第一節彙編檔案文獻的查詢
一、檔案文獻查詢的意義和原則
二、查詢檔案文獻策略
三、查詢檔案文獻的方法
四、查詢檔案文獻的組織分工
第二節選材的意義和原則
一、選材工作的實質
二、選材的意義
三、選材的原則
第三節選材的基本要求
一、去偽存真，選擇真實可靠的材料
二、透過現象看到本質，選擇能說明問題本質的材料
三、注意材料的代表性，選擇與彙編題目有關的典型材料
四、結合材料的特點，選擇不同型別的材料
五、把握檔案之間的聯絡，選擇內容具有完整性的材料
第四節檔案文獻的選本
一、版本與文字
二、檔案文獻不同文字的成因
三、選本的要求
第五節選材的方法與步驟
一、選材的方法
二、選材的步驟
第四章彙編檔案文獻的查選
編纂題目的選定和編前研究的開展，確立了彙編檔案文獻的主題和基本思路，編纂工作轉入具體操作性階段，即檔案文獻的查詢和挑選階段。一般來說，與編纂題目相關的檔案文獻資訊是客觀存在的，但因檔案資源數量浩大、儲存分散、內容混雜，編纂者要將某一專題的檔案文獻資訊從中提取出來。如果說選題是解決編什麼的問題，那麼查詢和選材就是解決編纂材料基礎的問題。
從資訊資源開發的觀點看，檔案文獻的查選，既是特定檔案資訊的發掘、發現的過程，也是對彙編檔案文獻資訊篩選、提煉的過程。
第一節彙編檔案文獻的查詢
一、檔案文獻查詢的意義和原則
（一）檔案文獻查詢的含義
檔案文獻的查詢是在確定編纂題目、擬制編纂大綱之後，編纂者根據彙編題目的要求和選材大綱的範圍，在比較全面、深入地掌握檔案文獻狀況的基礎上，將能反映編纂題目的相關檔案文獻資訊查詢、蒐集到一起，以供進一步挑選的工作。
從表面看，檔案文獻的查詢是比較簡單的技術性工作，但在實際工作中，由於所選題目的利用者物件不同、編纂要求不同、館（室）藏檔案文獻數量與質量不同、檔案的文字形態與載體不同，在查詢檔案文獻時會遇到各種各樣的難題，尤其是在編纂具有一定深度和廣度或檔案文獻**比較複雜的選題時，更是如此。因此，需要以科學的態度認真分析並把握專題內檔案文獻的分布狀況，並運用一定的策略和方法進行查詢和提取，從而把一部檔案文獻彙編相關的檔案資訊挖掘出來，使編纂主題得到深刻地反映。查詢工作關係到檔案文獻編纂選題的實現程度，也關係到對特定專題檔案文獻資訊開發的廣度和深度。
（二）查詢檔案文獻的意義
1．為挑選檔案文獻創造條件
檔案文獻編纂的目的，是盡力方便讀者利用檔案，並有利於保護檔案原件。因而，編纂者要本著「量中求質」的原則，努力查詢大量的檔案文獻，凡是與編纂題目有關的材料，編纂者一般都要逐件閱讀、認真研究，盡可能將有公布價值的檔案文獻最大限度地集中起來。查詢工作進行得如何，直接關係到下一步有無足夠、全面的檔案文獻可供挑選，因而是影響檔案文獻彙編質量的關鍵環節。
另一方面，做好查詢工作，可以防止與彙編題目有關的有重要資訊價值的檔案文獻不會遺漏在本彙編之外。如果查詢工作做得不夠，彙編問世後，又在檔案部門內外發現了一些較為重要的檔案文獻，就很有可能需要再出版《補編》或《續編》，不僅給編纂公布工作和廣大讀者造成困難與不便，也造成編纂工作的重複和資源浪費。
2．為豐富和充實彙編內容奠定基礎
查詢檔案文獻是在一部彙編中為讀者提供與本專題有關的絕大部分重要材料的重要手段和保證，其目的是盡可能以較為全面、系統的檔案文獻說明彙編題目，使讀者不用到檔案館查遍檔案原件，而只通過閱讀彙編，就能夠得到與某一專題有關的檔案文獻資訊，以充分發揮檔案文獻編纂的優越性。輕視查詢工作的重要性，查詢不徹底，材料不富足，選材和加工工作就會感到基礎很薄弱，難以選出有重要資訊價值的檔案文獻，甚至無檔可選、無檔可編，其結果是編纂成果不敷讀者利用，讀者還得親自調檔查檔，甚至到其他部門查閱，不僅檔案文獻編纂功能未能實現，還對檔案編纂活動乃至檔案部門產生消極影響。
