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2023年12月17日發布2023年12月17日實施
編制：採購部審核審批：
第一章採購物資計畫管理辦法
為合理使用資金控制適量庫存，滿足需求、保證物資採購符合適質、適量、適價、適時的要求特制定本辦法。
1. 計畫的分類
1.1月度計畫。 各中心、各部門應按生產及專案計畫對原輔材料、包裝材料（合成產品）、裝置、電器、儀表、儀器、勞保用品、辦公用品，試劑、安全消防設施、生活用品等實際需要申報月度採購計畫，凡可申報月度採購計畫的，都應當申報月度採購計畫。
1.2 周計畫。生產管理中心合成、加工、裝置、安環等部門應對備品備件按實際需要申報周計畫。
1.3 臨時計畫。臨時增加生產任務、裝置臨時整改等所需物資，加工產品涉及的採購物資，招待用品及備品備件等急需的物資，申報臨時計畫。
1.4 專案計畫。涉及新上專案，專案整改、基建專案應申報專案計畫。
2. 計畫的申報部門與審批
2.1生產管理中心所需的原輔材料、包裝材料等物資由生產部門審報、財務保管、財務負責人、生產總監、分管總經理審批。
2.2生產管理中心所需的裝置、配件、電器、儀表等物資，由生產部門申報，財務保管、財務負責人、裝置部、分管總經理審批。
2.3安環部所需的裝置、儀器、配件、化學試劑、機電儀、安全消防設施、勞保用品等物資由安環部申報，財務保管、財務負責人、裝置部、ehs總監、分管總經理審批。
2.4品管部、技術部所需的裝置、儀器、化學試劑等物資分別由品管部、技術部申報，財務保管、財務負責人、分管副總經理、分管總經理審批。
2.5辦公用品、生活用品、招待用品等物資由綜合部申報，綜合部負責人，分管總監、分管副總裁審批。
2.6新專案、專案整改、基建所需材料，由負責該項目的部門審報、財務保管、技術總工、分管總經理審批。
2.7相關部門所需的其他特殊物資,由相關部門負責人申報、該部門分管總經理審批。
2.8相關人員的審批許可權，由董事長授權，另行規定。
2.9詳細見erp審批流程。
3. 計畫的申報時間與要求
3.1月度計畫在上月25號申報（申報下個月的月計畫）。
3.2周計畫在本週的星期五申報（本週報下週計畫）。
3.3臨時計畫在相關部門收到工作任務落實單（聯絡單）、要貨計畫及有關領導指令即時申報。
3.4新專案、專案整改及基建計畫在專案實施前申報。
3.5申報部門填寫申報計畫時，要充分考慮庫存情況和實際需求，要註明所需物資的數量、規格型號、質量標準及到貨日期等。
3.5.1申報定製裝置、儀器及有特殊要求的物資，要附圖或附樣品。申報裝置配件時要註明裝置的生產廠家。
3.5.2申報工程計畫時要有詳細的工程量、質量要求、工期、承包方式及負責本工程專案人員****等資訊。
3.5.3申報裝置維修計畫時質保期內的使用工作聯絡單直接報採購部（詳細寫清楚裝置生產廠家、合同號、簡單的故障描述及跟蹤聯絡人的資訊等）；質保期之外的維修計畫應通過erp系統進行申報（註明裝置的生產廠家、購進日期、簡單的故障描述及跟蹤聯絡人的資訊等），維修計畫表作為維修計畫的附件使用；
3.5.4特殊情況急需採購的物資（停電或網終出現故障等），可採用手工計畫單，但手工計畫單的審批程式仍按上述規定執行；使用手工申報的計畫單應在24小時內通過erp補報採購計畫，同時在摘要中註明補報計畫。
3.5.5募集專案的採購計畫在申報計畫時應註明募集專案名稱。
3.5.6申報人員對所報物資的名稱應力求規範，系統中不得出現一種物料多個名稱。
3.5.7新增物料名稱時需由採購部、生產部、裝置部、資訊部等相關部門共同簽字確認。急需採購的物資，申報部門應在採購計畫表中標明加急。
3.5.8申報部門對所購物資質量要求（或特殊要求）必須填寫清楚，並由相關部門確認後申報。
4. 計畫的變更與撤消
4.1計畫需增加、減少、變更（規格、型號、質量要求等）的，原申報部門應立即向採購部門通報。書面增補計畫或書面說明計畫減少的數量及變更的具體要求。
4.2計畫需撤消的，原申報部門應立即書面通知採購部門、停止採購。並說明撤消的原因。
4.3計畫減少、變更、撤消，原申報部門都應當在採購合同簽訂前通知採購部門。
5. 計畫的落實與跟蹤
5.1採購部接到審批後的計畫單，應及時核對計畫中採購物資的品種、數量、規格、型號、質量等要求，發現計畫填寫不全或有疑問之處，及時與申報部門溝通。
5.2採購部應根據申報計畫的緩急合理安排採購，急需物資應當優先採購。
5.3採購部在充分了解需購物資要求的前提下,按《採購前後臺管理制度》中的相關要求，調查市場**。當**商交貨期無法滿足需求的，應當書面告知原申報部門，並與申報部門共同研究落實採取補救措施。
5.4業務經辦人在接到《**商推薦意見表》及提交的物資採購計畫單，及時與**商聯絡，有不明之處，及時與原申報部門溝通，按《採購採購前後臺管理制度》中的相關要求簽訂採購合同。
5.5採購部跟蹤合同（計畫）履行，當發現**商無法在約定的期限交貨，及時書面通報原計畫申報部門、調研部採取補救措施。
