一、目的：為規範集團人事檔案管理，完善各類人事檔案資料，明確檔案管理流程和許可權，同時為人員的任用、評估提供有效的參考依據。
二、範圍：適用於集團所有員工檔案的管理。
第一節人事檔案的分類
根據各類檔案的特徵及工作要求，將人事檔案分為以下四類：
一、 員工正規人事檔案
指員工在當地人才市場或人事局託管的正規人事檔案。
二、 員工公司檔案
指員工自辦理報到之日起，由集團各級人事部門為員工建立的公司內部的人事檔案。員工公司檔案分為四大類，具體分類如下：
1、正式員工公司檔案：指所有正式員工的公司檔案，具體包括：
（1）管理人員檔案：指所有管理崗位人員的公司檔案。
（2）終端作業人員檔案：指連鎖店、物流、售後、客服的作業崗位人員的公司檔案，主要包括崗位有櫃長、營業員、收銀員、內勤、總服務台、播音、配送駕駛員、倉管員、理賠員、售後結算員、資訊員、受理員、回訪員、總機等。
（3）非終端作業人員檔案：指不屬於各終端的作業崗位人員的公司檔案，主要指辦公室、行政物業、後勤等作業崗，包括崗位有保潔、保安、辦公室前台接待、小車司機、水電維修工、廚師等。
（4）外派人員的臨時檔案：指調入公司為外派人員建立的臨時檔案。
2、工人檔案：指物流、售後工人的公司檔案。
3、廠家**員檔案：指廠家正式**員的公司內部檔案，臨時性**員不需建檔。
4、臨時用工檔案：指因季節性引進的實習生、短期用工等人員檔案。
三、 人事檔案檔案：是指公司內部各類檔案和報告、人事體系內部發文、集團重要發文、各類制度、報表等檔案。
四、 電子檔案
指給每位員工在人事系統中錄入的電子檔案。
第二節正規人事檔案管理
一、正規人事檔案管理許可權
高層管理人員（總監級以上、子公司第一負責人）、1200員工（本科）的正規人事
檔案由總部統一託管；部長級以上人員、各公司統一引進的大專應屆畢業生(必須為與公司簽訂就業協議的大專應屆畢業生)的正規人事檔案由所屬公司在當地人才市場統一託管；主管級以下員工、未簽訂正式就業協議的大專應屆畢業生的正規人事檔案由員工個人自行託管。檔案由公司統一託管的公司承擔費用，個人自行託管的公司不承擔相應費用。如以上規定與當地勞動政策不符的，當地人事部門將相關勞動政策和調整建議報人力資源管理中心，由人力資源管理中心審批後執行。
二、正規人事檔案管理要求
1、部長級以上員工應在試用期結束前將檔案轉入公司，轉正時將予以考核。新開公司部長級以上人員正規人事檔案在公司開業後兩個月內將檔案轉入公司。
2、對於已轉入公司的正規人事檔案，各公司必須對檔案資料進行審查，將正規人事檔案中的姓名、身份證號碼、相關經歷等資料與公司檔案進行核對，如發現有不良記錄或與公司檔案不符的，需及時處理。
3、部長級以上外派人員正規人事檔案由調出公司（勞動關係所在公司）負責調檔，正規人事檔案存放在調出公司委託的人才市場或人事局，調入公司協助辦理。
4、部長級以上員工離職自離職手續辦理完畢後十個工作日內將正規人事檔案轉出，並按勞動部門要求辦理退工手續。對於因辦理退工需放入正規人事檔案的相關檔案資料，公司必須留存影印件。
第三節員工公司檔案管理
一、員工公司檔案管理許可權
1、高層管理人員（總監級以上、子公司第一負責人）、大區人事第一負責人、1200員工（本科）檔案由總部統一管理；
2、子公司人事第一負責人檔案由大區管理；
3、其餘人員檔案由所屬公司人事部門管理，其中終端作業崗位、廠家**員、工人檔案由終端人事專員根據實際情況集中或分散在各終端管理；非終端作業崗位、管理崗位員工檔案由各公司人事管理組管理；人事體系非負責人檔案由人事負責人直接管理。
二、正式員工公司檔案管理規範
1、員工公司檔案資料分類
新員工自辦理報到手續之日起，集團為其建立公司檔案，使用集團統一人事檔案袋。員工公司檔案資料報括：
（1）員工檔案目錄