3．為利用者查閱利用檔案資訊創造便利
為利用者查閱利用檔案資訊提供服務是編纂工作的目的和宗旨，也是查詢工作的目標所在。我們說檔案資源數量龐大，從資訊資源或社會資源的分布與占有上看，顯示了檔案資源的優越性。然而，也正因其過於龐大，造成了檔案資訊分布的複雜性與檔案資訊利用的集中有序性、檔案資訊相對過剩與檔案「資訊不虞」現象之間的矛盾，要在浩如煙海的檔案原件中系統、集中搜尋某一專題的檔案文獻資訊，對於利用者來說絕非易事。
編纂者只有潛心挖掘，廣泛蒐集，才能使沉睡幾十年，幾百年，甚至上千年的檔案重建天日，才能使利用者通過彙編方便地得到他們所需要的檔案資訊。這是檔案部門利用檔案資訊服務社會的途徑，也是利用專業特長服務社會的重要方式。
（三）查詢檔案文獻的原則
查詢檔案文獻時，編纂者應該遵循在編纂題目要求的範圍內「全面查詢、寧多勿漏、博約得當」這一重要原則。
1．全面查詢
所謂「全面查詢」，指兩個方面的工作內容：首先，對相關檔案部門內部凡是儲存有和某個編纂題目有關的檔案文獻，編纂者均應遍查各個全宗或類別；其次，編纂者還有必要到檔案部門以外有可能儲存有關檔案文獻的地方，親自去了解、查詢。如到圖書館、資料室、博物館、展覽室等單位，認真查詢有無可收入彙編的檔案文獻。
為了做到全面查詢，編纂者無論是查詢檔案部門內有關的全宗或類別，還是查詢檔案部門以外有關單位儲存的檔案文獻，充分運用多種檢索手段，將與編纂題目有關的以及可能有關的所有全宗、類別和案卷內的檔案文獻一一過目，雖然這可能要消耗編纂者很多精力，但經過全面查詢後，會盡量克服遺漏有較高資訊價值的檔案文獻。
羅爾綱先生在總結編纂《太平天國資料叢編》的查詢經驗時曾介紹到：到南京圖書館頤和路書庫去查詢有關太平天國的材料，這個書庫藏書70多萬冊，編者按庫、架、排的次序，對除經部之外的所有清朝道光二十年（2023年）鴉片戰爭後的資料，包括史部、子部、集部、叢書、雜誌、報紙、函牘、檔案等，一冊一冊地、一頁一頁地細細翻閱，凡看見有關太平天國的資料，就登記在簿子上，對其中特別重要的資料，還要作一簡略提要。由於採取了這種較為全面、徹底的查詢方法，因此發現了許多以前不為人知的有較高史料價值的材料。
正因為編纂者堅持「全面查詢」的原則，因而編纂出的《太平天國資料叢編》內容豐富，廣受史家歡迎。
2．寧多勿漏
所謂「寧多勿漏」，即根據編纂題目所規定的範圍，編纂者查到的檔案文獻，寧可多一些，甚至可以比計畫選入彙編的檔案文獻多出若干倍，盡最大努力防止遺漏某些應選入彙編的檔案文獻。實踐證明，在查詢階段堅持「寧多勿漏」的原則，編纂者下大氣力多收集一些有關的檔案文獻，爭取做到與編纂題目有關的檔案文獻盡歸己手，才能使以後的選材工作有較大的迴旋餘地，有利於保證彙編質量。尤其在編纂數十萬字甚至上百萬字的大型彙編時，由於題目範圍大、時間跨度長、涉及問題多，只有堅持「寧多勿漏」的查詢原則，才能使彙編內容全面深入。
由於編纂者對編纂題目和檔案文獻狀況有乙個逐步深化的認識過程，所以在開始查詢檔案文獻時，可能認為某些檔案文獻與編纂題目關係部大，因而未做任何記錄就予以剔除。但隨著查詢工作的深入進行，編纂者對題目的理解逐步加深，會感到以前忽略不用的某些檔案具有公布價值，應予選用，可是，再要調檔重查已十分困難，尤其是編纂大型彙編時，在人力、時間有限的情況下，重新調檔複查更是難以想象。因此，只有堅持「寧多勿漏」的原則，才能防止類似現象的發生，使檔案文獻編纂工作順利進行。
