培訓干預措施

2021-03-03 22:26:45 字數 2611 閱讀 7126

易虹,《績效改進基礎》一書譯者

如果將績效改進這一過程看作醫生對病情的診斷,那麼設計和開發干預方案就像是為病人開出處方,對症下藥,為後續的**奠定基礎。

干預方案,績效改進的重要指導

到底什麼是干預方案?它與解決方案(solution)有何異同呢?

我們認為,干預方案是一套用於減少或消除期望目標與實際績效之間差距的計畫和方法,它基於前期的績效分析和原因分析,由一系列針對差距根本原因的方法組成,最終達到改進績效的目標。其中,組成干預方案的每乙個方法,我們又稱之為干預措施。

干預方案的英文「intervention」有干預、介入的意思,如:行政干預、危機介入等,中文中「干預」也表示過問或參與的意思。而解決方案是針對問題、不足而提出的如何解決問題的答案。

通過上述定義我們不難看出,解決方案是先給出答案,再被動等待結果是否符合答案;干預方案強調的則是針對結果採取的行動,是乙個主動參與,共創未來的過程。

另外,干預方案還有兩點區別於解決方案的主要特徵:

第一,干預方案不是一次性解決所有問題。

引發績效差距的原因不止乙個,且這些原因之間的關係錯綜複雜。這就意味著很難通過一次或者乙個方案解決所有問題,而是需要不同種類、不同層次的多種措施分別介入干預。

第二,干預方案的作用不僅僅是解決問題。

績效改進顧問認為企業績效提公升的方法大體可分為兩種:一種是解決問題,另一種是抓住機會。所以,不同於解決方案給問題以解決方法,干預方案還有一項重要的作用是幫助組織抓住發展中的機遇。

干預措施是干預方案的重要組成

干預措施是有目的、有計畫的行動方法,是干預方案的組成部分,其目的在於影響人們的行為,進而改進組織績效。針對產生績效差距原因的不同,相匹配的干預措施也不一樣。

按照干預措施的影響範圍劃分,一般可分為:小型和大型兩大類。小型的干預措施常聚焦於個人以及較為有限的工作組,大型的干預措施可被認為是公司範圍的「行動」或「專案」(見圖表1)。

了解干預措施的作用

以終為始的思考

為了將各種干預措施有機組合,形成針對組織的整體績效的干預方案,績效改進顧問需要了解的不僅僅是這些措施針對組織中的哪些層次,更應當思考這些干預措施會產生何種影響。否則簡單拼湊干預措施形成的干預方案不但缺乏系統性,未來實施的過程也可能是「東一榔頭,西一棒」,達不到最好的效果。

按照干預措施的目標或目的劃分,通常可分為以下五大類,十三小項。

與資訊相關:此類干預措施的目的在於保證資訊的一致性,澄清資訊的分歧和意義,並在人們需要此類資訊時,能夠以便捷的形式提供給他們。

1. 定義:這是指明確目的、意圖以及期望的結果;澄清角色、關係和責任以確保人們對期望、目標和成功的測量方法達成共識。

2. 告知:實際的資訊傳播,使得人們知道期望和目標是怎樣的,以及如何行動才是適當的、熟練的。

3. 記錄:將資訊記錄在**中,在人們需要這些資訊時,能夠以便捷的形式進行資訊檢索。

與結果相關:此類干預措施的目的是鼓勵和獎勵期望的行為和結果,同時,阻止並指出那些不理想的行為和結果。

4. 測量:制定並告知人們相關標準、期望、基準、評估測量的規範等。

5. 獎勵行為和結果:公開表揚、獎勵那些表現出了期望行為、以及得到理想成果的人。

6. 強制執行:考察人們的工作和成效,並將考察結果與其他行為整理成規範分享給成效不如意的員工。

與工作環境相關:此類干預措施的目的是改善工作結構,提公升工作場所、裝置、工具與系統設計的效能。

7. 構造或重構組織:改變角色、工作、職責、任務和組織關係的結構,以減少浪費,提高員工的責任感,最終提公升工作效率。

8. 標準化或自動化:採取共有的流程、程式、任務、裝置、工具、材料、部件和操作方法,共享裝置,利用規模經濟提公升效率,降低成本。

9. 設計與重設計:改變物理工作環境、裝置和工具,以提公升工作的安全性,促進工具的易用性,減少錯誤並降低成本。

與提公升人們能力相關:此類干預措施的目的是更好地幫助人們完成工作。

10. 重塑:通過創造乙個不一樣的心智模型來重新定義當前的情形或兩難境地,使人們看到新的可能,挑戰既定的假設,並提出可行的解決辦法。

11. 諮詢:提供建議和指南以幫助人們處理工作、個人、家庭或財務等方面的事情,讓人們能花更多的時間來完成工作任務,而較少分心。

12. 教學:向人們提供培訓,使得他們獲得並維持需用以完成工作的技能和知識。

與組織系統相關:此類干預措施的目的是確保組織系統保持一致。

13. 協調:努力使工作目標、結構、真實情景下的實踐以及可獲得獎勵的行為保持一致,不出現衝突。

篩選干預措施,形成最佳干預方案

造成績效差距的原因不止一種,所以幾種干預措施結合在一起常會取得更好的效果。在了解了干預措施的種類及作用後,績效改進顧問就需要在這些干預措施中進行成本—效益分析,選擇出最合適的干預措施進行整合。

在對可能的干預措施進行篩選時,通常考慮一下五條標準:

1.需要性:該措施所針對的問題或機會是需要被解決的。

2.適當性:該措施能夠解決現在的問題或達到期望的目標。

3.可行性:現有的時間、金錢、人力等資源能滿足該措施的實施。

4.經濟性:該措施實施所帶來的價值大於需要付出的代價。

5.接受性:該措施能夠被現有的組織和個體所接受。

綜合上述標準,對潛在的干預措施逐一進行評分,將高分數段及最有效的干預措施進行保留,再綜合其它一些實際因素,就不難在繁複的干預措施中篩選並設計開發出一套為組織績效改進服務的整體干預方案了。

干預措施是行動的具體指導。

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