（2）員工基本資料：**、個人簡歷、職位申請表、背景調查表、學歷證書影印件、學位證書影印件、職稱證書影印件、其他技術資格證書影印件、身份證影印件、戶口簿影印件、筆試試卷、原單位離職證明或解除（或終止）勞動關係證明、體檢表或健康證明、就（失）業證、勞動手冊、統籌轉移單、政審函、畢業生推薦表、員工登記表等。
（3）人事協議資料：勞動合同、服務期協議、商業保密協議、承諾書、經濟擔保書、培訓協議、實習協議、就業協議等（如集團制定的勞動合同下發執行後，需將標準勞動合同及相關協議歸入人事協議資料）。
（4）鑑定、考核資料：轉正審批表、合同續簽審批表、員工旺季評估表、員工年度總結、職務評議等。
（5）公升遷調降資料：員工公升遷調降記錄表、相關報告、職務申報表等。
（6）獎懲資料：員工獎懲記錄表、獎懲通報檔案等。
（7）離職資料：離職報告、離職審批表、離職交接表、統籌轉移單、終止或解除勞動合同決定、終止或解除勞動合同通知書、離職確認書等。
（8）其它參考資料：員工其它相關資料
2、正式員工公司檔案管理要求
（1）新入職或晉公升的高層管理人員、大區人力資源部第一負責人的公司檔案，在員工報到或晉公升後乙個月內將檔案寄回總部，當地留存影印件。
（2）新成立大區或新開子公司人力資源部第一負責人的員工公司檔案在開業後乙個月內寄回總部或大區，當地留存影印件。
（3）人事體系非負責人檔案由人事第一負責人直接單獨管理，各人事負責人應將檔案單獨進行存放，人事其他員工不得接觸。
（4）員工公司檔案中必須包括的資料有：檔案目錄、**一張、職位申請表、個人簡歷、背景調查表、身份證影印件、學歷證影印件、其它證件影印件、勞動合同、服務期協議、商業保密協議、承諾書、經濟擔保書（特殊崗位）、原單位離職證明、體檢證明、政審函。對於入司滿兩年的員工檔案，對職位申請表、原單位離職證明、體檢證明可放寬要求，政審函對於04年8月後入司的員工檔案中必須有，04年8月前入司的員工檔案不做要求。
各公司在郵寄檔案時必須包括以上資料，如檔案中有其它資料需同時寄回。寄回的檔案資料應為原件，當地人事部門留存影印件，各類證件由各地人事部門自行管理不需寄回，如健康證、就（失）業證/勞動手冊、養老保險手冊等。
（5）員工所有的調動、公升降、獎懲情況必須記入《員工公升遷調降記錄表》和《員工獎懲記錄表》中，每個員工的檔案中都需有《員工公升遷調降記錄表》和《員工獎懲記錄表》。調遷記錄需從員工最初進公司時的情況開始填起，如員工在任職過程中有公升遷調降、獎懲記錄產生，需在3日內將相關情況記入相應的表單中，記錄人簽字確認。對於日常任命檔案、調動資料、旺季或年終等大批量獎勵的檔案不需一一存入員工檔案中，人事統一存檔即可，檔案管理員只需根據相關檔案將情況記入相應的表單中即可，但必須保證記入情況的真實性和準確性。
對於通報、單個獎懲檔案在記錄的同時，需將檔案存入員工檔案。
3、外派人員檔案管理要求
（1）外派人員公司檔案由調出公司（即勞動合同、統籌保險所在公司，如經多次調動為最初調出公司）進行管理，員工辦理完調動手續後，調出公司於當日將電子檔在人事系統中轉入調入公司，並將調動人員基本資料傳真至或影印寄至調入公司，合同、協議類檔案原件由調出公司進行管理，如調入公司需查詢外派人員的其它相關資料，可向調出公司查詢。調入公司需為每個外派員工建立臨時檔案，檔案中只需儲存外派人員的基本資料，並及時將在調入公司的日常獎懲、考核、公升降、調動將存入檔案，並在相應的表單上進行記錄。
（2）調入公司人事部門需將外派人員在調入公司的公升遷調降、警告以上處分資料、集團範圍內的通報表揚或批評、離職等資料及時反饋給調出公司，調出公司將相關資料存入員工公司檔案，並在相應的表單上進行記錄。特別是離職資料調入公司必須於離職審批結束後1日內將相關資料反饋至調出公司，調出公司辦理統籌、公積金終止、正規人事檔案轉移等手續。對於集團範圍內的通報檔案，調出公司應主動將相關資料存入員工檔案，調入公司履行提醒義務。
（3）如外派員工需再次調動至另乙個公司，則現調入公司需將外派人員臨時檔案傳真至或寄至下乙個調入公司，並在調令中註明其最初調出公司，以便下乙個調入公司查詢相關資料，理清員工勞動關係。
