10招提高工作效率

2021-03-03 22:12:08 字數 4251 閱讀 3350

1.員工要有目標意識

乙個有理想有抱負的員工,一定會為自己的人生設定出長期、短期目標。為了使這些目標實現,他就會充分做好生涯計畫。具體地說,就是處理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。

一般說來,員工需用確立的人生目標可分為三種。其一是達成目標。對公司來說,是指營業額需過多少?

或業績要達到多少?至於一般員工,則是指何時要結婚成家?何時要考取什麼資格、執照之類的東西。

其二是向上成長目標,就是追求比現在還要好的目標。譬如乙個人的人格、性格、領導力、人際關係等,並沒有所謂的終點站,而是要不斷精益求精,追求上進即向上成長目標。

其三是經檢目標,即將親身的歷練放在很重要的位置,再依此設定目標。因為一般人是靠經驗來促進自身和成長,所以,想要有什麼成長,就需要先有什麼經驗了。如果你以經驗為目標,就要爭取多崗位練習的機會,最後確定最適合自己的崗位。

設定人生目標的時候要盡可能明確,但同時也要**遠矚、高屋建瓴。

2.制定你的工作目標

在工作時,員工不可忽略的首要問題是確立目標。工作上沒有目標,就等於馬拉松賽跑沒有終點線。因為,工作目標是一切工作之基石,所有工作之根本。

無論工作的條件或內容怎樣,但在制訂目標時,都必須遵守一些原則。這些原則即具體性、計量性、期限性。在確立目標時,必須制訂具體計畫,也就是使用可以計量的數字予以表示,然後確定完成的具體期限。

在制訂長期目標時,事先應該考慮最終目標、階段性目標和措施目標三項要素。最終目標,即最終要達到的目的地;階段性目標,即每乙個階段要實現的短期計畫;措施目標則是為完成階段性規劃的具體措施方案。沒有目標就不會有成功。

員工應該養成制訂切實可行的目標,並力求速度快、高效率的付諸行動的良好習慣。因此,為了切實地完成工作,員工必須為確定目標,實現目標而不懈努力。如能像上述那樣,明確地將目標分為長、中、短三階段,那麼實現目標就更容易了。

"在制訂計畫時,我追求的是什麼呢?以什麼目標開展業務活動呢?......"要認真想想這些問題,然後條款清晰地記錄在卡片上,根據自己所處的立場,將你對所有的問題的看法,真實的記錄下來。

在記錄中,對你認為需要三年多方能完成的專案寫上"長"字,對三之內即可完成的項目標上"中"字;一年之內就能完成的項目標上"短"字。因上述目標不可能同時實現,故需要確定實現目標的先後順序。

我們在具體實施時應該這樣做:首先在標有"短"字的專案中選擇三個最有價值的,然後以同樣的方法,根據目標內容的重要程度,分別在中、長期專案中各選出三項,計為九項。有趣的是這些內容之間大多具有相關性,只是表現方式不同罷了,有的具體,有的抽象。

綜合上述內容,並聯絡起來,最後選擇三個目標。既已確定了目標,今後努力的方向也就明確了,繼之便是堅定不移地幹到底,最終一定能戰勝困難、挫折,勝利地實現目標。

3。制訂你的工作計畫

在完成一項任務或目標之前,員工必須先做好計畫,沒有計畫地進行工作,只會產生"浪費、忽高忽低、不合理"的渙散局面。消極的態度必然會導致工作上的失誤。計畫是一門技術,如按照計畫進行訓練,再艱鉅的目標也能完成。

關鍵在於你是否堅持。鑑於計畫的重要性,希望大家務必掌握這門技術,並請牢記制訂計畫的五要素。

(1)確立目標:沒有目標的計畫是毫無意義的,空乏無力的。為什麼要確立目標呢,最終要達到什麼樣目的呢?弄清上述問題是制訂計畫應具備的最起碼的先決條件。

(2)掌握是否具備實現目標所必需的條件:人力、財力、物力、時間、資訊等等。這些條件自然要受實際情況的限制。所以必須事先搞清楚實際情況對上述條件限制到什麼程度。

(3)實現目標的方針、政策:在制訂方針、政策時,乙個有效的方法是廣泛徵求上級、前輩及下屬等人的意見、建議。

(4)制訂方針政策的具體安排:方針和政策一經決定,應馬上做出安排工作。盡量發揮主觀能動性、啟動腦筋、考慮採用哪些方法才能使既定方針和政策變為實際的行動。

(5)力求方針、政策的完善:方針和政策是行動的指南,所以,要經常修改。為了提高方針、政策的質量,應時刻具備問題意識,發現問題並積極改進。

逐條對照五要素提出的要求,以期訂出乙個細緻、周密、完美無缺的計畫來。還有,因為人們制訂的能力不一,與能力較高的員工共同磋商制訂的有關問題,是制訂計畫時必須靈活掌握的原則。

