第四章文書工作
重點複習題：
1. 文書工作的含義、作用和原則是什麼？
答：文書工作，是指通過相互鏈結的一系列環節，完成文書制發、傳遞、辦理保管的全過程。
文書工作具有以下作用：
（1） 做好文書工作，可以提高文書的質量；
（2） 做好文書工作，可以控制文書的總量；
（3） 做好文書工作，可以加快文書的運轉；
（4） 做好文書工作，可以確保文書的安全；
（5） 做好文書工作，可以促進檔案管理。
文書工作應遵循以下基本原則：
（1） 準確無誤；
（2） 及時迅速；
（3） 安全保密；
（4） 力求精簡；
（5） 集中統一；
（6） 黨政分開。
2. 簡述行文關係和行文制度。
答：行文關係，是指根據組織關係和職權範圍而確定的公文授受關係。
行文關係的型別有：
（1） 隸屬關係的上下級機關之間的行文;
（2） 無隸屬關係的機關之間的行文。
行文制度，即機關行文必須共同遵守的辦文規程和準則。
行為制度主要有：
（1） 相互行為制度；
（2） 聯合行為制度；
（3） 逐級行為制度；
（4） 文稿代擬制度；
（5） 一文一事制度；
（6） 公開行為制度等。
3. 發文處理主要有哪些環節？
答：發文處理包括檔案的交擬、擬稿、審核、簽發、印製、校對、用印、登記、封發、傳遞等工作環節。
4. 收文處理主要有哪些環節？
答：收文處理包括收進檔案的收文、閱文、篩選、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔等工作環節。
5. 交擬公文有哪些注意事項和要求？
答：在交擬過程中，執筆人必須弄清如下內容；
（1） 撰文的背景，包括上級的指示、下級的請示，或實際工作需要。
（2） 撰文的依據，包括有關政策法規、研究成果以及工作例項。
（3） 撰文的意圖，包括領導集體或主要領導人對某一事件的態度、意向和要達到的目的。
（4） 撰文的要求，包括檔案的體式、內容和完成時限。
6. 簽發公文要符合哪些要求？
答：簽發公文必須符合下列要求：
（1） 簽發人對已簽發的公文負有安全的責任。因此，必須對文稿進行認真的審查和修改，不可草率簽發。
（2） 簽發人必須明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。
（3） 簽署時應使用符合存檔要求的書寫工具和材料，不得在文稿裝訂線外書寫。
7. 印製公文的基本要求是什麼？
答：印製公文的基本要求是：
（1） 內容準確、
（2） 格式規範、
（3） 頁面整潔、
（4） 字跡清楚、
（5） 美觀大方，
（6） 便於閱讀和保管。
8. 傳遞公文的基本要求是什麼？
答：傳遞公文的基本要求是：
（1） 迅速及時。一般說來，公文的傳遞越快越好，可以節省時間，提高辦文效率。
（2） 安全保密。傳遞秘密公文，採取保密措施，確保安全。
（3） 利用計算機、傳真機等傳遞秘密公文，必須採用加密裝置。
9. 傳閱檔案的方式主要有哪幾種？
答：傳閱檔案主要有以下三種方式：
（1） 直接送傳；
（2） 專人送傳；
（3） 集中傳閱。
10. 傳閱檔案應注意哪些事項？
答：傳閱檔案應注意：
（1） 要掌握傳閱範圍。應按照固定閱讀範圍和領導批示確定的方位組織傳閱，不得隨意擴大或縮小傳閱範圍，嚴禁檔案橫傳，以免檔案失控，帶來不良後果。
（2） 應以秘書部門為軸心，採用輪輻式傳閱；
（3） 秘書要及時檢查傳閱情況，始終掌握檔案的走向和執行狀態，防止檔案失控。
11. 一般情況下，需要秘書部門擬辦的檔案有哪幾種型別？
答：一般情況下，需要秘書部門擬辦的檔案主要有以下三種型別：
（1） 上級機關主送本機關並需要落實的檔案。
（2） 本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性檔案。
（3） 平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答覆的檔案。
12. 公文擬辦有哪些要求？
答：公文擬辦要求有：
(1) 擬辦人要熟悉機關各部門、各領導成員的職責範圍和分工情況，以下機關工作的歷史與現狀；
(2) 擬辦前要認真閱讀檔案，確實掌握擬辦檔案的精神實質；
(3) 擬辦意見應力求簡明扼要，並具有可選擇性；
(4) 你辦一件應填入檔案處理的擬辦意見欄內，並簽署擬辦人姓名和日期。
13. 批辦意見一般包括哪些內容？
答：批辦意見的內容一般包括：
（1） 該檔案由何單位（部門），何人負責辦理；
（2） 如何辦理和辦理到何種程度；
（3） 對下級請示應予答覆的原則性意見；
（4） 重要檔案和意見的辦理時限；
（5） 需要兩個以上單位或人員辦理時，應批明主辦單位和主辦人。
（6） 批辦意見明確、具體、簡要、，並寫明批辦人姓名和日期。
14. 簡述公文立卷的基本要求。
