上海高力國際物業服務****
***物業管理處-行政管理部
colliers international property services (shanghai) co., ltd.
*** property management administration dep.
操作手冊
work instruction by administration dep.
檔案號: ***
目錄1 行政管理部門制度 3
1.1 管理處公章管理制度 3
1.2 保密制度 3
1.3 檔案管理制度 3
1.4 倉庫管理制度 4
1.5 文具領用及名片的申請和使用規定 5
1.6 值班經理制度及節假日（包括特殊時期）的值班制度 6
1.7 會議制度 7
2 行政管理部門崗位職責 8
2.1 物業總經理崗位職責 8
2.2 物業經理崗位職責 9
2.3 行政秘書崗位職責 10
2.4 行政文員崗位職責 11
2.5 倉庫管理員崗位職責 12
3 行政管理部門操作規範及規程 12
3.1 文書操作規範 12
3.2 **、傳真的使用規範 14
3.3 倉庫管理操作規程 14
3.4 固定資產管理 18
1 行政管理部門制度
1.1 管理處公章管理制度
1.1.1 管理處公章是唯一代表管理處並具有對外效力的印章，是在管理處發行或管理的檔案、憑證文書等與管理處權利義務有關的檔案上，因需以大廈名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。
1.1.2 管理處公章由行政部統一保管。
1.1.3 任何檔案需加蓋管理處公章，申請部門經理/主管必須填寫《公章使用登記表》，並經物業總經理批准。
1.1.4 各用印檔案行政部一律影印存檔。
1.1.5 印章不外借。如外出用印，由行政部相關人員陪同前往。
1.1.6 印章如發生丟失、損毀或被盜情況，應迅速向總經理匯報。
1.1.7 嚴禁在空白介紹信和空白紙上蓋章。
1.2 保密制度
1.2.1 所有員工必須樹立保密觀念，在任何情況下都要自覺保守公司商業機密。
1.2.2 不與無關人員或在公共場所談**司商業秘密。
1.2.3 不得擅自翻印、複製、抄襲或在公開發表的文章中引用商業機密材料。傳閱商業機密檔案不得擅自擴大傳閱範圍。
1.2.4 不得將公司領導正在研究或醞釀的事項隨意公開。
1.2.5 公司辦公會議記錄未經批准不得隨意借閱。
1.2.6 需要銷毀的資料、檔案由行政部統一集中，並統一處理。
1.2.7 如發現違反公司保密規定，造成或可能造成失密、洩密後果時，要及時向總經理匯報並採取補救措施，對責任人必須嚴肅處理。
1.3 檔案管理制度
1.3.1 管理中心行政類檔案由行政部統一管理。
1.3.2 行政部負責對檔案分類編號、立卷歸檔。案卷應符合規範，分類目標識和儲存期限，科學地立卷和編目，做到排列有序，卷宗結實整齊。
1.3.3 行政部負責對檔案資料借閱、使用、鑑定、銷毀、保管等進行日常管理。
1.3.4 各部門因工作需要借閱檔案時，應按借閱規定辦理借閱手續。
1.3.5 借出檔案須經該部門主管及行政主管批准，借出的檔案必須按時歸還；否則，對借出檔案人員進行處罰。
1.3.6 查閱涉秘文件，應由部門出具申請報告，經總經理批准、檔案員查驗、經辦人簽字後，方可進行。
1.3.7 查閱檔案，嚴禁在案卷上塗改、劃圈、批註、折卷、撕頁、剪裁等。
1.3.8 行政部應根據公司需要蒐集、整理檔案資料，並做登入統計。
1.3.9 行政部應根據規定，組織有關人員定期對到期檔案進行鑑定。
1.3.10 行政文員要定期開展檔案清查核對工作，做到目錄與案卷相符。
1.3.11 銷毀檔案要造具清冊，提交銷毀報告，經總經理審批後，指派專人監銷，並簽字記錄備案。
1.3.12 移交檔案應按規定辦理交接手續，造具清冊，並歸入卷宗。
1.4 倉庫管理制度
1.4.1 管理處安排專職倉庫管理員。