(1)事先認真考慮:失敗並不都是成功之母,有時也會出現連線失敗的情形。最明智的辦法是,在開始制訂計畫認真考慮,這樣才可以防患於未然。

(2)牢牢掌握目標:考慮通向目的地的最佳途徑,否則會出現意想不到的糟糕結果。

(3)盡量將計畫訂得大些:計畫也要強化自己的信念,並要比常識性目標定得高。

(4)動用腦筋積極思考:"xx能成功嗎?""如何幹才好呢?"以這種積極的觀念去思考。

4。促進任務完成的"5w-h法則"

"5w-h法則"即"why、what、who、when、where、how。這些法則,我想在部分員工都知道,但能熟練地支配並善用的人卻很少。員工如果有在完成任務的過程中,能積極並善用這些法則,其作用是可觀的。

下面敘述"5w-h"的詳細內容:

(1)why(為什麼----理由、目的)

(2)what(什麼------情況、材料、錢財、資訊)

(3)who(誰-----人)

(4)when(什麼時間-----時間、時期、期間)

(5)where(什麼地方-----場所)

(6)how(怎麼樣-----實行的方法)

在實際工作中,要認真思考並靈活運用上述法則的各項內容。除此之應掌握以下幾個要領。

(1)why(為什麼)

.有必要嗎?

.調查了嗎?

(2)what(什麼)

.什麼是必要的?

.什麼可以使用?

(3)who(何人)

.誰最適合呢?

.應答應誰呢?

.請誰合作好呢?

(4)when(何時)

.什麼時候開始好?

.什麼時候完成?

.什麼時候最合適?

(5)where(何地)

.在什麼地方最合適?

.放在**好?

.在**可把東西弄到手?

(6)how(怎麼樣)

.怎樣幹好?

.怎麼決定呢?

.怎麼處理好呢?

對上述疑問,如能有令人滿意的回答,就標上ok(很好),如果得不到正確的答案或回答是否定的,就需進行處理。比如說做為乙個諮訊人員,有整理資訊時的基本態度必須以"這個諮訊是否有用呢?"這一判斷為基礎。

在過去的三年裡,如這份資訊只用一次便不再使用,就應斷然地處理掉。即使不是三年而是一年,如資訊使用情況與上述情況類似,也同樣要處理掉,關鍵是必須根據"資訊是否有用"這一觀點作正確的判斷。

5.遵循工作流程

每一位員工到公司上班,腦子裡應時時刻刻存在有工作要依循目標-計畫-實行-評估的流程來進行。

所謂目標,是指明確地了解工作的目的何在?到何時、做到何種程度將能達到所設定的目標。

計畫是指想些方法,以更有效的做法促使目標如期達到。

實行或稱之為執行,這方面應該注意的有:

(1)依據計畫來正確、迅速地去執行。

(2)嚴守完成日期。

(3)不能照預定進度而不得不變更計畫時,一定要向上司報告並接受其建議,千萬不可獨斷獨行。

(4)做到一半發生疑問時,一定要與上司商量。

至於評估,則需考慮以下幾點:

(1)如果進行得不順利,其原因何在?

(2)如果進行得順利時,為何那麼順利?以及再確認一下其成功的原因。

如果做事情都經過上述流程的話,就能自由的掌握住工作的全盤性。尤其是組織的工作,必有其縱向、橫向流程,每一位員工,腦子裡必須時時存在著目的、背景與其他事情的關連性等觀念,事情才能做到正確無誤。

6.工作要分清輕重緩急

乙個具有判斷力的員工,做事時一定會考慮優先順序,先做最重工業的事,然後才做比較次的要的工作。萬萬不可先做自己認為好做或自己喜愛的事,那樣,可能會將重要的事耽擱,造成公司的損失。

那麼該如何決定工作的優先順序呢?

一般說來,可以依據工作期限、重要程度,以及性質來判斷。就公司而言,一般都要求員工在交貨期之前必須完成工作,所以,在做事之前,應該制定乙個緊密且可行的流程才是。

身為員工,做事一定要堅持一大原則,就是"今日事,今日畢",絕不可拖至明天,因為明天還有明天要做的事。如果每天都無法將今日的事做完,就會累積一大堆工作,造成趕不上交貨期。假使突然接到臨時插進來的工作,最好跟上司或資深人員商量,請教他們該如何處理。

避免擅自作主出差錯。不過,也不可什麼事都去麻煩他們,最好是自己先衡量後再去請求人家。

7 .按照正確的步驟做事

一名員工被指示做某一工作時,最好依以下步驟來進行,可以收到事半功倍之效。

(1)接受工作指令或命令。一般員工在做某一工作時,會接獲上司的工作指令。這時候,不能只聽上司所交代的,還要明確地掌握工作目的,所以,員工要深思的事情有:

a.目標是什麼?

b.為什麼必須達到那個目標?

c.何時達到呢?

d.如何會做得更好?

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