合同管理規範
1. 目的
為規範銷售外聯部合同管理、加強合同執行，確保所簽訂的產品銷售、軟體開發、軟體服務等合同的嚴謹、合法、有效，降低或避免銷售合同簽訂、履行中的風險和損失，結合公司實際制定本辦法。
2. 適用
本規範適用於銷售外聯部對外所簽署的合同，包括但不限於：硬體、軟體產品銷售合同；軟體開發合同；軟體實施、執行維護服務合同等。
3. 合同簽訂
3.1. 合同簽訂流程
銷售合同簽訂流程為：合同擬稿（合同管理員） → 業務審核（銷售外聯部、財務管理部、客戶服務部、設計開發部） → 法律審定 → 總經理審批 → 法定代表人（或委託**人）簽字 → 蓋章
3.2. 合同的擬稿
3.2.1. 在合同簽訂之前，合同擬稿人須充分認知合同的內容和邊界、交貨時間、合同金額、付款時間與付款比例等合同基本要素。
3.2.2. 訂立合同須使用公司的合同範本，根據客戶需求和專案情況對相關條款內容作必要調整。如客戶要求使用對方範本時，須事前匯報部門經理。
3.2.3. 使用合同範本時條款內容必須填寫齊全，文字準確、權利義務明確、相關附件完備。合同範本未覆蓋而又必須新增的條款內容，以附件形式補充。
3.2.4. 對範本文字作重大變更，刪改或增加一些涉及雙方根本利益，可能產生潛在風險的條款，經辦人及所在部門經理必須與總經理溝通，對合同條款風險進行評估。
3.3. 合同審核
合同擬稿完成後，按照流程依次提交相關業務部門負責人審核，各業務審核自己相關的部分，具體要點為：內容清晰、邊界明確、文字嚴謹、支付及票據合理經濟、技術可實現、風險評估合理等。
3.4. 簽章
3.4.1. 合同按照流程審批通過後，提交法定代表人或委託**人簽字，再由行政人事部加蓋公章，除在文字標明的印章處蓋章外，還必須加印騎縫章，使用者有特別要求的除外。
3.4.2.
我方先簽署的合同，簽字蓋章完成後交具體負責的業務經辦人直接呈送客戶，或根據業務經辦人的要求通過ems郵寄給指定的客戶人員，由合同管理員督促業務經辦人跟進對方辦理簽署手續並及時取得簽署完畢的有效合同。
3.4.3.
對方先簽署的合同，由具體負責的業務經辦人全面檢查確認後交合同管理員辦理簽字蓋章手續，簽字蓋章完成後將客戶應執份數的合同交具體負責的業務經辦人直接呈送客戶，或根據業務經辦人的要求由合同管理員通過ems郵寄給指定的客戶人員，由合同管理員督促業務經辦人跟進確認合同的收取。
3.5. 生效
經雙方簽署完成的合同為具有法律效力的有效合同。
4. 合同登記
4.1. 業務經辦人必須在合同生效後的3個工作日內，將合同原件交至銷售外聯部合同管理人員處。
4.2. 合同管理員須在收到合同後的3個工作日內應完成合同的登記並將合同原件移交公司的合同原件保管部門。
5. 合同執行跟進
5.1. 合同管理人員須一月一次跟進檢查合同履**況，記錄跟進檢查的情況，發現問題應及時落實清楚相關情況並在當日向部門負責人匯報。
如遇合同不能履行或不能完全履**況，部門負責人必須當日向總經理匯報，商議處理結果。
5.2. 合同變更、解除應當採用書面形式。
6. 合同收款跟進
6.1. 合同管理人員應根據公司所簽定的合同形成乙份《合同收款跟進表》，對合同收款情況做實時跟進，以每月為週期，定期對收款情況進行分析、核對，並匯報至部門負責人。
6.2. 積極跟進可收取的合同款項，每月30日前整理出下月可以收取的合同款項清單，提交部門經理，並跟進收款事項的落實情況。
部門經理應安排相應的業務經辦人落實款項的實際可收取情況，確認後由合同管理人員以文字（通過oa）形式通知財務開具相應的票據，獲取票據後交由業務經辦人或根據業務經辦人要求通過ems郵寄給指定人員，及時跟進票據的收取情況，並作必要的登記。票據送達後，應一周一次與財務部門跟進款項的實際到賬情況，並將情況反饋給業務經辦人，每月30日以前整理出已開出票據但尚未收到款項的清單，提交部門經理。
6.3. 合同執行即將到期，應在到期前的乙個月向業務經辦人和部門經理以文字形式報告，報告中需說明合同是否需要續簽。
對於需要續簽的合同，根據部門負責人或業務經辦人的要求擬定合同，視為新合同遵循相關流程辦理。
7. 查閱許可權控制
對合同執**況的查閱實行嚴格的許可權控制，除公司總經理、銷售外聯部經理和合同經辦人以外的其它人員均無權查閱。其他人員如需查閱，須報經總經理批准。
8. 不遵循規範的問責與處罰
出現下述不遵循規範的情形將予以問責和經濟處罰：
8.1. 合同擬定時未對合同要素做充分了解，導致公司利益受損的，視情況對擬定人以50元為底線予以處罰。
8.2. 合同審批人未按規定審核相應條款，導致不合格合同外流，使公司利益受損的，視情況對相關人員以100元為底線予以處罰。
8.3. 未按本辦法要求進行收款跟進或記錄錯誤的，處以最低50元罰金。
8.4. 未按本辦法要求進行合同到期情況跟進或記錄錯誤的，處以最低50元罰金。
8.5. 合同經辦人在合同簽訂生效後3個工作日內未交至銷售外聯部登記的，一次處以50元罰金；合同管理員在收到合同後3個工作日內未按本辦法的要求進行登記的，一次處以50元罰金。
9. 執行
9.1. 本規範自發布之日起開始執行，此前公司相關規範制度與本規範不一致的，按本規範執行。
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省 市 系統 專案建設合同 建設單位 甲方 承建單位 乙方 公司 合同編號 簽約地點 簽約日期 目錄一 專案名稱 內容及 2 二 付款方式及期限 2 三 專案變更 3 四 到貨 安裝除錯 開通執行 系統驗收 對賬 4 五 系統保修和維護 6 六 專案培訓 6 七 違約與賠償責任 6 八 保密 7 九...