零星採購管理制度

零星物品採購保管及辦公用品申領使用制度

為規範公司零星物品及辦公用品的採購、保管、領取和使用。確保正常辦公所需，倡導勤儉節約，杜絕鋪張浪費，管好、用好零星物品及辦公用品，特制訂管理制度如下：

一、物品採購的申請程式

申請部門在行政管理部倉庫無存貨前提下，應先向行政管理部提出購物申請（填寫申購單）→行政管理部根據所申購**辦理審批→後勤部進行採購→所購物品交行政管理部倉庫保管員驗收，採購人和驗收人各自在發票上簽字→有關領導按規定批准許可權審簽→財務科核銷。

二、零星物品的採購

1、辦公室所有零星物品的採購工作，由後勤部統一採購；

2、採購人員應採取急用先買，緩用後買；

3、隨用隨買的零星物品採購，200 元以下的物品．由行政管理部經理審批；200 元以上的物品，由董事長審批；

4、採購工作要科學、合理，增強透明度。採購前應充分做好市場調查，掌握欲購物品的效能、**及附加優惠條件。努力達到貨真價實，物美價廉，就近採購。

三、零星物品的保管

1、零星物品由行政管理部負責保管，零星物品的保管與採購人員應由2人以上分別擔任，各施其責，不得一人雙兼；

2、庫存零星物品的種類和數量要科學管理，合理控制。常用、易耗、便於保管和適合批量採購的物品可適量庫存，但要避免庫存過量積壓，在確保**的前提下做到周轉快、消耗低、費用省；

3、批量購入的辦公用品應即時入庫儲存，物品採購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在辦公用品入庫驗收單上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量，並簽字；

4、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閒置的物品要妥善保管，隨時待用，科室替換下的各類辦公裝置交由機關事務管理科保管，機關事務管理科要及時**。登記造冊，修舊利廢．充分利用；

5、定期進行辦公用品庫存盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時、適量增加庫存，保障供給。

四、辦公用品的領取

1、領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確．一次一領，按規定領用，用多少領多少，專領專用。領用物品時，應徵得本部門經理同意；

2、領取時，領取人須在辦公用品領用單上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等專案並簽字。領取非庫存專門採購的辦公用品時，須先入庫再領用。領取接待用品(如水果、煙、茶等)時應由接待承辦部門在購物發票或領取登記本上簽字；

3、辦公用品管理部門及工作人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保證辦公需要。對於消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準，明顯超出常規的申領，領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付；

4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、筆筒等)應列入移交，如重複申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領；

5、大件物品領取後，應列入辦公室固定資產管理序列，明確責任人。辦公用品領取後發現不適用或未用完部分應立即退還給保管員，保管人員根據情況通知採購員予以調換或收回入庫；

6、為接受民主監督，強化節約意識，每月由財務部通報一次各部門領取辦公用品情況。

五、辦公用品的使用

1、使用辦公用品應以部門為家，牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本；

2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用、不得用辦公裝置幹私活，謀私利、不許將辦公用品隨意丟棄廢置；

3、精心使用辦公裝置，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，最大限度的延長辦公裝置、辦公用品的使用壽命；

4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用．貴材賤用。能反覆利用的物品使用後要及時**、紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張列印等，充分發揮各種辦公用品的最大使用效率；

5、印製檔案材料要有科學性和計畫性。須根據檔案材料印製要求及數量選擇合理的印製方式，既要方便快捷，又要使成本最低。力求印製數與需用數基本相符，避免不必要的浪費；

6、對於高檔耐用辦公用品，部門之間應盡量協調相互借用，一般不得重複購置。使用中辦公裝置出現故障，由原採購人員負責協調和聯絡退換、保修、維修等事宜、因使用不當，人為造成裝置損壞的，直接責任人應負賠償責任。

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