1.4.2 物品進庫前，須經倉庫管理員對質量、數量進行驗收。特殊物品應核對技術資料及產品說明書，確認無誤後，開進庫單入庫。
1.4.3 入庫物品應做好登記，排列有序，保持倉庫整潔。
1.4.4 員工進庫領料前，應填寫領料單，由倉管員發放。
1.4.5 對易耗物品使用中有損壞應以舊換新，對報廢物品，經物業經理簽字確認後方可處理。
1.4.6 非正常工作時間進倉庫領料者，必須由管理部領班2人以上進倉，並做領料記錄。
1.4.7 庫房內應設定「禁止吸菸」的標誌及配備滅火機。
1.4.8 易燃、易爆物品應另設庫房存放，並張貼醒目標誌。
1.4.9 服裝庫房內必須保持整潔，服裝堆放整齊。
1.4.10 員工領取服裝時，倉庫管理員必須做好記錄。
1.4.11 指定洗衣公司每週固定為員工清洗服裝。
1.4.12 送洗衣公司的服裝，必須清點數量，保證清洗質量。
1.4.13 保證員工服裝的完整、清潔，破損衣物不准領用，應及時修補。
1.4.14 離職員工服裝必須**並做記錄。
1.4.15 倉庫屬物資保管重地，現任不得擅自進出倉庫，因工作需要入庫者，必須填寫進出登記。
1.4.16 保持室內清潔，做好每日值班記錄。
1.4.17 隨手關閉房門，專管人員不得隨意叫人頂崗。
1.5 文具領用及名片的申請和使用規定
1.5.1 辦公用品的使用以節約為本，杜絕浪費，筆記本、影印紙等要兩面用完之後才能丟棄。
1.5.2 辦公用品由專人統一管理和發放。
1.5.3 管理處為員工個人配備必要的辦公用品有：檔案架、筆筒、筆（鉛筆、原子筆、簽字筆）、橡皮、膠水、筆記本、回形針等。
1.5.4 管理處為各部門配備必要的辦公用品有：計算器、打孔器、釘書器、釘書釘、起釘器、直尺、塗改液、剪刀、白板筆等。
1.5.5 所有辦公用品購買之前均須填寫《申購申請表》，經相關主管人員審批後購買。（詳見《請採購制度》）
1.5.6 用品發放原則：
1.5.6.1 管理處新員工到崗之日，由人事行政部為其配備整套必備辦公用品。
1.5.6.2 領取辦公用品須簽名登記。
1.5.6.3 筆類等易耗品限額發放：每二個月可領原子筆一支、簽字筆一支。原子筆芯用畢可隨時領取更換。丟失所發物品者不再補發。
1.5.6.4 可**物品如資料夾、檔案架、筆筒等在員工離職時，應由行政人員清點，並視損壞程度、丟失情況從其薪金中扣除。
1.5.6.5 部門配置用品，由部門經理指定專人保管並報人事行政部備案。如有丟失，由責任人自行解決；如需公司補發，則從責任人薪金中按丟失物品折舊金額扣除。
1.5.6.6 根據物品損耗程度，人事行政部定期更新辦公用品。
1.5.6.7 名片由公司總部部按統一樣式安排印製。各部門主管級以上員工可以申請製作名片，須將需將《名片申請單》填好後交至行政部。由總部批准後統一印製。
1.6 值班經理制度及節假日（包括特殊時期）的值班制度
1.6.1 值班經理由各部門經理或部門主管以上人員組成。
1.6.2 值班經理作為總負責人代表在當值期間實施全面管理，負責保障全大廈正常運作。值班時到全大廈各崗位巡視，重點部門應加強巡視，及時處理。
1.6.3 認真填寫值班日記，重要問題預先及時請示行政辦。
1.6.4 值班經理因事不能按時值班，須提前三天填寫換班單，經換班人簽字確認後，送辦公室審批，由辦公室負責通知接待處，物業管理部、保安監控室。
1.6.5 值班經理要隨身攜帶手機或有其他聯絡方式。
1.6.6 如有情況要及時聯絡，離開時應將去向告知保安監控人員。
1.6.7 要及時了解各部門的基本情況，協助各部門及時處理租戶的意見和要求。
1.6.8 重點檢查各部門當值人員工作狀態設施裝置情況。
重點部門應加強巡視（如大廈外圍、大堂接待處、各樓層公共區域、辦公室、施工現場、地下室、機房等）。值班工作的重點是防火、防盜及防範——嚴禁事故的發生。
1.6.9 值班日記要認真記錄，重點部位都要有巡視記錄。
1.6.10 值班期間，有突發事件，應及時到現場處理，或向上級匯報，如果事件得到妥善處理，當值值班經理要在次日例會上匯報情況。
