為了加強公司電子文件歸檔管理，確保電子檔案的安全保管和有效開發利用，更好地為公司發展服務，特指定本制度。
一、總則
（一）、對電子文件的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由檔案室統一協調，檔案管理員負責實施，保證管理工作的連續性。
（二）、電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管、整理和上傳工作。
（三）、電子文件的管理監督由檔案管理員負責，形成部門要每週向檔案室申報電子文件的詳細目錄清單。
（四）、為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就要嚴格的按照此管理制度和技術實施，確保其資訊的真實性、安全性和完整性。
（五）、歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，在內容、相關說明及描述上保持一致。
（六）、具有儲存價值的電子文件，必須適時生成紙質檔案等硬體拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質檔案等硬體拷貝一併歸檔。
（七）、網路管理員要每月進行備份，確保電子文件的不丟失、不損壞、不失真。
二、電子文件的收集和歸檔
（一）、電子文件收集、積累，分公司、部門和個人**檔案管理。
(1)、公司文件收集、積累。公司文件由檔案室檔案管理員專職管理，電子文件以部門、性質、類別、日期立資料夾，各部門及時按照要求製作、整理電子文件上交，由檔案管理員整理儲存。
(2)、部門文件收集、積累。各部門有自己部門的電子檔案庫，由部門經理或助理管理，管理人員以性質、類別、日期立資料夾，及時按照公司文件管理要求製作。
(3)、個人文件收集、積累。各部門有自己本部門員工的電子檔案庫，由員工個人進行管理，員工以性質、類別、日期立資料夾，及時按照公司文件管理要求製作、整理電子文件，凡涉及公司機密性檔案，不得私自備份，留存。部門經理有權對員工電子檔案庫進行檢查監督。
（二）、電子檔案庫設有密碼，員工牢記自己的賬戶名及密碼，如有改動須向總裁辦提交申請，總裁批示備案後方可修改；員工按照公司要求及時將文件上傳至伺服器自己對應許可權的電子檔案庫中，由檔案管理員監督；所收集的文件不允許放至個人電腦硬碟中，如有損失後果自負。
（三）、公司及部門電子文件均需在電子文件登記表中登記，電子文件登記表應與電子文件的備份一同儲存，並附有紙張列印件由檔案管理員儲存。
（四）、電子文件歸檔時間。
(1)、公司電子文件由各部門每週五提交（要求附目錄清單），檔案管理員以週為單位立卷，以月（年）度為單位整理，以部門、性質、類別、日期分類立卷。
(2)、部門文件由本部門員工每週五提交（要求附目錄清單），部門經理或助理以週為單位立卷，以月（年）度為單位整理，以部門、性質、類別、日期分類立卷。
(3)、員工每天上班都要登入公司伺服器，並按照相應許可權上傳電子文件。
（五）、電子文件歸檔鑑定。
(1)、公司電子文件由檔案管理員在儲存檔案時對其真實性、完整性、安全性進行檢查。
(2)、部門文件由部門經理或助理在儲存檔案時對其真實性、完整性、安全性進行檢查。
三、電子檔案的移交與保管。
（一）、電子文件的移交。
(1)、公司電子文件由各部門每週五提交（要求附目錄清單）檔案管理員（要求附目錄清單），雙方在電子文件登記表中簽字，檔案管理員要對其真實性、完整性、安全性進行檢查。
(2)、部門文件由本部門員工每週五提交（要求附目錄清單）部門經理或助理，要對其真實性、完整性、安全性進行檢查。
（二）、保管與備份。
(1)、網管要對伺服器定期防毒並進行硬體維護，保證伺服器穩定執行。
(2)、網管對伺服器每月月底要進行備份，備份硬碟交由檔案管理員負責保管。
(3)、網管每年對伺服器上儲存的檔案進行抽樣讀取檢查一次。
（4）、檔案管理員每月核對一次電子文件登記表和實際存放內容是否一致。
四、電子檔案的查詢和借出。
查詢時，上傳文件員工根據自己的許可權進行相關電子檔案的查詢，如需查詢超出自己許可權的文件時；部門文件由部門經理審批，公司文件由總裁審批，檔案管理員方可給予該員工查詢的許可權。
五、電子檔案的銷毀鑑定。
（一）、公司、部門電子檔案的銷毀，檔案管理員在報總裁批准後，辦理相關手續後，方可實施。
（二）、個人電子文件的銷毀，員工在報部門經理批准後，方可實施。
六、電子文件格式規則。
（一）、檔名稱要規範，公司名稱要明確，檔案須加標籤說明經辦人及時間編號。
例如：西安西電科能10月份崗位績效考核結果（20131128）
四川遠東科能10月份崗位績效考核結果（20131128）
北京遠東科能市場部10月份崗位績效考核結果（20131128）
北京遠東科能總工辦10月份崗位績效考核結果（20131128）
北京遠東科能綜合管理10月份崗位績效考核結果（20131128）
（二）、費用單據標題要完整，應包括專案全稱、費用名稱，檔案標籤須註明人名、時間段。
如：中緬雲南段外電工程專案差旅費預算（王之杰 20131125-1215）.
（三）、檔案內容要規範
例如：經營部門的經營情況，要有乙份考核說明，考核表裡要體現指標、產值、收款情況；
生產部門的生產情況，要有乙份考核說明，考核表裡要體現指標、產值情況；
綜合管理考核上報的檔案，除考核**外，也要有乙份考核說明。
（四）、檔案字尾和各種考核報表、財務報表等要規範
例如：考核**下部要有如下標示：
經辦人、校核人、批准人簽字位置，並在相對應完成時間分別予以簽字；
檔案字尾舉例：
主送單位：北京行政人事部
抄送單位：
存檔單位：行政人事部
七、電子文件歸檔的考核
（一）、員工每天上班要登陸公司伺服器，對當天工作的相關電子文件必須在伺服器上儲存。公司會對登陸及儲存情況進行檢查，如未執行將扣除績效獎金10元，第二次20元，以此類推。
（二）、員工要在每週五週報中提交本週上傳電子文件目錄清單，部門要對清單內容進行抽查。如抽查與實際上傳不符，將扣除績效獎金10元，第二次20元，以此類推。
電子管理制度
為了加強電子文件規範化管理，更好地開發利用電子檔案資訊資源，特制定本制度 一 檔案員要與時俱進，努力學習，掌握計算機應用技術，承擔起電子檔案歸檔的工作職責。二 電子檔案是學校在各項工作中形成的，具有儲存價值的以光碟 磁帶磁碟等為載體的歷史記錄。三 各科室形成的電子檔案在辦理完後，要及時向檔案室移交，...
電子管理制度和辦法
單位 為了加強本單位電子文件的管理，保障歸檔電子檔案的安全保管和開發利用，根據 中華人民共和國檔案法 電子檔案歸檔與管理辦法 四川省公文網上交換管理暫行辦法 四川省電子檔案歸檔與管理暫行規定 結合本單位的實際情況，特制定本制度和辦法 一 電子文件管理制度 1 本單位明確電子檔案歸檔管理的分管領導為本...
電子管理辦法
一 總則 1.1 為了加強對公司電子檔案的管理,確保技術檔案的齊全 完整和準確,發揮電子檔案在科研 生產 基建中的作用,促進生產力發展和科技進步,根據 技術檔案工作條例 制定本制度。1.2 電子檔案指在本單位的生產技術 基本建設活動中形成的歸檔儲存的各種圖紙 圖表 文字材料 計算材料等電子檔案材料。...