會議制度建議

為使公司會議管理規範和有序，提高會議形式的行政決策效率，特制訂本辦法

第一條提高會議成效

1、嚴格遵守會議的開始時間

2、在開頭就議題的要旨作一番簡潔的說明

3、要把會議事項的精細順序與時間的分配先告知參會者

4、引導與會者在預定時間內做出結論

5、應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認

6、把決議付諸施行的程式理出，加以確認

7、不要中途離席

第二條會議類別

1、公司級會議：領導擴大會、全公司幹部會、全公司班組長會、由行政部門負責組織召開，如行政中高層例會等

2、系統和部門工作會：各車間、科室、部門工作會，如車間辦公會、策劃部會、銷售部門會等

3、上級或外單位在我公司召開的會議（如現場會、報告會等）或廠際業務會（如聯營洽談會、使用者座談會）一律由公司辦公室受理安排，有關業務對口的科室寫作做好會務工作

第三條例會安排辦法

1、行政事務會議（周）總結評價上週生產、行政、銷售等部門工作情況，安排下週工作

2、經營活動分析會（月）匯報分析公司計畫，執**況和經營活動成果，評價各方面工作情況，肯定成績，提出改進，提高公司經濟效益（銷售財務部）

3、質量分析會（月）匯報總結商約產品質量情況，討論分析質量、事故（問題），研究決定質量改進措施（生產客服部）

4、安全工作會（含治安、消防工作）（月）匯報總結前期安全生產、治安、消防，車輛工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患（生產車輛）

5、生產排程會（周）排程/平衡生產進度/研究解決各個部門不能自行解決的重大問題（生產、採購）

6、部門事務會（周）檢查、總結、布置工作

7、班組長會（周）檢查、總結、布置工作

第四條其他會議安排

1、凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須於會議召開前3天經分管常務副總經理批准後，進行，由總經理辦（行政部門）統一安排，方可安排

2、行政經理應每週將公司例會和各種臨時會議統一平衡編制會議計畫，並分發到公司主要管理人員及有關服務人員

3、凡經行政部門已經列入會議計畫的會議，如需要改期或遇見特殊安排，應提前兩天報行政部門，調整會議計畫，並通知相關人員

4、對於準備不充分或重複性、無多大作用的會議，行政部門有權拒絕安排

5、對於參加人員相同，內容接近、時間相近的幾個會議，行政經理有權安排合併召開

6、各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開（與會人員不發生時間衝突除外）應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則

第五條會議管理體制

1、公司行政部門統一管理會議制度，所有會議均須登記備案；各部門每週一次（固定時間、地點）每次都須作會議記錄，會議記錄作為部門主管年度工作考核內容之一

2、公司嚴格控制未預見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批（有物資需求）

3、其他部門主辦的會議，行政部門予以協助

4、對有需要財務支援的會議，財務部門應加強對會議的預算方案的審核，減少不合理費用，並確保合理經費及時到位

5、除其他部門主辦的會議資料自存檔外，由行政部門整理、立卷、存檔

第六條會議程式

1、會前準備

① 對定期的常規會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員

② 對不定期會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：會議名稱、會議主旨和目標、會議議項、會議時間、會議地點、會議議程、會議主持人、出席人員（名單）會議財務（支出收入）預算、接待工作說明、現在籌備情況及進展（可能）存在的問題、解決方案及要求，籌備時間進度表

③ 該報告經批准後方可執行

2、會議通知

根據會議要項擬訂會議通知，對重要回鬚髮幾輪通知的，應作好每輪工作出席會議的重要或主要人員，應通過**等方式確認是否能如期出席，並作出相應安排

檔案管理制度

檔案管理辦法

第一條依據《中華人民共和國檔案法》結合公司實際情況，特制訂本辦法

第二條公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關部門管理，以便於即使利用，維護檔案的完整與安全，公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的檔案、材料、由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的檔案、資料及時歸檔

第三條歸檔

歸檔的文書包括

1、公司有關單位的往來信件、各種協議書、合同等

2、公司會議原始記錄、紀要、和決定（包括發布的通知、通報機構調整與任免、獎懲以及全公司的規章制度）

3、公司指定的計畫、統計、預決算、工作總結

4、公司組織召開的各種專業會議形成的領導講話、檔案和會議總結記要

5、國際交流和合資企業來往檔案、協議、報告和會談記要等檔案材料

6、公司各部門的發文

7、其他具有儲存價值的檔案材料，重要的工作經驗材料

8、外單位直接傳送給公司各部門的抄送信件

第四條歸檔要求

1、歸檔的檔案材料，應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則和歸檔要求，按特徵及檔案內容進行歸檔

2、在乙個卷內要按問題或檔案形成的時間系統排列

3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種

4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表

5、全部案卷組成後要對案卷做統一排列，並編寫檔號，然後逐卷登記、填寫案卷目錄

第五條檔案借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限公司內查閱，不能帶出公司

2、借閱時間一般檔案最長不超過10天，保密檔案最長不超過一周

3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案，不得在檔案上圈劃、塗改、未經批准不得影印檔案

4、借閱人確因工作原因需要影印檔案或摘抄檔案，須經總經理辦主任（行政部門主管）批准

第五條檔案立卷規定

1、對公司各部門處理完畢或批存的檔案材料的立卷歸檔，依照此規定執行

2、公司各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務編制平時檔案材料歸卷使用的案卷累目，案卷類目的條款必須簡明確切並進行系統的排列

3、案卷目錄填寫要自己工整，卷內目錄放在卷首

4、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，自己要工整、清晰

表 8 檔案調閱單錶9 檔案管理**

會議制度建議

經理會議建議的分析

管理工作建議會議

稽查建議制度

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