3．博約得當
「博」，就是指通過「全文查詢」，實現「寧多勿漏」；「約」，就是收集檔案文獻不能離開彙編題目要求的範圍，無限牽連或漫天撒網式地查詢材料，造成查詢的檔案文獻與彙編題目關係不大，甚至毫無關係而不能選用的現象。查詢檔案文獻儘管要遵循「全面查詢、寧多勿漏」的原則，但是絕對不能「多多益善，凡檔皆收」，在查詢時必須掌握好標準。古代學者在談治學時提倡「學貴博而能約，未有不博而能約者也」，只有在「博」的基礎上才可能實現「約」。
「博而不得其要，則渙漫而無歸；徒約而不盡乎博，則局滯而無術」。從中可看出「博」、「約」之間的關係。在編纂活動中，博、約二者都是圍繞彙編主題這一「要旨」展開的，如果違背了「博約得當」的原則，往往會造成查詢的材料「大而無當」，甚至可能要重新查詢。
為使查詢到的檔案文獻「博約得當」，要注意以下兩點：
第一，要注意不能無必要地拉長所要查詢檔案文獻的時間斷限。任何乙個編纂題目，無論是人物、歷史事件，還是機構或問題，都有一定的時間斷限，可以到這個時間範圍內形成的檔案檔案中去查詢所需要的材料。例如：
編纂太平天國檔案史料彙編，就可以在太平天國起義的14年內（即2023年1月廣西桂平縣金田村起義，到2023年6月天京陷落）所形成的檔案檔案中查詢有關檔案文獻，而不應超出這個時間斷限，過多地查詢與太平天國沒有多大關係的檔案，或在枝節問題上，任由編纂者興之所至，捨本求末，其實是違背了「博約得當」的原則。
第二，要注意不能牽強附會地將一些與編纂題目無甚關係的人物、事物及事件的檔案文獻收集起來。這些檔案文獻常與編纂題目有關的檔案文獻參雜在一起，在查詢時要善於將二者區別開。中國第一歷史檔案館的前身——**檔案館明清檔案部2023年編纂出版的《宋景詩檔案史料》，就較好地處理了這一問題。
宋景詩起義爆發於2023年，那拉氏（慈禧太后）、兵部侍郎勝保及科爾沁親王僧格林沁是鎮壓這次農民起義的主要統治者，勝保、僧格林沁在山東、河南等地與宋景詩部隊作戰時，與那拉氏奏諭往來，顯然，這些朱批奏摺反映了宋景詩起義部隊的活動情況，是查詢的重點。但此期間，同時發生了那拉氏從肅順等「顧命八大臣」手中奪取最高權力的「辛酉政變」，勝保與僧格林沁都或多或少地介入了此事，在朱批奏摺中亦有涉及，但是宋景詩起義和辛酉政變毫無關係，查詢檔案時，編纂者注意將二者區別開來，只選有關宋景詩起義的檔案，分寸掌握得較好。
二、查詢檔案文獻策略
（一）明確檔案文獻查詢的材料範圍
編前研究中，編纂者在調查了解的基礎上編擬出選材大綱，為編纂選題的內容範圍和查選材料提供了指南，選材大綱是檔案文獻查詢的基本取材範圍，但不能侷限於此。在具體的查詢工作中，還要詳細分析檔案文獻的特點、分布狀況和文字形態，從多角度思考並合理規劃檔案文獻查詢、蒐集的材料範圍，以此形成檔案文獻彙編的材料特色和優勢。考慮檔案文獻查詢的材料範圍具體角度有材料的文獻型別、保管單位、儲存地點、載體種類、作者、語種、密級、形成時間等。
如材料的文獻型別是指限定僅蒐集檔案中的資訊，還是以蒐集檔案文獻為主，亦可蒐集一些其他文獻（如圖書、報刊、資料等）中的資訊；再如材料的儲存單位是指限定僅蒐集本檔案館、室儲存的檔案文獻，還是亦可蒐集其他檔案館檔案館、室、圖書館、博物館、資料室乃至個人手中儲存的檔案文獻，等等。
有了明確的檔案文獻查詢材料範圍，才便於按照具體要求進行檔案文獻的搜尋。材料範圍的限定應在編輯說明中或以其他方式向讀者加以交代。
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