jianguo hotel shanghai
政策與程式
policies & procedures
inter-office correspondence
部門 dept: 中餐部批准人 approved by: simon
範圍 area: 宴會廳&中餐廳頁數 page2 頁
編號 p&p生效日期 effective date : 06/08/01
主題subject會議服務程式
會議市前準備(會議開始前30分鐘準備完畢)
1、 接到event order確認公司名稱、人數(預定/保證)、性質、時間、收費、coffee break、布置要求及結帳方式。
2、 確認會議廳內各種用具和設施符合event order要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、簽到台高插花、ibm table、椅/椅套、台布、臺裙、颱卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、菸缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）
3、 double check會議裝置就位及清潔無汙，如：stage（舞台）、講台/講台礦水及杯具、講台花、雷射筆、white board（白板）（紅/藍/黑3色馬克筆）、screen（螢幕）、flip charts（海報架）。除錯好相關裝置如：
話筒、lcd projector（多**投影儀）、音響、空調（22-24度，可靈活控制）、燈光開啟（無瞎燈，可自由調節）
4、 核對會議橫幅&指示牌（1f/4f）內容、時間同備忘錄相符並放置指定位置。
5、 對會場人數、颱型及要求進行最後確認，也可根據客人要求現場改動。客人現場布置提出合理改動要求時，服務人員要積極主動配合。客人布場時提醒客人有損酒店設施的貼上物一律禁止使用（如：
雙面膠、釘子等）
6、 check會場整體是否符合set-up standards要求，、檯面要整潔、台布、椅套、臺裙要挺括無皺、各種用具乾淨、齊全、擺放符合set-up standards標準。
7、 v.i.p.
會議要確認「v.i.p.
room ready」、落實廳內沙發、茶几、鮮花及綠色植物擺放。檢查菸缸/火柴、蓋杯（茶頭泡好，杯具不可有缺口，茶葉無雜質）、電熱板、pot、空調、電視機、頻道設定、遙控器、毛巾等物品及用具符合標準。
8、coffee break區域放置合理，check coffee break standards。
9、確認衣帽寄存安排就緒（核對衣帽牌號、衣架數量）
10、 檢查「會議進行中」提示牌是否吊掛在指定位置。
會議迎候服務（會議開始前30分鐘門口迎候）
1、 精神飽滿，微笑有禮在門口迎候。
2、 會議廳入口大門開啟、客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。
3、 v.i.p.會議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓小姐、分部門經理/主管迎候。
第一頁會議市中服務
1、服務生主動詢問主辦方或負責人會議廳內燈光需求、背景**要求、確認會議人數（如：meeting package等形式會議）、確認coffee break時間，做到心中有數。
2、 當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。
3、 詢問客人是否需要衣帽服務，提供寄存服務時提示客人手機、錢包等貴重物品不要放在衣服內，箱、包類物品到指定寄存處存放。
4、 會議服務生再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席台需特別關注。
5、 v.i.p.會議客人，迎賓熱情引入v.i.p. room（如認識可稱呼領導姓名），同時提供衣帽服務。
6、 先到達的客人入座後，提供茶水服務（若會議指定茶水的話）。主席台客人入座，提供拉椅服務，最後為主席台客人斟倒茶水。
7、 v.i.p.客人出v.i.p. room步入會場時，迎賓指引帶入會場（行進時保持2公尺左右間距）。
8、 服務生根據會議程序，進行燈光調節，確保燈光達到會議要求。
9、 通常每20-30分鐘左右為客人斟添茶水，更換菸缸，特殊情況按客人要求服務。（如：培訓會議coffee break時進場斟添茶水）
10、 服務生根據客人指定coffee break時間提前一小時燒煮coffee&tea,備取bakeries&cookies&fruit等食品。
11、 根據會議程序主動提供話筒傳遞服務。
12、 服務生時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對於在走廊吸菸及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導、，尤其manager 、supervise、 captain要加強現場管理。
13、 會議期間服務生站於會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。
14、 服務生加強同客人間溝通和交流，了解客人需求，決不要練站功。
15、 會議中間休息，要盡快整理會場（如：台椅等），添補和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。
16、 coffee break服務注意飲品；食品新增；響鄰服務生要主動幫忙協助；客人用完立即收拾走餐用具。
會議收市服務
1、開啟會議廳大門，引領主席台客人到梯口。
2、主動詢問主辦方有否需要幫助，聯絡行李員替客人將物品清場。
3、服務生應站立門口，微笑向客人道別。v.i.p.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或分部門經理或主管送達梯口道別。
4、 衣帽服務生核對客人牌號後，迅速交遞客人衣帽，做到準確，無誤。
5、 supervise 、captain主動double check一遍會場，看是否有遺留物品等，設施裝置有否損壞，並做好記錄。
6、 找合適機會詢問主辦方意見或建議。
7、 將帳單呈上請主辦方確認，結帳。wel***e感謝客人光臨，送別客人。
8、 將客人意見或建議以及結帳情況進行書面記錄。
9、將會議用具，裝置整理好歸倉，關閉空調，照明設施，電源設施，門窗鎖好，會議廳鑰匙交指定存放處。
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