公室起草，經辦公室主任審核後，由總經理或主持會議的其他公司領導簽發。
2、總經理辦公會
（1）總經理辦公會不定期召開，由總經理根據需要決定召開，總經理辦公會議題由公司領導成員提出，或由公司各部門提出建議後，由總經理確定；公司領導成員對議題如有意見或建議，可在會前提出。
（2）總經理辦公會研究決定公司重大事項，主要內容：
a. 審議公司的發展戰略、中長期規劃、年度計畫，審批重大投資專案、資產重組和對外合作專案；
b. 審議決定公司年度財務預決算和內部利潤分配方案及彌補虧損方案；
c. 審議公司業績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；
d. 研究公司內部管理體制、組織機構設定與調整方案；
e. 研究公司重大改革方案和部署；
f. 審議通過公司重要規章制度；
g. 研究決定公司生產經營和管理中的重大問題；
h. 討**司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；
i. 總經理認為應研究審議的其他問題。
（3）總經理辦公會參加範圍為：公司領導成員；根據會議議題，公司相關部門負責人參加。
（4）總經理辦公會議定事項形成《總經理辦公會紀要》，由辦公室根據會議記錄起草，報總經理簽發。
（5）總經理辦公會討論的有關檔案原則上會前要送達與會人員閱研。
（6）總經理辦公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文件，由辦公室妥善儲存，並於下一年度的二月底前歸檔；查閱會議材料、記錄、紀要須經公司辦公室主任批准。
3、公司專項會議
公司專項會議是公司領導依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委託，就專項工作召開的辦公會議。
專項會議由總經理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。
會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，辦公室配合。會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，經辦公室審核，報主持會議的公司領導簽發。
4、事業部月度例會（含財務中心）
（1）集團各事業部每月召開一次，於每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由各事業部事業部總經理決定。
（2）由事業部總經理主持，事業部各部門分管領導參加，總經理根據需要出席。
（3）會議主要內容是：會議主持人通報公司事業部當月情況；各部門領導總結分管部門當月工作情況；提出下月工作安排方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度工作進行安排；總經理通報重要事項並提出工作要求。
（4）事業部月度例會由各事業部負責組織和記錄，議定事項形成《**事業部月度例會紀要》，由事業部起草，經事業部主管審核後，報事業部總經理或其他會議主持人簽發，副本送辦公室備案。
5、部門例會
（1）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，但必須服從公司統一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議衝突。
（2）部門例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加。
（3）部門例會的主要內容是：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下週工作要點、具體安排和有關要求。
（4）部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。
6、公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。
五、會議要求
1、會議應根據實際工作需要召開，著眼於有效溝通、協調公司內部各方面關係、解決問題、安排部署工作。
2、會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精幹、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。
3、講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。
4、嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。
六、會議流程與執行標準（見《會議管理流程圖》）
（一）會議準備
1、會議通知遵照以下規定：
（1）已列入《月度會議計畫表》的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計畫表直接通知參會人員；
（2）屬下列情況之一者，按「誰主辦，誰通知」的原則進行會議通知：
a、未列入月度會議計畫而臨時提擬的會議；
b、雖然已列入月度會議計畫，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；
c、其它主辦人認為應另行通知的情況。
（3）會議通知時間一般應提前一天以上通知物件為與會人和會務服務提供部門，若需總經理參加，則至少提前兩天通知；
（4）會議通知形式一般為**通知、郵件通知、簡訊息通知等方式任選兩種同時通知到位，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。
2、會議其它準備工作遵照以下規定：
（1）會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計畫草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實並布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等；
（2）公司召開的公司級會議會務服務統一歸口人事行政部負責。
（3）各部門召開會議需用公司會議室的，應向人事行政部書面提出，由其統籌安排。
（二）會議組織
1、會議組織遵照「誰主辦，誰組織」的原則
2、會議主持人須遵守以下規定：
（1）主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。
（2）主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
（3）會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
（4）屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
（5）主持人應將會議議決事項付諸實施的程式、實施部門、達成標準和完成時限等會後跟進安排向與會人員明確。
3、參會人員須遵守以下規定：
（1）應準時到會，並在《會議簽到表》上簽到；
（2）會議發言應言簡意賅，緊扣議題；
（3）遵循會議主持人對議程控制的要求；
（4）屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；
（5）、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽**，如須接聽，請離開會場；
（6）必須做好本人的會議紀錄。
4、會議記錄。
公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄並確定專人負責記錄（會議紀要格式詳見附件）。
會議記錄應遵守以下規定：
（1）以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；
（2）會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性；
（3）對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣；
（4）會議原始記錄應於會議當日、會議紀要最遲不遲於會議次日呈報會議主持人審核簽名；
（5）負責會議考勤記錄，並報會議主持人核准；
（6）做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核准的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。
5、會議紀要和會議記錄的發放、傳閱、歸檔：
（1）公司級會議紀要的發放或傳閱範圍由會議主持人確定，並由辦公室存檔備查；
（2）各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將乙份副本送辦公室統一歸檔備查；
（3）會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩，其調閱應嚴格按照公司文件管理制度和保密制度的有關規定執行。
（三）會議跟進與落實
1、會議決議、決策事項需要會後跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；
2、會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；
3、辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，並將督辦和催辦情況報告會議主持人，並將作為考核當事人工作的依據；
4、部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。
七、公司級會議的保密
1、與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外洩露。
2、會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。
3、故意洩漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。
八、管理權責和處罰
1、人事行政部負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。
2、會議主辦部門負責會議的組織工作，並有權對違反本制度的行為提出處罰。
3、遲到、早退、缺席
（1）遲到：參會人員在會議規定召開時間後5分鐘內未到的，計為遲到，每次罰款20元；
（2）早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退，每次罰款20元;
（3）缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批准而不參加會議的，計為缺席，每次罰款100元。
（4）、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。
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