（4）外派人員檔案管理質量對調出、調入公司雙方進行考核，調入公司主要考核員工在調入公司的日常獎懲、考核、公升降等資料的存檔情況，調出公司主要考核員工檔案資料齊全性、真實性的管理情況，如缺失相關資料，調出公司可要求調入公司協助補齊相關資料。
4、員工公司檔案裝訂
為規範檔案管理、便於查閱，員工的公司檔案必須進行裝訂。在裝訂時，檔案資料順序
參照本制度第二節第二條第1款中資料類別進行分類，並按各資料類別順序進行排列，對於
同一類別中的各類資料可自行排列無嚴格的順序。資料順序排列好後需在《員工檔案目錄》中按順序列明資料明細，最終用打孔機打孔，並用裝訂夾裝訂成冊。
如有新資料歸入檔案，先根據資料類別在《員工檔案目錄》中相應的資料類別下寫明資料名稱，再將資料按順序裝訂入原檔案中，以確保檔案袋中無零散的資料，所有的資料都應裝訂成一冊。
5、檔案編號：由部門漢語拼音的縮寫+三位數組成
總監（經）辦zjb；辦公室bg；連鎖發展lf；行政物業xz；財務cw；結算js；營銷yx；**tg；人事rs；市場策劃sc；資訊系統xx；連鎖店管理部lg；連鎖店ld；配送ps；售後服務中心sh；客戶服務中心kf；離職人員lz。如：kf001、lg002等。
對於各連鎖店面員工檔案編號，在ld前需加各連鎖店的漢語拼音縮寫，如新街口店則編為xjkld。員工的公司檔案編號應錄為電子檔，以便查詢。
6、檔案資料的查閱和借用
（1）檔案管理人員需建立相應的檔案查閱和借用臺帳。
（2）部門負責人方有權查閱和借用本部門員工檔案。查閱和借用人事檔案需填寫《檔案查閱（借用）登記表》，查閱檔案需經檔案管理人員審批後方可查閱，查閱檔案資料時只能在檔案室或指定的區域內進行，嚴禁將檔案資料帶出檔案室或指定查閱區域。借用檔案需經人事部門負責人審批同意，借用時間不得超過五天。
（3）除總裁辦/總監辦/總經辦領導外，其它部門只允許查閱和借用本部員工檔案，如需查閱和借用非本部員工檔案，需報人事負責人審批。員工本人不得查閱和借用自己的檔案。
7、檔案的轉移
（1）各公司間檔案的轉移必須使用特快專遞，以免檔案丟失，保證檔案資料安全到達。轉移時填寫《檔案轉遞單》，由轉出方和接收方認真核對檔案資料，雙方簽字確認。
（2）員工離職後，檔案管理人員需將其辭職報告、離職審批表、解除或終止勞動合同決定、離職確認書、養老保險關係轉移單、失業救濟金審批表、考勤卡、紙質工作牌等相關資料歸入其公司檔案中，並將檔案轉入離職檔案，按離職檔案編號重新編號。
（3）對已失效確需銷毀的檔案材料應及時抽取，並作好登記，另行保管。對於失效的材料需銷毀的，需經人事部門負責人審核，銷毀檔案需有兩人以上在場方可進行或委託當地保密局進行銷毀。
第五章人事
第五章人事 人力資源管理 第一節人事概述 人力資源的含義 是指綜合運用現代科學技術方法豐富人的知識 提公升人的能力 激發人的活力 發揮人的潛能。廣義 包括 現實的人力資源 潛在的人力資源 未來的人力資源 人力資源的特點 1 人力資源的能動性 2 人力資源的時效性 3 人力資源的時代性 4 人力資源具...
第五章符串和檔案
第四章字串和檔案i o 字串 字串是ascii字元的集合。如同其他語言一樣，labview也提供了各種處理字串的功能，如果想獲得字串的例子，可檢視examples general 下面扼要介紹一些內容。建立字串控制物件和顯示物件 可以在controlsstring table 中看到右邊所顯示字串控...
第五章薪酬管理
一 本章教材結構 二 本章鑑定點要求 知識要求佔10 能力要求佔20 合計30 三 本章考情分析 四 本章內容講解 第一節薪酬制度的設計 第一單元薪酬制度的制定依據 知識要求 一 薪酬的內涵 p209 210 一 薪酬的概念 1.薪酬 pensation 泛指員工獲得一切形式的報酬，包括薪資 福利和...