1.7 會議制度
1.7.1 每週工作例會
1.7.1.1 會議內容
a) 及時向各部門傳達有關檔案和總公司的相關指示精神，提出貫徹實施的具體方法及要求；
b) 通報管理處的重大事項、決議等，提出具體實施的要求及方法；
c) 總結上週主要工作，通盤安排本週工作；
d) 通告管理處有關的行政事宜，宣布公司有關規定等。
1.7.1.2 會議組織
a) 每週周舉行一次；
b) 由物業經理主持，各部門負責人參加；
c) 各部門作好會議記錄。
1.7.2 月度總結會議
1.7.2.1 會議內容
a) 總結管理處月度工作，布置下月工作；
b) 通報有關事宜；
c) 提出各部門完成工作任務中存在的問題，研究對策，提出改進措施。
1.7.2.2 會議組織
a) 每月底召開一次；
b) 由物業總經理主持，部門負責人/全體員工參加，行政部記錄並作好會務工作。
1.7.3 臨時會議
根據需要各部門可以臨時召開會議，會議內容，參加人員，會議時間根據具體事宜另行確定。
2 行政管理部門崗位職責
2.1 物業總經理崗位職責
2.1.1 負責制定、推行、落實及不斷完善管理處運作計畫。
2.1.2 負責制定每年度管理費收支預算案並提交總部審核。
2.1.3 監督物業管理費及其他收入的催收執**況。
2.1.4 初審各項費用申請並根據管理費預算案控制物業專案的支出。
2.1.5 監管專案bf系統按要求進行操作和使用，對專案所使用帳戶的調整及時通知總部申請變更。
2.1.6 按規定定期呈交管理工作報告給總部。
2.1.7 協調管理處各部門之工作配合。
2.1.8 每週至少一次召開部門經理/主管工作會議，傳達總部政策及總結管理工作、制定工作計畫。
2.1.9 嚴格督促各部門經理執行管理工作，並了解具體實施情況。
2.1.10 每日巡視物業記錄發現的問題，監督日常工作，處理屬下各部門工作報告。
2.1.11 監督各部門經理/主管落實各大廈員工的規章制度。
2.1.12 按管理標準及現場實際情況提出外判服務需求，監管承包商之工作質量並進行考評。如發現有負差時，採取適當行動糾正並予以記錄和處分。
2.1.13 跟進業主/租戶投訴事項的處理工作，並及時在buildfolio系統上對處理結果進行確認。
2.1.14 發生事故後，第一時間抵達現場指揮，控制局面。
2.1.15 負責部門經理/主管之工作考勤。
2.1.16 安排調整已制定的保安、清潔、維修工作程式，並在有需要時做出適當之調整以適應實際需求。
2.1.17 籌辦物業專題活動。
2.1.18 安排培訓課程，使管理員工能保持工作能動性和較高的工作質量。
2.1.19 定期組織培訓緊急處理程式，以備發生事故時，當值員工及時作出有效反應。
行政人事管理操作手冊
目錄第一篇總辦職責3 一 總辦部門職責3 二 人事經理職位說明書5 三 培訓職位說明書6 四 招聘職位說明書7 五 企管職位說明書8 六 行政人事專員職位說明書9 七 網管職位說明書10 八 保安隊長職位說明書11 第二篇總辦操作手冊12 總則12 第一部分人力資源規劃12 第二部分招聘管理13 第...
人事部操作手冊
一 招聘渠道 1 內部招聘 1 內部推薦 a 推薦方法 推薦人將被推薦人引領到人事部填寫 職位申請表 並註明推薦人姓名 部門 職務等。經人事部按照招聘流程進行資料確認，對符合企業用人標準的安排初試時間。推薦人不能引領被推薦人到公司填寫簡歷的，推薦人需到人力資源部，告知被推薦人姓名 應聘職務 等個人資...
代銷管理操作手冊
一 代銷含義 代銷也稱委託銷售，是指在沒有取得貨物所有權即沒有實際進貨的情況下銷售貨物，貨物規定有一定的提成，平時只反映模擬成本，實際成本待與 商結算後才能真實反映的一種銷售方法。由此可見，代銷具有以下特點 1 代銷商品是 商擺設在商店旨在擴大銷售的產品，商店並未進貨，沒有商品所有權，帳簿也不反映庫...