認知人際關係
1．增進人際互動
人是一種群體動物，沒有人可以離群獨居，我們每天都要進行人與人之間的互動。人際關係涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關係，有一句老話說得好，「先學做人，再學做事」，如果不會做人，人際關係就會一團糟，辦事自然就會到處碰壁。
那麼怎樣才能增進人際互動呢？這要靠平時的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現，我們在平常的生活、工作、團隊活動中要有意識地結交朋友，建立人際關係網。
2．人際交往的流程
人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有乙個循序漸進的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。
圖1－1 人際交往的流程圖
3．人際交往的四種態度
人際關係有四種交往態度：
我不好，你好，這是大公無私的態度。
我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態度。
我好，不管你好不好，這是自私自利的態度。
我好，你也好，這是我們追求的目標，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響人際關係的因素
1．影響人際交往的客觀因素
時代背景
時代不同，人們的觀念也會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關係無法突破。在以前的農業社會中，鄰居之間的關係非常好，尤其在農村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當今的商業社會中，人們住在電梯公寓裡，樓上樓下甚至都互不認識。但是隨著現代高科技的發展，尤其是網際網路的出現，使得空間距離已經不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。
生活壓力
人們在生活中難免會面對許多壓力，比如公升學壓力、家庭壓力、經濟壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們人際開拓的腳步。
環境的阻隔
環境是影響人際交往的最直接的因素之一，環境的改變可能會使親密的朋友很少有機會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。
角色定位
在人生的舞台上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍套，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測出各種角色的生活面。所以我們要忠於自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達到最高境界。
2．影響人際交往的主觀因素
人格特質
有些人生性木訥，不苟言笑，朋友自然不多；有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。個性的不同，自然會帶來不同的生活面。
認知的差距
對事情認知的差異性，也會造成不同的人際距離。如兩個人相約去吃飯，乙個人要吃洋蔥面，而另乙個人要吃魚翅，兩人對美食的認識不一致，以後也很難在一起吃飯。
態度習慣
不同的生活環境、家庭教育培育出不同的習慣，每個人都有自己的處世習慣，如果習慣一致，則容易相處，所以有「物以類聚」的說法。
溝通協調
有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂「話不投機半句多」。溝通的瓶頸會使人們無法和睦相處，結果產生彼此之間的距離。
利益衝突
人們之間最常見的衝突大概就是利益衝突了，朋友之間因為利益衝突而造成老死不相往來的現象並不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協調起來。
當你總是把「我」字擺在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。所以，一定要兼顧每乙個人的感受，善於溝通，妥善維繫人際關係。
【自檢】
分析如下影響人際交往的因素，判斷哪些是客觀因素？哪些是主觀因素？
ａ人格特質溝通協調 ｃ時代背景
ｄ角色定位利益衝突 ｆ環境的阻隔
ｇ認知的差距 ｈ生活壓力 ｉ態度習慣
見參***1－2
促進人際關係的技巧及人際交往失敗的原因
1．促進人際關係的技巧
想要有效的增進人際關係，需要掌握下面的一些技巧：
守信用做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。
說好話心存善意，學習說話技巧，多鼓勵他人，隨時讚美身邊的朋友。懂得讚美別人的人，才是最佳的公關高手，讚美是人際關係的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。
勇於認錯
許多人明知犯錯，卻礙於面子死不認錯，甚至將錯就錯，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進死胡同。而勇於認錯的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。
尊重他人
「敬人者，人恆敬之」，乙個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因對方的出身卑微而不尊重對方。在表達尊重的時候，要因人而異，因場合不同，選擇不同的方式。
欣賞別人
古人云「三人行，必有我師」，每個人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學習、不斷進步。只有努力拓展狹隘的心胸，做乙個欣賞他人優點的鑑賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。
善於傾聽
很多時候，一雙善於傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。
重視儀表
據調查，乙個人的第一印象會影響他與別人日後長期交往的意願，所以我們必須重視儀表。乙個人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內在涵養，我們應該對成功者的個人特質多加揣摩，建立自己的印象特質，找出屬於自己的吸引力。
運用語言表情
說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態，才能展現聲音表情的美學。
運用肢體語言
優雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發言時與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果。
2．人際交往失敗的原因
有的人在人際交往中常常會失敗，究其原因，有各方面的因素。造**際交往失敗的原因主要有：
習慣動作**，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍。
講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。
碰觸異性身體，忸怩作態，誇張無禮等肢體語言使人生厭。
