電子管理辦法

一、總則

1.1 為了加強對公司電子檔案的管理,確保技術檔案的齊全、完整和準確,發揮電子檔案在科研、生產、基建中的作用,促進生產力發展和科技進步,根據《技術檔案工作條例》制定本制度。

1.2 電子檔案指在本單位的生產技術、基本建設活動中形成的歸檔儲存的各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料等電子檔案材料。

1.3 電子檔案工作是技術管理、科研管理的重要組成部分,各監理部必須將技術檔案材料的形成,積累整理,歸檔納入各監理部責任範圍,工作程式和有關人員的崗位責任制,並進行嚴格考核。

1.4 各監理部形成的技術檔案材料,必須按乙個技術專案進行電子文件配套,加以系統管理,組成卷案,填寫保管期限,註明密級經技術負責人審查後,集中統一管理,任何人不得據為已有。

1.5 電子檔案應分數編號和必要的加工整理,排列整齊。

1.6 已歸檔電子檔案的修改、補充應先請求領導,履行審批手續。

1.7建立電子檔案的收進,移出總登記薄和分數登記薄,並作及時登記;每年年末要對電子檔案的數量、利用情況進行統計。

二、管理職責

2.1 專案總監理工程師是工程專案資料檔案管理的負責人,對資料管理地的符合性、嚴肅性、完整性負責,應定期檢查檔案資料的管理情況;審核及定期檢查電子文件的同步性；及時負責監督整理電子文件，並監督資料員在每個月的25日之前刻成光碟或者直接傳輸，提交總監理工程師備檔。

2.2 各專業監理工程師是本專業工程資料的把關人,應對所屬專業的人員提供的歸檔資料的符合性、完整性、及時性負直接責任;應經常督促所屬人員及時移交、歸還相關檔案資料,負責設計資料、廠家資料的催收催交和參與移交的簽證;

2.3 資料員是電子檔案資料管理的直接負責人, 應嚴格按照檔案管理地的有關規定、規範、標準,認真管理好工程的全部檔案資料,防止紙質資料的霉變、損壞、缺件,並做好記錄,建立臺帳;及時整理電子文件，並在每個月的25日之前燒錄光碟在總監理工程師處備檔或另存於行動硬碟上。

2.4工程完工後，專案監理部乙個月之內完成電子檔案的歸檔工作，電子檔案檔案由總監理工程師負責制，由總監理工程師負責向建設單位及公司移交。

三、資料借閱管理制度

6.1 本室檔案、資料主要供本公司有關人員使用;

6.2 查閱檔案、資料須先填寫《檔案借閱及其利用效果登記薄》未履行登記手續者,資料室拒絕提供檔案資料;

6.3 重要及機密以上檔案,一般不借出資料室,因特殊情況需要借出時,必須經資料主管領導批准,並辦理借閱手續方可借閱;檔案和資料的借出時間均不得超過半個月,確因工作需要而不能按時歸還的,必須辦理續借手續;

6.4 查閱時,要愛護檔案、資料,嚴禁在檔案上、材料上劃線、打勾、做記號、折角,更不允許塗改、撕頁、複製和轉借,如確需要複製者,必須經有關領導批准;

6.5 外單位人員來本室查閱資料,必須持有單位介紹信和身份證

（註明查閱內容和用途）;並經有關領導批准後,方可按批准範圍提供;需要抄錄、複製檔案時,必須按規定辦理手續;而且一張介紹信只能查閱一次檔案;查閱完畢後應將介紹信留在本資料室內;

6.6 查閱資料者有義務將利用效果反饋到資料室,以利於探索和總結檔案工作經驗,更好地為本工程專案部工作服務。

四、電子文件資料檔案歸檔細則

環宇監理變電站工程監理單位竣工檔案歸檔組卷明細表

環宇監理線路工程監理單位竣工檔案歸檔組卷明細表

1. 500kv電壓等級及以上的工程按照此表（及業主檔案管理要求）進行整理檔案資料；

2. 220kv電壓等級的工程按照此表酌減部分或不減；

3．110kv電壓等級及以下的工程在220kv電壓等級的基礎上再酌減或不減。

五、責任與處罰

1、出現下列情況之一者，給予警告，並扣發工資500元以上2000元以下，造成嚴重後果的予以開除：

(一)電子文件未按工程進度同步，尚未造成嚴重後果或經濟損失的；

(二)電子文件每月未按時進行備檔的；

(三)電子文件歸檔不符合工程監理檔案歸檔要求的。

2、出現下列情況之一的，予以辭退並酌情賠償經濟損失。

(一)電子文件缺損或者丟失的，造成嚴重後果或重大經濟損失的；

(二)電子文件為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司電子文件的；

(三)利用職權強制他人違反電子文件管理規定的。