檔案編號
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
編制： 徐啟珍
審核：批准：分發號：
2023年1月30日發布2023年 2 月 1日實施
通訊位址：貴池路廣利花園南區16幢301室
採購部管理制度
採購制度嚴格按照公司的質量體系檔案要求。採購過程簡化、程式可循，做到有據可查、防範風險、降低成本。
本制度主要包含以下六點：
一、採購計畫
負責公司全部採購計畫，接到採購計畫報總經理批准後，組織實施，確保各項採購任務完成。其中包括工程採購、物資採購和工具採購等。
1、 工程採購：
1.1建立工程採購檔案：
將採購相關資料由電子文件和書面文件分項管理。每一年的工程合同與工程清單統一管理；工程詢價單、直接採購清單、裝置**單統一管理；**商合同根據具體工程統一管理；直接採購部分根據具體採購人直接管理。
1.2採購計畫下達：
公司工程專案採購計畫由具體工程專案經理下工程《請購單》，經總經理批准後，統一下達到採購部。
1.3採購計畫變更：
非該專案經理下達的採購計畫概不採購。《請購單》中應標明：工程名稱、產品名稱、數量、型號、及相關技術引數、備（推）選廠家等。
採購部接到採購計畫後，將採購計畫與工程合同進行核對，如有更改之處，需經專案經理簽字才予採購（其中包括數量增減、型號更改、增減專案等）。如專案經理出差，可請示總經理代簽或發電子文件列印備案。
1.4採購時效管理：
所有的採購計畫根據具體工程情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司採購貨款。所有下達的採購計畫在**商供貨期沒有變更的情況下按採購計畫規定時間完成任務，做到及時採購及時跟蹤及時發貨及時反饋現場收貨情況及材料使用情況。
2、機械物資採購
獲得使用者採購計畫後，經初步調查確認。可行的採購由採購部報經理批准後，進行採購，統一管理備案。
2.1對於物資採購產品根據市場**進行合理**。
2.2對所**產品進行及時的溝通，說明**漲落的原因以及供貨週期，對於使用者指定的、而市場面臨淘汰的產品，應推薦新產品，若對方堅持應說明存在的質量問題以及保修問題，並盡可能有文字依據。
2.3按具體的發貨通知單進行物資採購。如有更改之處經使用者核准後方可採購，到貨必需有收貨、驗貨記錄。
3、工具、內耗物資的採購：
工具採購，由使用部門下《申購單》，經批准後進行採購，入庫領料後由具體使用人保管；內耗物資採購，誰申請，誰下《申購單》，採購部見批覆後的《申購單》組織採購並入庫、出庫。
4、採購手續流程
4.1採購單下達
收到具體經批准的採購計畫即確認為採購任務的下達。採購部具體負責人根據採購任務單填寫採購單經簽字批准即為採購單下達。採購單須包含以下資訊：
產品名稱、規格型號、單價、金額、稅金情況、及**商廠家、具體聯絡人、聯絡**（緊急情況聯絡**）等資訊。
4.2審批程式
確定採購的產品由採購負責人正確填寫採購單後，由公司經理簽字，確定同意採購的廠家以及**和合同方式，同意付款採購。
《請購單》、《申購單》見附件1、2
二、採購（比價）
平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等，瀏覽相關**。按時按量按質完成採購**計畫指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低採購成本。如出現所採產品與採購計畫不符，則其損失由具體採購負責人承擔。
對特殊產品採購、按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。採購活動具體實施分以詢價、比價、議價、**商管理等四個方面：
1、詢價：
詢價可以通過多種方式，包括網路查詢，面對直接**商，**商自我推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作夥伴的同時，也要不斷開拓新**商，尋找新產品，可採用少量進貨的原則不斷改進。
2、比價：
對**商所報的產品**進行有效的核對（對具有可比性的廠家產品進行比價）。對單項產品做到至少比價三家，以正規比**式存於計算機或手工紀錄文字資料。在比價同時做出**分析。
3、議價：
在確定廠家後進行產品**商務談判，盡量降低採購成本，可通過多種方式進行壓價（通常可以以公司中標**低，要求降低採購成本為由;以多家公司比較後相對競爭為由;以拖延時間，給**商產生我們要更改採購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支援和幫助等等），具體問題需具體分析。
4、**商管理：
通過尋找新貨源拓展**商範圍，加強老**商管理。每年對**商進行一次評定（其中以質量、售前/後服務、交貨期、付款及**等方面考核），對不合格**商及時進行調整。合格、長期**商要進行年度複核（檢視生產能力、**能力、資質證書（執照年審）、產品證書等）
《比價表》、《合格供方評定表》附件3、4
三、合同管理