思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠，賣友求榮，都是不受歡迎的物件。
濃妝豔抹，或者邋遢骯髒，都無法讓人產生好感。
職場人際關係的建立
1．如何與上司相處
秘書在老闆心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時間甚至超過他和妻子相處的時間，所以秘書必須要了解上司的生活習慣、個性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老闆對秘書的信任取決於秘書的能力，秘書對公司要忠城、任勞任怨、保密、守時、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提公升工作效率、倚賴心不可太強、做事要明快，最重要的是對自己要有信心。
2．如何與同事互動
一般來說，同事會認為秘書是老闆的眼線，秘書與老闆是站在同一陣營的，所以會處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關係，就須要放下姿態，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，並且欣賞同事的優點，不輕易許諾、不濫用職權，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會接受你，與你通力合作。
3．怎樣與客戶建立良好的關係
客戶是我們的衣食父母，作為秘書一定要協助上司與客戶建立並保持良好的關係，隨時注意客戶的動態，逢年過節記得給客戶打個**，寄張賀卡，從小事、細節處打動客戶，有時候一聲祝福就可以維持良性的經營關係。
【本講小結】
本講介紹了秘書的角色與人際關係的處理。首先，列舉了秘書的工作內容以及秘書應該具備的能力；其次，講解了對人際關係的認知，包括增進人際互動、人際交往的流程和人際交往的四種態度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細介紹了影響人際關係的因素；然後，講解了促進人際交往的各種技巧，並分析了造**際交往失敗的各種原因；最後，介紹了怎樣建立職場人際關係，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動、怎樣與客戶建立良好的關係。通過本講的學習，我們要明確自己的職位要求，並且掌握如何在工作中處理好各種人際關係。
檔案管理的原則及常用方式
檔案管理在現代社會扮演著越來越重要的角色，因為公司的資料越來越多，只有把這些資料進行整理、分類，在需要的時候才能隨時找到相應的資料，而不至於翻箱倒櫃，將大量時間浪費在查詢資料上面。
檔案管理的基本原則
檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個步驟。收集整理是指快速且大量的收集整理相關資料；分類是指區分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索範圍，方便查詢檔案。
常用的檔案管理方式
1．抽屜式直立檔案
所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠將種類繁多的檔案詳細地分類，而且可以上鎖，易於保密，並且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來比較簡便，因為抽屜裡一般都有垂直的隔板，資料層層放進去，每部分資料上面都有乙個突出的標誌，對這些檔案進行簡要說明，圖書館裡見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。
2．開放式橫向檔案管理
所謂開放式就是我們在醫院裡常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵櫃，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，採用這種方式的基本條件是資料比較統一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時候如果用力不當，就會損壞資料。
開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的櫃子屬於會計部，藍色的屬於銷售部等等。醫院、戶籍單位最常採用這種區分方法。
【舉例】
日本的很多醫院都採用顏色區分法來管理病歷檔案，醫生的身邊有乙個圓筒，在診斷結束之後，醫生把填好的病歷直接扔到圓筒裡，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據管子的顏色，就知道應該把病歷放到哪個區域。
開放式的檔案管理一目了然，便於檢索，取資料的時候比較容易，其缺點是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用於機密性的檔案管理。
3．穿孔式活頁夾
穿孔式的活頁夾最大的優點就是易於儲存資料，不必擔心資料次序錯亂或遺失。其缺點是必須先對檔案資料進行打孔作業，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會被夾住，或被穿孔破壞，無法展現完整內容。這種方式一般用來儲存重要的參考目錄等。
4．檔案盒
檔案盒的一般規格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個標準現在全世界通用。這種檔案盒的特點是能實現資料單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產品開發企劃書、資料影印檔案、**、慣用**、常用記事本等資料。
5．金屬資料夾
金屬資料夾裡面有乙個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。金屬資料夾適合於開會的時候或者批閱資料的時候使用，可以隨時取放資料，其缺點是不能存放太多的資料，而且容易脫落。
6．透明資料袋
透明資料袋一般被用來暫時儲存檔案資料，使得資料不會被弄濕、弄髒或弄丟，它的好處是方便拿取，因為透明，人們一眼就知道裡面放的是什麼資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來儲存。
溝通協調與人際關係技巧課程
目錄1.定義 溝通.協調 2.溝通過程分析 1.溝通三要素 2.溝通功能 3.溝通目的 4.溝通的過程 5.溝通形式 6.溝通層次 3.表達與聆聽 1.態度 2.書面報告 3.理想的表達方式 4.理想的傾聽方式 5.協調時的理想溝通方法 6.了解你的聽從 7.發表之準備 8.其它 4.透過整合進行協...
人際關係技巧
第一，加強交往，主動交往。人際關係是通過高質量的交往建立起來的，經常交往，有助於逐步加深相互了解，不斷提高人際關係水平，即使兩個人的關係比較緊張，通過交往，也有可能逐步消除猜疑 誤會。很多同學之所以缺乏成功的交往，僅僅是因為他們在人際交往中總是採取消極的 被動的退縮方式，總是期待友誼和愛情從天而降。...
溝通與人際關係知識
1 溝通 指資訊的傳遞和交流的過程，包括人際溝通和大眾溝通。其結構 資訊源 資訊 通道 資訊接受者 反饋 障礙與背景。2 溝通的主要功能 獲取資訊的手段 思想交流與情感分享的工具 滿足需求 維持心理平衡的重要因素 減少衝突，改善人際關係的重要途徑 協調群體內的行動，促進效率的提高與組織目標的實現。3...