5.6對相關部門未能及時申報計畫、多報、錯報或採購部門未能按計畫及時採購、錯報多購的，要及時追查原因，落實相關人員的責任。
5.7對特殊材料的包材計畫允許放5-10%的餘量，如超此範圍申報造成浪費，對計畫申報人、審核人、審批人予以追究，分別承擔浪費部分總金額的20%、10%、5%。
5.8對錯報採購計畫或發現採購後未使用（不含備用），造成損失的，計畫申報人、審核人、審批人應受到相應處罰。
5.9倉庫要按日上報庫存情況，保管發現不正常庫存的物資（指的是購進未使用或經驗收不合格的物資），要及時上報相關部門，有問題不及時上報造成損失的，要追究保管員的責任。
5.10所有申請必須按規範操作，採購部有權退回非規範申請直至符合規範要求
本辦法由採購部負責起草，如在試行過程中發現問題需時修訂完善。
第二章採購前後臺管理制度
1. 目的
為了降低採購成本，提高經濟效益，更好地防範採購風險，制定本辦法。
2. 範圍
本辦法適用於本公司所有物資的採購。
3. 操作部門
物資採購由採購調研部（俗稱前台）和採購操作部（俗稱後台）共同完成。
4. 採購調研部（前台）
4.1職責：指對**商進行調查、認證、評估、確認、篩選合格**商。
4.1.2調查客戶的基本概況、組織管理、經營狀況、財務資訊、行業資訊等。
4.1.3合格**商的標準：**合理，保質保量，供貨及時，服務優秀，履約保證有效，結算環境寬鬆等。
4.1.4建立重要原材料、包裝材料、裝置及配件**商的資訊庫，並進行動態跟蹤與管理。
4.2操作程式
4.2.1根據公司、子公司系統提交審批的物資採購計畫單，認真核查所需物資名稱、規格、數量、質量要求等內容。
工程計畫必須先進行預算，並將預算結果交裝置部及總經理確認後再填寫施工單位推薦意見表轉後台訂合同。
4.2.2組織對**商進行前期調研認證，對同類的重要物資和一般物資，應同時選擇幾家供方進行篩選原則上三名，最低兩名的合格**商向後台推薦。
4.2.3調研內容按本辦法第1條和《**商推薦意見表》中的要求進行。
4.2.4外出調研實行不少於兩人制度，其中應有相對應專業人員參加，必要時可聘請專業中介參加。
4.2.5調研結束於次日或下乙個工作日前完成經分析後填寫的《推薦意見表》，意見表經兩名調查人員和採購負責人簽字並報總經理審鑑後連同相關資料交後台負責人。
4.2.6急需採購的物資，一時難以全面調查，可根據客戶檔案資料，填寫《推薦意見表》，向後台直接推薦相應的**商。
4.2.7根據年度調研認證，和客戶檔案資料，填寫《推薦意見表》直接向後台推薦生活用品、辦公用品、勞保用品、招待物品等相應的合格**商。
4.2.8對涉及到較大工程、較大裝置、大宗原料等按議標或招標管理辦法執行。填寫**商推薦意見表並由分管領導審批後交後台與其訂立合同，並跟蹤合同的履行。
4.2.9及時了解掌握採購合同的履**況，監督後台規範操作。
5. 採購操作部（後台）
5.1職責之一：評價《推薦意見表》，簽訂並跟蹤履行合同，建立客戶資訊管理檔案。
5.1.1對《推薦意見表》再次進行貨比三家、價比三家、條件比三家的分析，後台可以但只能以優於的標準選定新的**商，簽訂合同評審時按公司合同評審辦法執行。
5.1.2簽訂的合同力求使用國家或工商部門發布的示範文字（格式合同或公司專用合同）。
5.1.3訂立合同必須按完備合同條款書寫全面，不得留有空白。
5.1.4明確糾紛管轄，選擇本司（合同簽訂地）法院管轄。
5.1.5及時登記合同臺帳。
5.2職責之二：跟蹤履行合同
5.2.1接收標的必須經嚴格的驗收或商檢程式,對不符合質量的標的應在約定的期限及時提出書面異議。
5.2.2履行過程中情況發生變化，及時向相關分管領導報告，採取補救措施。
5.2.3合同變更和解除及時向分管領導請示，及時將變更和解除協議向前臺通報。
5.2.4合同結算通過erp（系統）程式轉財務部進行。對合法有效的合同，財務部應在合同約定的期限內結算，對已通過結算的合同及時登記在合同臺帳中。
5.2.5凡與合同有關的文書、電傳、信函都應作為履約證據留存。
5.2.6傳真訂立的合同，應有雙方設定的傳真**號碼和日期。
5.2.7收到**商通過郵遞與合同有關部門的法律文書，應連同信封一併儲存，向**商發出的通過郵遞與合同有關法律的文書，必須使用**信函，並儲存郵局收據、回執備案。
5.3職責之三：建立客戶資訊管理檔案，如實記錄合同履**況。
年度會同前台、相關部門、子公司及分管總經理共同對**商進行評審、定級、授信。與未經過評審後的**商簽訂合同時必須按新供方評審程式進行評審。
5.4操作要求：
5.4.1對前台推薦的**商進行分析，否定的應退回前台補充調查，也可直接自行調查認證，調查結果優於前台的，應向前臺通報，徵得採購負責人同意另行確定新的**商；特殊原因採購負責人未批准的情況下也可直接向總經理請示，由總經理確定。
裝置 材料採購管理制度 修改後
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