答：公文立卷的基本要求有：
（1） 立卷要按照機關活動的規律，保持穩健之間的歷史聯絡。
（2） 立卷要以本機關工作中形成的檔案為主。
（3） 立卷的文書要安全、完整，能夠真實的反映機關活動的歷史面貌。
（4） 立卷要便於保管、查詢和利用。
15. 簡述文書歸檔的要求。
答：文書歸檔的要求是：
（1） 應歸檔的文書材料要安全、完整；
（2） 文書和電報要按其內容的聯絡，合併整理、立卷；
（3） 歸檔的文書材料要保持其歷史聯絡；
（4） 歸檔的案卷要編制完整的移交目錄。
16. 試述校對的方法和要求。
答：校對的方法主要有三種：
（1）對校法，就是將原稿放在桌子左側或校樣上方，校樣放在右側或原稿下方，先看原稿，後看校樣，逐字逐句核對下去，發現錯誤立刻修改。
（2）折校法，就是把原稿放在桌子上，用兩手的拇指和食指各持校樣的一變，壓在原稿上，逐字逐句校對，發現錯誤，立刻修改。
（3）讀校法，就是兩人合作，乙個人朗讀原稿，包括朗讀標點符號，乙個人核對校樣，發現錯誤，立刻修改。
校對必須符合以下要求：
（1）既要忠實於原稿,又要善於發現和糾正原稿中的差錯;
（2）校對要達到一定的次數要求。一般要經過初校、二校、三校：
（3）校對一定要全面；不僅要校對全文，而且要校對標題、發文字號、密級，主送、抄送單位，發文機關和法文時間，頁碼和附件等，不能有遺漏；
(4) 要正確使用校對符號，不可隨意亂用；
(5) 校對完畢，校對人員在校樣上簽字，以示負責。
17. 試述閱文的方法和基本要求。
答：閱文的方法很多，主要有以下三種：
(1) 泛讀法。這是一種瀏覽式的閱文方法，即隨手翻翻，大略地看看，以便對全文大意有乙個總的印象；有助於正確辦文和進一步鑽研。
(2) 跳讀法。就是不看全文，讀一部分，舍一部分，視覺過程呈現跳躍式。
(3) 精讀法。當檔案很多、秘書工作繁忙地細讀，並對內容和結構深鑽細研，以求徹切，對於重要的檔案，秘書應採用精讀法。
閱文的基本要求是：
（1）弄清檔案的性質和大體內容，區別輕重，確定辦文重點；
（2）弄清檔案的製發機關和主送機關，對主送機關要抓好檔案精神的貫徹落實；（3）弄清檔案的緩急程度和時限要求，對急件、特急件的辦理要爭分奪秒，越快越好;
（4）弄清檔案的秘密等級和保密期限，對機密檔案、絕密檔案的辦理，要嚴格執行保密法規，確保黨和國家核心秘密的安全。
18.試述篩選的方法。
答：篩選的方法很多。一般情況下，按檔案的性質和內容篩選，可分為必閱件、批辦件和參閱件三類。
（1） 必閱件。是指領導者必須看到的檔案，也是秘書必須呈送的檔案，主要包括：上級機關有關重大方針政策和涉及全域性工作部署的檔案，以及與本機關工作有關的檔案；同級機關下發的與本機關工作有關的檔案；所屬部門及以下機關重要的情況報告；上級機關和同級機關召開的重要會議檔案；機關主要領導人批送其他領導人傳閱的檔案等。
這類檔案應及時呈送領導者閱讀，以便做出部署。
（2） 批辦件。指需要領導者審閱和批示的檔案。主要包括：
上級機關下發的專項業務檔案；上級機關查詢並要求答覆的檔案；所屬部門或下級機關呈報的專項請示；非隸屬關係部門商洽工作必須表明意見的來函等。這類檔案可根據領導分工，及時呈送主管領導批閱，不得積壓、延誤。
（3） 參閱件。指僅供領導者作為工作參考的檔案和材料。主要包括：
上級機關下發的、下級機關和所屬部門上報的一般檔案、演示文稿及其他參考材料。這類檔案可根據其內容和領導人的時間、精力情況，適時呈送，不是很急。
19.試述催辦的方式。
答：催辦的方式可以多種多樣，一般說來，主要有以下四種方式：
（1） **催辦。當需要承辦的檔案發出一定時間後，秘書人員便可用**向有關單位或部門詢問辦理的情況，**催辦的間隔時間各機關可根據具體情況而定。**催辦應有**記錄，將催辦單位、接話人姓名、催辦事項、答覆情況、時間等內容記錄在案，以備查考。
（2） 發函催辦。對外催辦一般應採用發函催辦的方式，各單位在催辦工作實踐中總結出許多好的經驗和方法，普遍實行《催辦檔案通知單》的形式，一式兩份，乙份寄給承辦單位，乙份留作備查。
（3） 登門催辦。對內催辦經常採用登門催辦的方式。即秘書人員親自到承辦部門，當面了解和詢問檔案辦理的情況，督促盡快辦理。
登門催辦的好處是，可以及時發現問題，加強情感交流和思想溝通。如發現承辦部門在辦理過程中遇到阻力或困難，應幫助搞好協調，設法克服困難，爭取及早落實。
（4） 會議催辦。這種方式對內對外都適用。尤其是對那些內容涉及幾個單位的交辦檔案，因單位之間有意見分歧，遲遲未作處理，應請示機關主管領導人，召集有關單位的承辦人開會，一起研究解決辦法，以達到溝通思想，增進了解，統一認識，協商解決的目的。
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