負責與客戶簽訂採購合同，督促合同的正常履行，並催討所欠、退或索賠款項。
1、合同簽訂：統一制定標準合同樣本，主要體現產品明細及**、質保、主要技術引數、運輸方式、到貨時間、質保期等幾個大的方面。如大型裝置盡可能的爭取扣留質保金。
2、合同管理則按具體工程專案細分，直接採購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產品執**況（型號、數量、貨期、運輸等）。
3、工程合同管理：採購依據工程合同，工程合同歸財務室統一管理。
四、驗貨
負責物資到貨驗收，所有採購的物資到貨後必須詳細檢視、清點，做到發票與實物的數量、規格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由採購員個人承擔。如有必要，將填寫《進貨驗證紀錄》。
直接由廠方發貨到使用者的需儲存有廠家發貨記錄清單。
六、聯動責任
1、負責與財務協調做好合同管理、出入庫工作、發票清理和結款工作。
2、及時與技術部、工程部，了解專案進**況和緊急情況變動。
3、售後服務，由專人負責返修產品明細，其中包括產品、廠家、使用使用者、返修時間、及****等。由具體採購負責人與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短的時間內返還到工程現場。
4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發現以上情況，根據情節輕重，扣除1-3個月工資。
5、做好各部門及本部門內的工作協調。
6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現自我價值，為公司創造更多效益。
7、以上採購標準超出2000元以上的報公司，有公司採購部統一安排採購，2000元以下由專案部現場自行採購辦法。
附：崗位責任制
採購崗位責任制
一、 在部門經理領導下，採購負責公司所有採購範圍內的工作，其中包括裝置、裝置備件、材料等。
二、 採購應嚴格遵守採購程式，有效地進行採購，包括：採購申請單的審查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等
三、 不斷開闢建立新的物資**渠道，尋找物美價廉的物資，提高**商的服務質量，減少採購費用，節省開支，降低成本，獲得充分的物資**。
四、 採購合同的起草及審核、其中包括物資、裝置、採購合同、零部件加工改制合同、維修服務以及其它相關合同的談判、起草、和審定。
五、 提高工作效率、縮短採購週期、提高經濟效益。
六、 對國內物資採購工作要及時提出對企業經營管理意見，以及相關採購的戰略措施，按實際需要，與**廠商進行商務談判，遵照技術先進可靠、***、**低，服務優良、交貨期有利的原則，對大型裝置的採購提出建設性意見。
七、 在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，廉潔自律
定期向經理匯報本部門的月、季、年的統計工作，並提出好的意見和建議。
附件一：
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
請購單工程名稱編號：cgb-7.4-04
附件二：
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
設施配置申請單
編號：gcb-6.2-01
附件三：
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
裝置比價記錄單
編號：cgb-02
附件四：
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
供方評定記錄表
編號：cgb-7.4-02 序號：
安徽世紀瑞林園林綠化工程****
供方業績評定表
編號：cgb-7.4-03
採購部管理制度
為了規範公司的採購工作，特指定本制度。本制度適用於企業所有原材料 外協件 外購件的採購和管理。一 嚴格執行詢價議價程式，物品的採購及外協必須有三家以上的 商 對多年業務來往的重要物資的供方，應提供充分的書面證明材料，及以下內容，以證明其質量保證能力 對於第一次 重要物資的供方，除提供充分的書面證明材...
採購部管理制度
一 原材料及裝置採購管理制度 1 採購應遵循的原則 1 採購必須認真貫徹計畫採購的原則，嚴禁無審批採購和無計畫採購。2 採購必須符合計畫規定的品種 規格 質量和數量要求，按生產進度及時組織進貨。3 採購物資質量應符合國家標準，行業標準或雙方簽訂的合同標準。4 採購 應符合貨比三家，質優價廉的原則。5...
採購部管理制度
一 制定採購計畫 1 由酒店各部門根據每年物資的消耗率 損耗率和對第二年的 在每年年底編制採購計畫和預算報財務部審批。2 計畫外採購或臨時增加的專案，並制定計畫或報告財務部審核。3 採購計畫一式四份，自存乙份，其它三份交財務部。二 審批採購計畫 1 財務部將各部門的採購計畫和報告彙總，並進行審核。2...