第二節交談的禮節
公共關係工作隨時離不開與公眾的交談。這裡，將向你介紹面談、**交談和函件交談時的禮節。
一、面談時的禮節
在現代電子裝置在大方便了人們這間溝通的今天，面對面的交談似乎比過去少了，但是無論你具有何種溝駝方式，都不能取代面談溝通的方式。
如果像「說話的一方」，面談時最重要的禮節通常取決於這些因素：聲音、語言和態度。
可以這樣說，無認在公共關係活動中，擁有響亮悅耳的聲音是一項有價值的資產。聽著使人生厭的聲音往往影響溝通效果，使人時時想糾正這種聲音或中止這種談話。如果你說話時能符合以下標準，你的聲音就會清脆悅耳：
聲調低而飽滿；發音清晰；不帶口音；措辭得當；語速適中；口氣堅定；親切熱誠。
如果你有以下情形，就需要改進了：發音不准；話語含混；優柔寡斷；聲調太高；語氣粗俗；冷淡疲乏；平淡呆板；帶有口音。
悅耳的聲音需要高雅的詞彙來襯托，除了不帶濃重的地方口音，使用正確的語法，不說令人討厭的字眼以外，還要力求避免使用俚俗語，避免一再使用口頭禪。最好適當選用一些幽默風趣的語言，這樣的文化素養、知識和閱歷的集合，不僅能夠活躍氣氛，還能夠啟人心智，吸引聽眾。
談話時態度也很重要，語氣、語態、神氣、動作、表情都要專心致志以示敬人。要盡量引起對方的談話舉，關懷稱道對方；肢體語言要得當端莊，在輔以動作增強效果時不能過於「舞台化」、「戲劇化」；對不該問的私人問題和對方的公務秘密不要「打破沙鍋問到底」，也不要去揭別人的傷疤；控制自己說話的時間，主動給予對方說話的時間。
作為「聽話的一方」，最重要的社儀是善於聆聽對方的談話。聆聽是一種藝術，是所有良好會談的基礎。你最好能做到：
對談話人的話表現出興趣，即使你是假裝的；耐心地聽對方說話是對他的尊重，既使話題並不吸引你。如果你能把聆聽當作是一種學習和一種習慣，你將比別人更能勝任工作和贏得機會。
一般說來，具有良好口才的人都具有見聞廣博、喜好閱讀、溫文儒雅、熱心活潑的特質，因此也能使別人感覺親切、能得到意見和希望並使時間愉快地飛逝。談話的藝術不是天生的，它需要我們在實踐中學習和摸索，最好能求教於有關的大學教授或參加權威部門舉辦的此類訓練班。
二、**交談的藝術
**交談也是公共關係工作常用的溝通方式。**作為一筇中奇特的溝通工具，可以為人們帶來佳音或噩耗、帶來愛語或惡言，因此如何「打好**」是公共關係人員必備的禮儀知識之一。下面是接聽**的一些要領：
聽到**鈴響第一聲後馬上就接聽，最好不要超過4聲，否則會顯示組織管理不善；農庭**則可以有1分鐘的作餘地，也話需要從某個房間走到**機旁。
在詢問來電者的姓名前，先自報家門，然後準確回答對方要找的人在或不在；不要在詢門之後才回答，否則會給對方「看人說話」的感覺。
對來電者要流露出很高興接到**的語氣，用很快樂的聲音說「謝謝」，既使你對來電者恨得咬牙切齒，否則會損害公司形象。
要聰明地轉接**，把來電者轉給真正能處理這件事情的人，否則會因為沒有得到詢問的答案而變得情緒惡劣，一再重複問題而花去更多的時間。
有人打**來需要留言時，務必記下他的姓名、**號碼及其他聯絡方式，最好把通話日期和時間也記下來，以免向別人傳遞資訊時發生遺漏。
說話的音量不要太大，聲音也不要太低沉，要柔和親切，盡量避開周圍的嘲雜聲。
如果你已經拔過一通**而沒能聯絡上，應該重新再拔，不要計較沒聯絡上是誰的責任；如果拔錯了**，不要「砰」地掛掉**，應該迅速友善地表示你的歉意。
講**時要簡短，不要浪費別人的時間。同時也要注意集中精力聽對方在說些什麼，不要一邊看報紙一邊聽**，或一邊同身邊的人說話一邊聽**。
盡量不要把公務**打到別人家裡去。若有重要事情需要溝通，也不要在早上7點以、晚上22點以後或常規用餐時間往別人家裡打**。在不適當的時間打了**一定要表示歉意。
結束**談話時，要給對方乙個良好的祝願或表示感謝，避免用陳詞濫調或消極悲觀的語氣，放**聽筒時要遵循與介紹、握手相同的先後順序。
三、信函交談的禮節
信件是一種非常重要的溝通媒介，它是維繫一種親密友誼的方法，同時又有許多機遇包含在其中，並且也會因此而給別人留下深刻印象。儘管今天文字聯絡方式還可以通過傳真和電子郵件，但收到一封信函總是比收到一張傳真或乙份電子郵件更令人欣慰。
公務信函最好選用本組織的信箋、信封，並適當使用組織的頭銜或寫信人的頭銜，用手寫的信函要比列印的信函更受收信者的重視。信函要保持乾淨、清潔，內容刪去一半或用修正液塗改過的信函是不能在影印後當作信函發出去的，這會使收信人懷疑或反感。
如果是用手寫，應選擇黑色、藍色或深褐色的筆來寫，不要輕易用彩色墨水來寫信，不少西方國家認為紅墨水表示絕交，綠墨水表示求愛，……。當然，給小朋友寫信是可以用紫紅色、綠色等色彩活潑的墨水來寫的。
如果要隨信附上報告、剪報、文章、資料等，最好在寫明收件人姓名的信封上另外註明，然後把它夾在信函的左上角處一起裝入信封。
信上的第一句話是對收信人的稱呼，一般稱咱姓名或姓再加上職務、職稱或小姐、先生的字眼，也可以在姓名前加上「尊敬的」、「敬愛的」，除非收信人是自己的至愛或家人，一般不允許稱呼名字。寫國際信函時應按國際慣例行事，稱呼姓名並在姓名前加上「親愛的」、「我的親愛的」等字眼。如果對方身份地位比你高，回信時稱呼的是你的名字，你也不要輕易稱對方的名字，要等他請你稱呼他的名字時才改變。
覆信給對方時不要忘了提一句自己剛剛收閱的是對方幾月幾日的來信，以免對方擔心有些信件中途丟失。對方求助你的事，覆信時一定要明確地答覆。
公務信函的結尾一般寫上「謹上」即可，寫給職位特別高的人使用「敬上」比較合適，私人信函中的習慣用語「你最誠摯的」或「你的真誠的」等也常常被用於公務信函。信函的右下方要簽上自己的姓名，簽名時不要加上對自己的稱呼，除非你的名字很女性化或邏輯性一化，就可以加上「小姐」、「女士」、「先生」等稱呼。記住未簽名的信函是沒有禮貌、沒有任何意義的。
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